-полное обеспечение офиса: взаимодействие с эксплуатационными службами арендодателя и поставщиками услуг связи, а именно: заключение договоров аренды, услуг телефонной связи и интернета, ведение всех договоров в электронном документообороте (1С, Диадок), заведение счетов на оплату и контроль своевременной оплаты в 1С, формирование ежемесячного бюджета и контроль расходов Компании, контроль всех выплат по договорам; - анализ потребностей офиса, организация рабочих мест: закупка канцелярии, продуктов питания, мебели, ИТ-оборудования, заказ визиток и пр. - организация переезда офиса (подбор помещения, заключение договора, организация необходимого ремонта и непосредственно переезда); - Ведение электронного документооборота во внутренней системе компании; - Ведение и контроль документооборота компании между офисами, сотрудниками, подразделениями согласно внутренним процедурам (входящая/исходящая документация, приказы, доверенности, работа с договорами, согласование и оформление, соблюдение условий, отслеживание сроков, своевременность предоставления отчетных документов); - взаимодействие с курьерскими службами, транспортными компаниями и иными контрагентами, в тч проведение тендерных мероприятий по отбору поставщика услуг; - подготовка документов для передачи в ответственное подразделение, занимающееся ведением бухгалтерского учета и формированием финансовой отчетности; - отчетность по данным - участие в планировании бюджета - поддержание надлежащего внешнего вида помещений офиса, организация и координация ремонта офисного оборудования, оргтехники, оформление кабинетов: заказ картин, цветов, работа с поставщиками; - организация командировок сотрудников по России и за рубеж: заказ авиабилетов, бронирование гостиниц, оформление виз; - организация проведения совещаний; - организация встреч и размещение посетителей; - оформление паспортно-визовой документации, а также разрешительной документации для иностранных сотрудников; - подготовка и проведение внутренних корпоративных и клиентских мероприятий, что включает в себя выбор площадки для проведения мероприятия, согласование стоимости и категории услуг с подрядчиком, заключение договора, кейтеринг, транспорт, размещение в отелях при необходимости, заказ сувенирной продукции; Координирование и оптимизация расходов на корпоративную мобильную связь компании, такси, ДМС

- Ведение электронного документооборота во внутренней системе компании; - Ведение и контроль документооборота компании между офисами, сотрудниками, подразделениями согласно внутренним процедурам (входящая/исходящая документация, приказы, доверенности, работа с договорами, согласование и оформление, соблюдение условий, отслеживание сроков, своевременность предоставления отчетных документов); - Организационно - техническое обеспечение жизнедеятельности офиса (размещение заказов на покупку канцелярских товаров, воды, чая/кофе и продуктов питания, мебели, оргтехники и комплектующих, проведение тендеров, отслеживание работы уборщиц, курьеров, водителей). Взаимодействие с арендаторами, подрядными организациями; - Отгрузка клиентам продукции компании; -Заключение и сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг (подписание, пролонгация, контроль исполнения), работа с первичной документацией; - Организация встреч, переговоров, конференций, корпоративных мероприятий; - Участия в выставках (работа с типографиями, организаторами и застройщиками); - Оформление командировок, бронирование билетов, гостиниц, виз; - Участие в организации и проведении внутренних и внешних мероприятий; - Координирование и оптимизация расходов на корпоративную мобильную связь компании, такси.

- Организационно - техническое обеспечение жизнедеятельности офиса (размещение заказов на покупку канцелярских товаров, воды, чая/кофе и продуктов питания, мебели, оргтехники и комплектующих, проведение тендеров, отслеживание работы уборщиц, курьеров, водителей). Взаимодействие с арендаторами, подрядными организациями; -Заключение и сопровождение договоров с компаниями-подрядчиками, поставщиками услуг (подписание, пролонгация, контроль исполнения), работа с первичной документацией; - Организация переезда офиса компании, участие в выборе помещений; - Ведение электронного документооборота во внутренней системе компании; - Ведение и контроль документооборота компании между офисами, сотрудниками, подразделениями согласно внутренним процедурам (входящая/исходящая документация, приказы, доверенности, работа с договорами, согласование и оформление, соблюдение условий, отслеживание сроков, своевременность предоставления отчетных документов); - Организация встреч, переговоров, конференций, корпоративных мероприятий; - Участия в выставках (работа с типографиями, организаторами и застройщиками); - Оформление командировок, бронирование билетов, гостиниц, виз; - Декларирование и сертификация продаваемой продукции, оформление заявок и необходимых документов, подготовка образцов, организация протоколов испытаний. Перевод и проверка упаковки продукции согласно требованиям и регламентам; - Участие в организации и проведении внутренних и внешних мероприятий; - Координирование и оптимизация расходов на корпоративную мобильную связь компании, ДМС, автопарка, топливных карт.

- Планирование и распределение денежных средств для офисных расходов. Оплата счетов; - Работа с договорами, в тч на приобретение товаров, работ, услуг и на продажу продукции и услуг: подготовка договорной документации, работа с первичной бухгалтерской документацией (акты, накладные, счета-фактуры и проч.), контроль исполнения договоров и анализ их эффективности; - Постановка задач подчиненным и контроль их исполнения (5 человек ); - Ведение переговоров и деловой переписки (в т.ч. с зарубежными партнерами), размещение рекламы, оформление заказов на полиграфию и сувенирную продукцию (работа с типографиями, рекламными агентствами, подготовка дизайн-макетов), участие в выставках; - Ведение делопроизводства компании: подготовка приказов, протоколирование совещаний, подготовка уставной и получение разрешительной документации, анализ документооборота предприятия; - Помощь в бронировании билетов, гостиниц, оформлении виз; - Подбор персонала ; - Осуществление продажи продуктов и услуг, прием и передача денег и материальных ценностей, оформление товарных, кассовых чеков и накладных; - Участие в сертификации продукции, подготовка необходимых документов; - Cопровождение экспортных и импортных сделок - оформление необходимой документации, взаимодействие с таможенными органами и транспортными организациями;

- Организация документооборота; - Подготовка первичной бухгалтерской документации для клиентов - Работа с договорной документацией; - Прием и регистрация вх./исх. документации; - Организация встреч, переговоров, конференций; - Взаимодействие с арендаторами, прием и распределение вх./исх. звонков.

- Планирование рабочего дня руководителя; - Организация встреч, переговоров, конференций; - Подготовка документов для совещаний; - Встреча посетителей. Протоколирование совещаний; - Организация командировок руководителя: организация получения виз, бронирование билетов, гостиниц. Документооборот.Телефонные звонки. Деловая переписка.