Как рассчитать среднесписочную численность работников

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это усреднённое количество штатных сотрудников, которые устроены в компании по трудовому договору. Данные рассчитывают за определённый период, например месяц, квартал, год.

Важно не путать ССЧ с похожими показателями, к которым относятся:

• Средняя численность работников — усреднённое количество всех сотрудников за период. Входят те, кто оформлен по трудовому договору, договору гражданско-правового характера (ГПХ), внешние совместители. Нужна, чтобы подтвердить право на налоговые льготы, подавать статистическую отчётность в Росстат
• Списочная численность — общее количество штатных сотрудников на конкретную дату. В эту категорию включают тех, кто фактически работал, а также тех, кто находился на больничном и в отпусках. Это основа для расчёта среднесписочной численности. А ещё показатель помогает планировать расходы на фонд оплаты труда

Для чего рассчитывать среднесписочную численность

На практике важно правильно определить ССЧ, чтобы:

• Выяснить, как подавать отчётность. Если ССЧ превышает 10 человек, отчёт по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России нужно сдавать не на бумаге, а электронно. При среднесписочной численности более 100 человек в электронном виде также подают налоговые декларации
• Сдавать Расчёт по страховым взносам (РСВ). ССЧ указывают в этом отчёте. РСВ каждый квартал сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели с работниками, за исключением тех, кто использует режим АУСН
• Определить квоту по приёму на работу людей с инвалидностью. Она обязательна для работодателей с ССЧ более 35 человек и составляет 2–4% от среднесписочной численности

Кто из сотрудников входит в ССЧ, а кто нет

В среднесписочной численности учитывают тех, кто устроен по трудовому договору.

К категории относятся:

• те, кто работает прямо сейчас, в том числе находится в командировке
• сотрудники на больничном, в отгуле, в отпуске — оплачиваемом и за свой счёт
• сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком, которые вышли на работу и при этом получают пособие от СФР
• работники на испытательном сроке
• те, кто работает неполный день
• вахтовики
• удалёнщики

Внутреннего совместителя, то есть сотрудника, который работает в одной организации на двух ставках, в среднесписочной численности указывают как одного человека.

Кто не входит в ССЧ:

• внешние совместители — их учитывает организация, которая выступает как основное место работы
• сотрудники в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком, которые не работают
• исполнители по ГПХ — это подрядчики, а не штатные работники
• самозанятые
• учредители, которые не получают зарплаты
• мобилизованные, добровольцы, контрактники в Вооружённых силах — трудовой договор с ними не расторгают, но приостанавливают с первого дня службы, поэтому таких сотрудников не учитывают в статистике

Как посчитать среднесписочную численность

Общее правило для расчёта: списочную численность за каждый день периода складывают и делят на количество дней в периоде. Списочная численность — это количество штатных сотрудников на конкретную дату. Учёт ведут на основе кадровых документов: приказов о приёме, увольнении, переводе.

За месяц

Рассмотрим, как проходит расчёт по шагам, на примере одного месяца.

Шаг 1. Посчитать списочную численность за каждый день периода

Допустим, нужно посчитать ССЧ за февраль 2026 года. Первым шагом будет подсчёт списочной численности на каждый день с 1 по 28 февраля включительно.

Выходные и праздники учитывают по данным последнего рабочего дня перед ними. Например, если в пятницу в штате числились 50 человек, в субботу и воскресенье указывают это же число.

Шаг 2. Суммировать ежедневные данные

Сложите числа за каждый день периода. Например, 1 февраля 2026 года в компании числились 50 человек, 5 февраля наняли двух сотрудников, а 17-го один специалист ушёл в отпуск по беременности и родам. В календаре это выглядит так:

Складываем все дни — получаем 1436.

Шаг 3. Разделить сумму на количество дней в периоде

Рассчитайте среднее арифметическое за период. Например, в феврале 28 дней. ССЧ за этот месяц составляет: 1436 ÷ 28 = 51,2857143. Результат округляют до целых единиц — 51.

За год

Чтобы вычислить ССЧ за год, показатели за каждый месяц суммируют и делят на 12 месяцев, даже если компания работала не полный отчётный год.

Допустим, в прошлом году ССЧ компании менялся так:

• январь — 50
• февраль — 51
• март — 51
• апрель — 52
• май — 52
• июнь — 52
• июль — 52
• август — 51
• сентябрь — 50
• октябрь — 50
• ноябрь — 50
• декабрь — 50

Чтобы вычислить средний показатель, нужно сложить данные зав се месяцы — получится 611. Затем разделить на 12. Результат 50,9166667 следует округлить до целых: среднесписочная численность за год — 51 сотрудник.

Как учитывать тех, кто работал неполный день

При неполном рабочем дне сотрудник трудится меньше 8 часов в день или 40 часов в неделю. На 0,5 или 0,25 ставки обычно нанимают студентов, пенсионеров, молодых матерей.

В зависимости от ситуации сотрудников неполного дня учитывают как целую единицу или пропорционально отработанному времени. Есть два варианта трудоустройства на неполный день.

По соглашению сторон. Самый распространённый случай. Сотрудника изначально наняли на частичную ставку либо перевели по его желанию. Тогда текущую ставку делят на полную.

Например, специалист работает четыре часа, обычная продолжительность смены — восемь часов. В среднесписочной численности учитывают как 0,5.

По инициативе работодателя. Такое бывает, когда в кризис компания сокращает сотрудникам часы. Организация сохранила штат, просто временно уменьшила нагрузку. Это вынужденная мера, поэтому в статистике каждого работника учитывают как полную единицу.

Как подавать сведения о среднесписочной численности работников

Отдельной формой информацию о среднесписочной численности не подают. Её указывают:

• в разделе 2 формы ЕФС-1, которую отправляют в Социальный фонд России
• в Расчёте по страховым взносам (РСВ), который подают в налоговую

Срок сдачи обоих отчётов — каждый квартал до 25-го числа месяца, следующего за отчётным.