6ти месячный проект. Административная поддержка офиса (800м2), контроль работы ресепшн, клининга, HR ассистента (все финансовые сделки по АО, электронный документооборот, своевременная оплата счетов и их проверка на соответствие политики). Подбор помещения под аренду, заключение договора, поиск и заключение договора на проведение работ по демонтажу, а также подготовке архитектурного и инженерного проекта для нового офиса. Закупочная деятельность согласно 223 ФЗ. Контроль исполнения регламента по командировкам, такси, питанию и других бенифитов для сотрудников. Полное сопровождение тревл сектора (контроль перелетов, решение нестандартных или сложных вопросов по поиску билетов на нестандартные направления – рудники в Африке и Казахстане). Организация подарков на НГ детям сотрудников Головного офиса и Бизнес Единиц (5 рудников +офисы в ОАЭ и Сербии). Организация корпоративного матча по футболу, поиск площадки, формирование команд, поиск агентства по сопровождению мероприятия, а также полное тревл сопровождение данного мероприятия для сотрудников Бизнес единиц. Участие в HR конференциях и проектах для офиса.

Организация аренды помещения с 0 (договор, ремонт, переезд). Подбор поставщиков ремонтных услуг, координация ремонта и декорирование офиса, закупка мебели и декора, организация рабочих мест. Полный спектр услуг по подбору поставщиков товаров и услуг по клинингу, питанию. Организация расписания парковки, подготовка пропусков, взаимодействие с УК БЦ и Головным офисом в Санкт-Петербурге. Административная поддержка офиса по закупкам, координации работы клининга, технических и инженерных служб, проведению мероприятий на территории офиса. Электронный документооборот и отслеживание оплаты по счетам поставщиков. Ведение документооборота по клиентским сделкам, заведение в ERP систему, работа с задачами в CRM из других отделов. Полный документооборот по проектам и первичная отчетность по закупкам в ЭДО, CRM и внутренних программах ERP.

Полное административное сопровождение руководителя филиала в Москве (тревл поддержка, авансовые отчеты, организация встреч и такси). Выполнение функций HR менеджера в части подготовки приказов, командировочных документов, отпусков, включая отслеживание и контроль расписания отпусков, прием и увольнение сотрудников. Адаптация сотрудников, организация приема новичков (выдача оборудования, сим карт, подключение к сервисам компании и т.д.), организация подписания кадровой отчётности у руководителя, выполнение координирующей функции между Московским филиалом, головным офисом в Европе и компанией, предоставляющей HR услуги на аутсорсе. Административная поддержка офиса – поиск поставщиков товаров и услуг для офиса, закупка питания для офиса и внутренних мероприятий, кейтеринговых услуг. Контроль работы клининга и парковки, взаимодействие с УК БЦ по всем вопросам, включая продление аренды, обсуждение новых условий. Организация внутренних мероприятий (конференции клиентская и партнерская, корпоративы 2 раза в год). Сопровождение обучения по софту (весь документооборот запись на обучение, контроль оплаты и самого обучения на платформах головного офиса, организация доступа и получения сертификатов). Работа с партнерской сетью компании по сопровождению сделок, полное ведение документооборота от заключения договора на продажу лицензий, отгрузки лицензий, контроль пролонгации и оплаты, а также подготовка всей документации для тендеров (в том числе по 223 ФЗ и 94 ФЗ) и конферец-пакеты. Прием гостей в офисе компании. Связующее звено между Европейским офисом компании, Филиалом в Москве и партнерами. Подготовка отчетности для головного офиса (HR, Finance). Сопровождение закрытия филиала в Москве (взаимодействие с юристами, организация демонтажа и вывоза мебели и техники, утилизация, расторжение договора аренды, сопровождение увольнения сотрудников и перевод их в филиал в Казахстане)

Административная поддержка офиса (1600м2).Реструктуризация отдела АХО. Выстраивание рабочих процессов с 0. Подбор персонала для АО, обучение и адаптация сотрудников, руководство секретариатом, курьерами и др. сотрудниками АО, осуществление контроля исполнения задач сотрудниками отдела, подготовка аналитического материала, участие в оценке сотрудников, составление должностных инструкций, участие во встречах, конференциях, переговорах касательно вопросов аренды (пролонгация + новые площади), взаимодействие с УК БЦ по всем вопросам офиса, закупка товаров, работ и услуг относящихся к деятельности АО по 223 ФЗ. Подготовка и контроль исполнения бюджета, регламентов и методических документов, ведение договорной базы компании, подготовка различных отчетов, как внутренних, так и внешних для группы компаний в целом. Формирование электронной базы договоров компании с 0. Осуществление инвентаризации, участие в проектах компании по оптимизации затрат, осуществление контроля по организации бизнес-поездок Компании. Организация хозяйственного обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, а также организация и контроль проведения ремонта помещений. Подборка помещений для переезда, подготовка бюджета на переезд.

Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (3000м2 2 этажа) в формате офис-отель5* в полном объеме, включая, все вопросы, касающиеся парковки, пропускного режима, инженерно-технических и эксплуатационных служб, пожаробезопасности и других обсуживающих организаций. Административная поддержка работы офиса круглосуточно. Организация питания и транспортного обеспечения до сотрудников офиса 24 часа. Контроль за состоянием зон отдыха и душевых. Организация ремонтных работ в офисах (2 этажа) и новых рабочих мест. Подбор и управление поставщиками - тендеры, оценка производительности, согласование и заключение договоров, составление отчетов, обработка счетов и других сопутствующих мероприятий. Составление и ведение презентаций по услугам АО. Электронный документооборот, отслеживание соблюдения политики и проведение проверочных мероприятий. Контроль исполнения бюджета. Организация корпоративов и внутренних мероприятий в Москве и Сочи ,а также заграницей (Хорватия).

Построение административного отдела с 0. Полная Административная поддержка офиса (2300м2), организация качественной работы службы уборки, ресепшн, корпоративного транспорта, организация и руководство вопросами переоборудования/ перепланировки офиса. Взаимодействие с УК БЦ по вопросам жизнедеятельности офиса компании, включая, все вопросы, касающиеся парковки, пропускного режима, инженерно-технических и эксплуатационных служб, а также проведение тендеров, согласование и заключение договоров, составление отчетов, обработка счетов (SAP) и других сопутствующих мероприятий. Участие в конференциях, семинарах, составление и ведение презентаций, совещаний. Определение и утверждение порядка получения ТМЦ, проведение инвентаризаций ТМЦ. Непосредственное участие в проектах, таких как IP телефония, мобильная телефония, написание тревл политики с 0, составление и контроль бюджета Административного отдела. Организация систем управления, а также разработка и внедрение электронного документооборота. Участие в проектах по cost saving и Greenpeace

Логистика корреспонденции, визовая поддержка сотрудников офиса, включая экспатов, регистрация их в органах ФМС, оформление командировочных и проездных документов, организация встреч в аэропорту, бронирование гостиниц и конференц-залов, административная поддержка офиса, ведение делопроизводства (работа с локальными актами организации, хозяйственными договорами, первичной бухгалтерской документацией, иными документами), координация работы водителей, курьеров, организация и проведение выставок и презентаций. Опыт организации переезда офиса с 0, написание политики по командировкам, бюджетирование АО. Организация кооперативов и внутренних мероприятий (выставки и конференции).

Логистика звонков и корреспонденции, оформление командировочных и проездных документов (визы, билеты), организация встреч в аэропорту, бронирование гостиниц и конференц-залов, административная поддержка офиса, ведение документооборота Административного и HR отделов. Прямое взаимодействие с транспортным отделом на предмет работы с лизинговыми и страховыми компаниями, тех центрами - оформление договоров, актов, доверенностей, работа с первичной бухгалтерской документацией, подготовка пакета документов для предоставления в страховые компании, ведение базы по автопарку. Организация выдачи автомобилей сотрудникам компании, составление отчетов, приказов, инструкций и иных локальных актов, контроль за их исполнением. Ассистирование генеральному директору, ведение календаря, организация встреч и совещаний, тревл сопровождение.

Административная и информационная поддержка руководителя, планирование рабочего дня, подготовка и организация встреч и совещаний, travel-координация, учет и распределение входящей-исходящей корреспонденции и распоряжений, выполнение поручений руководителя, организация банкетов и развлекательных мероприятий для руководителей и их гостей.

Логистика звонков и корреспонденции, подготовка и организация встреч и совещаний, travel-координация руководства компании

Полная организация работы склада и его дальнейшее администрирование, проведение переговоров и заключение контрактов по закупке и продаже химической продукции, бухгалтерское сопровождение сделок.