Как правильно сотрудничать с самозанятыми

Стать самозанятым сегодня легче, чем оформить статус ИП: специалисту не нужно выходить из дома и заполнять много бумаг. Человек регистрируется в мобильном приложении от ФНС «Мой налог», выставляет через него счета и выдаёт чеки заказчику.

Сотрудничество с самозанятыми приносит компаниям много бонусов, но нужно знать несколько правил. Расскажем о них подробнее вместе с Татьяной Нечаевой, руководителем группы сопровождения операционной деятельности hh.ru.

Плюсы и особенности сотрудничества с самозанятыми

Всё больше компаний предпочитают сотрудничать с самозанятыми, потому что видят преимущества:

• Нет дополнительных затрат — уплаты налога на доход физического лица (НДФЛ), страховых взносов и пенсионных отчислений. Эти расходы составляют около 30% суммы заработной платы каждый месяц
• Не нужно предоставлять трудовые гарантии, вроде больничных и отпусков, которые есть у штатных сотрудников 
• Можно сотрудничать дистанционно, причём специалист работает в любой точке мира, ему не обязательно иметь статус налогового резидента
• Легко разорвать отношения, если что-то не устраивает в качестве работ, нужно только предупредить самозанятого об этом через уведомление или подписать соглашение

Компания не может работать с самозанятым, если он:

• Был штатным сотрудником заказчика, и прошло меньше двух лет с увольнения. Организация и исполнитель могут подписать договор гражданско-правового характера с физлицом для оказания разовых услуг. В этом случае заказчик должен удержать НДФЛ из оплаты
• Работает с предприятием по агентскому договору. Самозанятым запрещено представлять другой бизнес по договорам поручения, комиссии или агентирования
• Оказывает услуги, для которых нужна лицензия, например создаёт образовательные курсы
• Оптом и в розницу продаёт чужие товары или подакцизную продукцию, которую нужно маркировать
• Доставляет товары с приёмом или передачей платежей в интересах других лиц. Исключение — если продавец применяет зарегистрированную контрольно-кассовую технику при расчётах с покупателями
• Имеет сотрудников в штате. Однако исполнитель имеет право привлекать субподрядчиков. Например, редактор может подключить к работе автора и дизайнера, чтобы создать полноценную статью, но нанимать их по трудовому договору не имеет права 
• Занимается майнингом цифровой валюты или реализует её
• Добывает полезные ископаемые

Полный список запрещённой работы можно найти в части 2 статьи 4 Закона о налоге для самозанятых.

Как работать с самозанятым: основные этапы

Когда компания работает с самозанятыми, важно правильно оформить документы, чтобы исключить риски. Прежде всего следует подтвердить, что человек, с которым вы сотрудничаете, — действительно самозанятый. Для этого нужно запросить у него справку о том, что налоговая поставила его на учёт как самозанятого. 

Если узнать ИНН самозанятого, можно проверить эти данные самостоятельно на сайте ФНС.

Когда стороны подписали договор, подрядчик может приступить к работе. После того как самозанятый завершит задачу, нужно составить и подписать акт выполненных работ или оказанных услуг. В документе должна быть информация: 

• об исполнителе и заказчике
• об объёме и стоимости услуг
• о том, есть ли у заказчика претензии по объёму, качеству и срокам

Когда исполнитель получает деньги, он высылает заказчику чек об оплате. Некоторые сервисы для работы с самозанятыми позволяют автоматически формировать чеки, если исполнитель разрешит это делать. 

Как платить самозанятому 

Оплатить услуги можно переводом на карту, наличными или на электронный кошелёк. Самозанятый не обязан открывать отдельный банковский счёт. Комиссия при переводе денег полностью ложится на заказчика. Исполнитель должен получить полную сумму, указанную в договоре.

