Суть проекта: построение делопроизводства компании за 4 месяца 1) Бюджетирование 2) Составление регламентов 3) Обеспечение офиса канцелярией, мебелью, предметами интерьера и другими мелочами и аксессуарами для создания уюта и комфортной работы (цветы, пуфы, диванчики, картины etc.) 4) Обеспечение сотрудников продуктами питания 5) Прием новых сотрудников. Адаптация их в офисе 6) Полная тревел-поддержка сотрудников (бронирование рейсов, гостиниц, такси, составление сложных маршрутов) 7) Делопроизводство. Создание базы договоров. Заключение контрактов с контрагентами, отслеживание своевременных оплат. 8) Взаимодействие со штаб-квартирой (Сингапур), а также с Вьетнамским и Тайским офисами 9) Брендинг (пресс-вол, кружки, визитки, поло) 10) Переводы договоров с/на английский язык 11) Выполнение поручений руководства 12) Организация тимбилдингов и мелких мероприятий 13) Взаимодействие с лендлордом по договору аренды 14) Взаимодействие с техническими службами здания. Контроль за исправной работой всех систем в помещении. Незамедлительное устранение любых проблем (отсутствие электричества, поломки техники/мебели, проблемы с вентиляцией и многое другое) 15) Контроль работы клининговой службы ( в подчинении уборщица) 16) Взаимодействие с курьерскими службами

I - Персональный ассистент Генерального Директора -Организация и планирование эффективного рабочего дня Генерального Директора ( подготовка презентаций, сбор информации,ведение календаря, выполнение поручений, взаимодействие с членами семьи) -Ведение базы контактов; -Подбор подарков и поздравительных материалов для клиентов компании; -Организация совещаний, подготовка материалов встреч; -Контроль исполнения сотрудниками внутренних распоряжений руководителя; -Организация частных и бизнес-поездок. Контроль поездки на всех ее этапах (разработка сложных маршрутов,подготовка документов на визу, бронирование билетов, гостиниц, организация трансфера, ранний чек-ин, организация дополнительных сервисов в аэропортах); -Организация корпоративных мероприятий (смета, поиск помещения, выбор меню и составление программы, приглашения, контроль проведения, отчетность) -Координирование работы персонального водителя; -Доступность по телефону 24/7 II - Административный блок: -Помощь новым сотрудникам в адаптации на новом месте и обеспечение необходимыми материалами для работы; -Обеспечение офиса ТМЦ; -Контроль затрат на использование сотрудниками корпоративной мобильной связи -Взаимодействие с управляющей компанией собственника по административно-хозяйственным вопросам, по договору аренды; -Контроль за состоянием офисного помещения -Контроль за работой клининговой службы, водителя -Подбор персонала в Административный блок, проведение интервью -Организация служебных поездок сотрудников компании (гостиницы, билеты, трансфер, визовая поддержка, разработка сложных маршрутов) -Выполнение функционала секретаря приемной в период его отсутствия: -Встреча гостей (чай/кофе) -Прием и распределение телефонных звонков -Работа с курьерскими службами -Заказ такси -Заказ питания Причина увольнения: сокращение штата

- Контроль за работой секретариата и курьерской службы (2 человека); Постановка задач, оценка работы персонала, обучение; Обеспечение взаимодействия с офис-менеджерами филиалов Компании в других регионах (г. Алматы, г. Санкт-Петербург); -Обеспечение офиса ТМЦ; -Обеспечение сотрудников корпоративной связью, регистрация и учет; -Планирование бюджета на АХО расходы, контроль; -Взаимодействие с управляющей компанией собственника по административно-хозяйственным вопросам, по договору аренды; -Взаимодействие с типографиями, издательствами; -Разработка макетов поздравительных материалов, а также рекламных буклетов и брошюр; ведение маркетинг - бюджета; -Переводы с русского на английский, турецкий языки (обратные переводы) -Наполнение новостного портала компании (русский и английский языки) -Организация выступлений сотрудников компании на тематических конференциях; -Организация командировок (получение виз, бронирование билетов и гостиниц) -Взаимодействие с визовыми центрами, посольствами -Разработка сложных маршрутов; -Организация и планирование рабочего дня руководителя; -Организация визитов иностранных партнеров, а также коллег из штаб-квартиры (США, Милуоки); Подготовка культурной программы для гостей -Подготовка внутренних отчетов по расходам для финансово-экономической службы Компании;

- Приём звонков и организация экстренной медицинской помощи застрахованным лицам за рубежом; - Взаимодействие с VIP-клиентами и ведение самых сложных случаев; - Организация медицинских эвакуаций застрахованных лиц к ПМЖ; (рейсы санитарной авиации – разрешение на вылет частных самолетов; разработка маршрутов эвакуации, бронирование билетов и гостиниц; взаимодействие со службами аэропортов и авиакомпаний по вопросу установки спецтехники на борт)

-Переводы документации с/на турецкий язык (финансовая терминология); -Подготовка ежемесячных отчетов по итогам продаж (работа в Excel);

-Прием и распределение входящих звонков; -Работа с курьерскими службами; -Бронирование переговорных комнат; -Встреча гостей компании; -Чай/кофе для гостей компании; -Выполнение поручений (сканирование/форматирование/печать документации); -Прошивка документации; -Организация конференц-звонков; -Бронирование билетов, гостиниц, заказ такси; -Заказ питания для сотрудников компании; -Помощь в решении личных вопросов партнеров компании (запись ко врачу, отправка букетов и подарков, бронирование столиков в ресторанах)

-Прием и распределение входящих звонков; -Работа с курьерскими службами; -Бронирование переговорных комнат; -Встреча гостей компании; -Чай/кофе для гостей компании; -Выполнение поручений (сканирование/форматирование/печать документации) -Организация конференц-звонков; -Заказ такси;