Организация, контроль и координация деятельности секретариата. -обеспечение административной поддержки деятельности менеджмента компании. -организация, поддержание и контроль исполнения распорядительной и нормативной документации. -едение бюджета подразделения. -взаимодействие с сотрудниками с целью отслеживания исполнения поставленных задач. -организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса. -встреча посетителей (курьерские службы,поставщики,потенциальные кандидаты на трудоустройство,гости,в том числе и звёздные,контрагенты. .-ведение журнала учёта посетителей. -выдача и хранение пропусков -работа с документацией (внутренний и внешний документооборот -контроль 4-х переговорных комнат.Подготовка помещений к проведению презентаций, совещаний,собеседований и иных встреч. -ведение графика бронирования переговорных-ежедневно. -мини АТС (загруженность линии не менее 80 вх/исх звонков в день) -подготовка и отправка открыток в электронном виде и поздравления сотрудников компании. -составление и осуществление рассылки нформационных и ознакомительных писем. -прием и оформление заявок на канцелярию,мебель, рекламную продукцию,бытовые расходные материалы на хоз.обеспечение офиса /выдача необходимого. -поиск поставщиков и контрагентов на предоставление возможных услуг,необходимых товаров,в том числе сувенирной продукции,транспортных услуг, обслуживающих компаний. -заказ обедов сотрудникам,составление счетов , закрывающих документов для контрагентов. -заказ визиток, информационных материалов/работа с типографией -организация проведения корпоративных мероприятий от А до Я.Участие в благотворительных акциях,приобретение товаров ,подарочной продукции для сотрудников и партнёров. -составление внутренних нормативов по улучшению работы компании, предложение и исполнение схем по повышению качества работы компании. -работа в режиме многозадачности!!!!! -соблюдение корпоративной этики и культуры.

Должностные обязанности: - встреча клиентов компании и первичная консультация; - сопровождение клиентов к курирующему менеджеру; - подготовка переговорных комнат; - контроль чистоты и порядка в офисе, мониторинг соответствия рабочих мест сотрудников внутренним нормативным регламентам компании; - своевременное информирование надлежащих служб и руководства о возникновении проблем в офисе; -заказ рекламной продукции и канцелярских товаров, питьевой воды, а также иных предметов, необходимых для нормального функционирования офиса; - учет материальных средств; - контроль работы курьерской службы; - прием и отправка входящей и исходящей корреспонденции и документации; - отправка документов в архив, составление служебных и сопроводительных записок; - заказ пропусков; - прием и регистрация заявлений; - ведение табеля учета рабочего времени; - составление графика работы; Ноябрь 2014 переведена на должность менеджера по показам новостроек: - встреча клиентов; - презентация компании; - проведение презентации объекта жилой недвижимости в соответствии с потребностями клиента; - подбор квартиры; - полностью консультация по поэтапному процессу сделки; - расчет стоимости квартиры; - информирование о действующих акциях,специальных условиях,скидках; - проведение экскурсии по объекту,осуществление показа квартиры; - ведение базы данных клиентов,формирование отчетов по итогам работы.(CRM); - бронирование квартиры; - осуществление показа коммерческой недвижимости.

Секретарь, далее Офис-менеджер В должности секретаря ресепшн: -Встреча гостей-клиентов, сопровождение к менеджеру,первичная информация об обьектах недвижимости. -Ведение статистики посещаемости клиентов - Контроль презентабильного внешнего и внутреннего вида офиса,устранение неполадок, предложения по улучшению качества предоставляемого сервиса. -Формирование и создание для соблюдения сотрудниками компании требуемых стандартов к обслуживанию гостя. - Размещение рекламной продукции - Полное взаимодействие с клининговыми, курьерскими, и иными обслуживающими компаниями. - Обеспечение жизнедеятельности офиса,заказ продуктов, канцелярии, проведение инвентаризаций, формирование заказов. - Контроль работы менеджеров, а так же сотрудников back office, -Мгновенное исполнение поручений руководства ,вышестоящих сотрудников, работа в системе многозадачности. Вх.исх.мини-АТС, отправка и получение корреспонденции. -Составление информационных писем,поиск потенциальных кандидатов на должности секретаря-ресепшн,введение в процесс работы,полное обучение и сопровождение до самостоятельной работы кандидата. В работе на должности офис-менеджера: -Обеспечении жизнедеятельности офиса (поставщики товаров и услуг, офисная техника, ремонт, уборка, ...) -Помощь и организация работы секретарской и складской службы (документооборот, контроль, ...) -Выполнение разовых нестандартных поручений Генерального директора (организация корпоративных мероприятий, изготовление рекламных материалов, ...) - Закупка всех необходимых хозяйственных и канцелярских товаров; -Организация ремонтных работ в офисе; -Оперативное решение организационно-хозяйственных вопросов; -Организация переездов; -Аудит работы офисов продаж 3обьекта жилой и 3коммерческой недвижимости. -Контроль и поддержание офисов и прилегающей территории в надлежащем виде. -Взаимодействие с обслуживающими компаниями,поиск и проведение переговоров с потенциальными поставщиками,контрагентами. - Постановка Договоров на согласование программе DocsVision ,внесение правок согласно замечаниям согласующих инстанций,отправка документа на утверждение,передача и контроль подписания обеих сторон. -Сшивка документов . -Ведение архива и реестра вх,исх.документов,Договоров,доп.соглашений. -Аудит рынка услуг поиск потенциальных поставщиков- -Создание сравнительных таблиц (тендеров) на выбор поставщика. -Контроль предоставления закрывающих документов от поставщиков, контроль и ведение базы подрядчиков. -Оформление Доверенностей. Сдача-приемка товаров. -Взаимодействие со всеми имеющимися контрагентами и постащиками,передача счетов, урегулировка спорных, неотложных вопросов в работе. -Заказ,и оформление подарочной продукции. - Иные поручения руководителя Административного отдела Департамента Недвижимости

Звонки входящие,исх,мини АТС; -консультирование клиентов; -первичная и общая информация - регистрация и заключение договоров -ведение качественного обслуживания клиента, -техническая поддержка; - руководство курьерами компании -работа по задолженностям клиентов -урегулирование конфликтных ситуаций. -работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. -прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. -делопроизводство, различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. -прием документов и личные заявления на подпись руководителя. -подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя -организация проведение телефонных переговоров и встреч руководителя -составление писем, запросов, других документов, -контрольно-регистрационная картотека.

Встреча клиентов,регистрация их в отчете -чай кофе,обслуживание рабочего места менеджеров и остальных сотрудников офиса,подготовка,контроль за порядком,первичная информация для клиентов,ответы на вопросы,формирование заказов,проведение инвентаризаций,чай,кофе. Подготовка переговорных ,сопровождения клиентов. Регистрация,отправка и получение вх.исх документации. Работа в Excel. Выполнение служебных поручений руководителя.