Работа с входящей исходящей и внутренней корреспонденцией; Ведение документооборота по контрагентам; Работа с контрагентами компании: создание документов по шаблонам, согласование документации с контрагентами и внутренними службами организации: юридическим, финансовым отделом и бухгалтерией, оформление списка предоставляемых услуг; Работа с первичной бухгалтерской документацией: сбор, прием, проверка на предмет правильности оформления и полноты предоставления комплектов документов, сортировка оригиналов документов; Выполнение оперативных поручений внутри отдела; Работа с системой документооборота (1С: Документооборот; МосЭдо); Обеспечение текущего хранения и ведение архива документов; Учет документов с грифом ДСП; Контроль движения и исполнения документов в СЭД; Регистрация и учёт договоров;

Проектная деятельность. Редакторская работа и ведение сайта; Редактирование и модернизация контента; Взаимодействие с программистами, маркетологами и дизайнерами по функционалу и работе сайта; Ведение отчетности.

Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению закупок (конкурс, запрос предложений, мониторинг цен) по профилю компании; Поиск тендеров на ЭТП; Обработка объявленных тендеров (внесение в реестр, изучение требований к конкурсной документации); Контроль сроков подачи заявок на участие в тендерах, сроков подготовки документации и сроков проведения тендеров; Подготовка и оформление полного пакета документов в соответствии с ФЗ-223, ФЗ-44, ФЗ-94 и требованиями конкурсной документации к подаче на ЭТП; Взаимодействие с отделами компании в целях получения необходимых сведений и документов, входящих в состав заявок; Актуализация сведений и документов‚ подтверждающих необходимые квалификационные требования; Подача оферт на электронной площадке средствами электронной цифровой подписи; Составление запроса на разъяснение документации конкурса/аукциона на ЭТП; Ведение базы данных по предстоящим/прошедшим тендерам и предоставление отчетов о проводимых тендерах; Подготовка коммерческих предложений для заказчиков; Подготовка необходимой документации для прохождения аккредитации на электронных торговых площадках (помимо существующих); Работа на ЭТП - контроль положительного баланса лицевого счета, запрос бухгалтерских документов; Контроль сроков действия эл. подписей, сроков действующих аккредитаций на ЭТП. При необходимости их продление; Обработка запросов от организаторов конкурса по устранению замечаний к Конкурсной документации; Деловая переписка с организаторами конкурсных процедур.

Организация, осуществление и контроль документооборота на проекте; Регистрация документов (входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, договорная документация), отправка документов; Работа с корпоративной системой документооборота (СЭД; 1С: Документооборот); Согласование договоров; Подготовка документов к передаче на подпись; Передача на подпись документов, утвержденных в электронном виде в СЭД, а также оригиналов документов; Получение документов из почтовой пересылки и после их подписания руководством; Прикрепление документов к карточкам в СЭД; Создание и управление процессами по карточкам документов в СЭД; Проверка соответствия документов, полученных на бумажных носителях и согласованных в электронном виде; Обеспечение текущего хранения и ведение архива документов; Консультирование Заказчиков по вопросам прохождения и исполнения документов; Получение и отправка контрагентам пакетов закрывающих документов; Работа с индивидуальной электронной почтой и единой проектной электронной почтой; Формирование отчетов и информирование проектной команды и Заказчиков о статусе работ по заключенным договорам.

Регистрация и учет входящих/исходящих и внутренних документов в Mosedo; Предварительное рассмотрение и подготовка документов к подписи руководителем; Проверка документов на правильность оформления; Корректировка документов при необходимости; Доведение поручений до исполнителей; Учет документов с грифом ДСП; Контроль движения и исполнения поручений; Составление номенклатуры дел (ежегодное уточнение); Учет поступающих в архив документов; Ведение архива документов (формирование дел согласно номенклатуре, оформление дел, составление внутренних описей и т.д.); Подготовка документов к отправке, учет и контроль доставки; Предоставление справочной информации по документам; Выполнение поручений начальника отдела; Контроль за исполнением поручений в Mosedo; Консультирование граждан по телефону относительно их обращений в адрес Департамента. Выполнение части обязанностей помощника и секретаря приёмной по совместительству с основной профессиональной деятельностью; Обработка почты руководителя в MS Outlook; Помощь в подготовке к совещаниям, семинарам и прочим мероприятиям.

Обработка и систематизация бумажного документооборота компании; Перевод документов различного формата в электронный вид; Сканирование, обработка документов в электронном архиве; Подготовка пакетов документов к судебным заседаниям (копирование, нотариальное заверение); Обеспечение сохранности документов (для служебного пользования); Выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; Контроль получения и возврата документации юридического департамента иными подразделениями.

Прием и распределение звонков; Отправка/прием корреспонденции; Встреча гостей в офисе компании (чай-кофе); Организация документооборота (прием, учет, распределение, регистрация входящей/исходящей документации); Бронирование, подготовка переговорных комнат; Помощь в подготовке к совещаниям, семинарам и прочим мероприятиям; Организация и контроль работы курьеров, водителей, взаимодействие со службами доставки; Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии, воды.

Прием, проверка и регистрация входящей, исходящей корреспонденции, общей документации; Прием входящих звонков ; Планирование рабочего дня, встреч, переговоров, как в офисе, так и за его пределами; Ведение базы контактов руководителя: дни рождения, памятные даты; Контроль бронирования переговорных комнат; Travel поддержка; Организация жизнедеятельности приемной руководителя (канцелярия, продукты питания и пр.); Прием посетителей: заказ пропусков, встреча гостей, чай, кофе; Работа с орг. техникой (факс, сканер, ксерокс, мини АТС); Контроль исполнения поручений руководителя; Выполнение личных поручений руководителя.