Машиночитаемая доверенность (МЧД, электронная доверенность) — файл в формате XML, который заменяет бумажную доверенность при подписании документов в электронном виде. На практике МЧД чаще всего выпускают, чтобы представлять интересы индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Представителями могут быть физлица, юрлица, ИП.
В отличие от обычной скан-копии бумажной доверенности, к МЧД более строгие требования по содержанию, а также есть стандарты оформления — формат выпуска. Это сделано, чтобы информационные системы автоматически извлекали данные, которые содержит доверенность.
Согласно единым требованиям, утверждённым Приказом Минцифры, в электронной доверенности должны быть указаны:
Машиночитаемую доверенность не записывают на токен, как электронную подпись, и не распечатывают. Файл отправляют только через интернет.
МЧД необходима компаниям, которые сдают отчётность в электронном виде и работают с контрагентами в системах электронного документооборота (ЭДО). Доверенность используют, чтобы уполномоченный сотрудник мог выполнять определённые действия.
Подавать отчётность в налоговую и Социальный фонд. Согласно НК РФ, с 1 марта 2024 года машиночитаемая доверенность обязательна для компаний, которые должны представлять налоговые декларации и расчёты в электронной форме, чтобы уполномоченный представитель действовал от имени налогоплательщика в ФНС. МЧД также необходима при подаче документов в электронном виде в другие ведомства, например Социальный фонд.
Оформлять договоры и акты с контрагентами. Например, бухгалтер подписывает документы от имени организации.
Работать с маркированными товарами. МЧД добавляют в личный кабинет в системе «Честный знак».
Участвовать в государственных и коммерческих торгах. Без машиночитаемой доверенности не получится работать в Единой информационной системе в сфере закупок.
Использовать ГИИС ДМДК. Это единая платформа для учёта и маркировки ювелирных изделий, драгоценных металлов.
Электронная доверенность не нужна генеральному директору организации и индивидуальному предпринимателю, когда тот подписывает документы своей КЭП. Кроме того, МЧД не обязательно оформлять тем, кто сдаёт отчётность в бумажном виде, достаточно обычной доверенности.
Встречаются несколько типов МЧД.
Утверждён с 2023 года. Форма доверенности размещена на сайте ФНС. Такая доверенность универсальная — её можно использовать для работы с контрагентами, а также государственными органами и системами, например:
До 2025 года была актуальна более ранняя версия единого формата — 002. Теперь такие доверенности уже не выпустить, но можно продолжать использовать старые, пока их срок действия не истечёт.
Подходит для сдачи налоговой отчётности. Удобен тем, что по одной доверенности можно выдать полномочия нескольким сотрудникам.
Прошлые версии формата — 5.01 и 5.02. Ранее выпущенные и поданные в ФНС доверенности этих форматов продолжают действовать, но оформить новые не получится.
Формат для взаимодействия с Социальным фондом России. По такой доверенности сдают ЕФС-1 и оформляют больничные через социальный электронный документооборот (СЭДО). Получить её можно несколькими способами, в том числе через сервис АРМ Доверенность на сайте СФР.
Чтобы уполномоченный сотрудник работал с ведомствами, подавал отчётность в налоговую и в Социальный фонд, нужно три отдельных доверенности в соответствующих формах. Контрагенты обычно предпочитают единый формат 003, но могут принять 5.03 — об этом договариваются индивидуально.
Нотариальную машиночитаемую доверенность подписывает нотариус своей КЭП. Заверение нужно:
Как правило, нотариус сам формирует файл МЧД на основе данных и полномочий, которые указал доверитель. Далее доверителю нужно подписать МЧД на специальном планшете. После этого доверенность подпишет нотариус и разместит в информационной системе нотариата.
Передоверие — самая частая ситуация, в которой нужна нотариальная МЧД. Например, директор выдал машиночитаемую доверенность на имя главного бухгалтера, но тот уходит в отпуск и хочет передать свои полномочия. На основе ранее выданной МЧД с правом передоверия нотариус может оформить нотариальную МЧД в порядке передоверия от главного бухгалтера на заместителя.
Чтобы ничего не упустить, следуйте пошаговой инструкции.
Индивидуальному предпринимателю или директору компании нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы заверить доверенность.
Оформить КЭП можно в Удостоверяющем центре ФНС или через доверенных лиц УЦ ФНС. Если планируете получать сертификат в ФНС, заранее приобретите токен на маркетплейсе, в магазине электроники или в аккредитованном центре. Если у доверенных лиц — как правило, купить токен можно на месте.
В отделении налоговой или офисе доверенного центра на него запишут сертификат КЭП. Работать с ним можно через специальную программу для компьютера.
Если у руководителя есть действующая подпись, разрешено использовать её — оформлять новую отдельно для машиночитаемой доверенности не нужно.
Подпись на работника оформляют в любом аккредитованном удостоверяющем центре, кроме Удостоверяющего центра ФНС. Нужно подать заявку на сайте, купить токен и посетить офис организации. Из документов понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН.
Помимо работы с доверенностью, сотрудник может использовать КЭП для личных дел.
Для МЧД не подойдёт квалифицированная электронная подпись, оформленная в приложении «Госключ». Такой сертификат не работает в большинстве систем, например в «Честном знаке» и ЕГАИС.
Есть три варианта.
Система ЭДО. Если вы пользуетесь услугами электронного документооборота через оператора, можно оформить машиночитаемую доверенность у него же. Порядок действий и стоимость зависит от сервиса.
Портал «Госуслуги». Зайдите в личный кабинет компании на портале, перейдите по пути «Профиль» → «Доверенности и доступы» → «Доверенности». Кликните «Создать доверенность». Оформление бесплатное.
Сайт ФНС. У налоговой есть официальный сервис для создания и проверки доверенности по единой форме или 5.03. Перейдите на сайт, нажмите «Продолжить». Отметьте, что согласны на обработку персональных данных, и кликните «Подтвердить». Оформление бесплатное.
Укажите обязательную информацию:
Заверьте доверенность с помощью КЭП руководителя:
МЧД нужно внести в реестр налоговой службы — единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. Без этого документ недействителен, по нему сотрудник не может действовать от имени индивидуального предпринимателя или организации.
При выпуске МЧД через ФНС и «Госуслуги» файл попадает в реестр автоматически. Если пользуетесь услугами оператора ЭДО, уточните, что нужно сделать.
Хранить машиночитаемую доверенность можно в сервисе для электронного документооборота или во внутренней учётной системе компании.
Машиночитаемую доверенность можно оформить на любой срок. Если уполномоченный сотрудник уволился раньше, чем она истекла, документ нужно аннулировать.
Директор отправляет заявление на отзыв в информационную систему, где выпустили доверенность: ФНС, «Госуслуги», сервис ЭДО. Сотрудник может сам отказаться от полномочий — для этого формирует отказ, который подписывает своей КЭП.