После оплаты самозанятый обязан отправить компании чек об оплате. Сроки передачи чека — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Исполнитель может предоставить чек:

• на бумажном носителе — распечатать из мобильного приложения и отправить заказчику почтой или курьером
• в электронной форме — направить по электронной почте или через сообщение в мессенджере

Как составить договор с самозанятым

С самозанятыми обычно оформляют несколько видов договоров: договор об оказании услуг, договор авторского заказа или договор подряда. Документы выглядят стандартно, кроме нескольких особенностей.

Формулировка услуги, установка её сроков и стоимости

Заказчику нужно внимательно отнестись к тому, какую услугу исполняет самозанятый и как указать её в договоре. Татьяна Нечаева, руководитель группы сопровождения операционной деятельности hh.ru, отмечает, что задача самозанятому должна носить разовый характер и иметь конкретные сроки исполнения: «Если самозанятый регулярно выполняет ваши заказы и вы его единственный заказчик, не стоит рисковать. После проверки налоговыми и трудовыми инспекциями такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые. Но если исполнитель действительно выполняет разовые проекты, то формат самозанятости подходит для такого вида сотрудничества».

В разделе об обязанностях исполнителя нужно написать, что самозанятый должен подтвердить свой статус плательщика налога на профессиональный доход. Это значит, что человек обязан предоставить об этом информацию. В договоре можно сформулировать так:

• Исполнитель обязуется подтвердить статус плательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)

Уплата налогов, страховых взносов и пенсионных

Заказчик не уплачивает налоги, страховые взносы и пенсионные за самозанятого. В договоре это указывают в разделе о расчётах: 

• Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, в связи с чем Заказчик освобождается от обязанности перечислять налоги и страховые взносы за Исполнителя в бюджет РФ на основании пункта 8 статьи 2 Федерального закона от 27.11.2018 №422-ФЗ

Ответственность сторон

Чтобы снизить риски для компании, нужно: 

• Закрепить обязанность исполнителя выдать чек в определённый срок и предусмотреть штраф за неисполнение. Формулировка в договоре может быть такой:
  
  После получения оплаты за услуги Исполнитель обязан выдать Заказчику чек не позднее дня, следующего за днём вознаграждения. В случае невыдачи чека исполнитель обязан выплатить заказчику штраф в размере (стольких-то) процентов от суммы, на которую полагалось выдать чек.

• Подстраховаться на случай, если исполнитель сорвёт сроки или выполнит работу некачественно.
  
  В случае если Исполнитель не предоставит результаты проделанной работы в срок (такой-то) или работа будет не соответствовать поставленным условиям её выполнения в пункте (таком-то) Договора, то Исполнитель обязан выплатить заказчику штраф в размере (таком-то).
  
  Дополнительно в этом пункте можно написать о возможных убытках.
  
  В случае если Заказчик понесёт убытки в результате несоблюдения Исполнителем пунктов (таких-то) Договора, Исполнитель обязан возместить Заказчику все убытки.
  
  Ещё один вариант:
  
  В случае предъявления претензий к Заказчику от государственных органов в связи с исполнением Договора по вине Исполнителя, Заказчик предъявляет требования к Исполнителю на возмещение убытков (включая налоги, пени, штрафы, но не ограничиваясь ими).

Что делать, если исполнитель потерял статус самозанятого

Бывает, исполнитель теряет статус самозанятого, пока выполняет работу. Это может происходить по нескольким причинам:

• Исполнитель отказался от статуса самозанятого
• Годовой доход превысил 2,4 миллиона рублей
• Человек начал заниматься деятельностью, при которой закон запрещает компаниям работать с ним в статусе самозанятого. Например, стал агентом предприятия

Для компании это трудная ситуация: заказчик не получит чек, если исполнитель потерял статус самозанятого. Тогда обязанности по уплате НДФЛ и остальных взносов ложатся на плечи организации. Чтобы защититься от рисков, в договоре стоит указать следующее:

• В случае снятия Исполнителя с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом Заказчику письменно в течение 3 дней с даты снятия с такого учёта

Узнать больше об HRlink