В процессе формирования перечня. Причина завершения работы - плановое сокращение команды для оптимизации расходов, издержек в компании. Руководители напрямую готовы предоставить рекомендации о работе с ними (супруг и супруга).

1) Планирование и обновление календаря встреч, событий 2) Выполнение личных поручений руководителя, выполнение бытовых задач (оформление и забор личных заказов, записи на консультации/приемы, закупка продуктов питания и контроль питания, заказ клининга, оплата бытовых счетов по дому и др.), выезды по делам в городе и другие города. 3) Поиск, назначение, организация и координация исполнителей и контроль выполнения задач (оказания услуг и мелких ремонтных работ и др.) 4) Поиск и анализ информации в интернете и специалистов, первичный отбор резюме для поиска сотрудников в компанию 5) Поиск вариантов и организация персонального досуга, мероприятий и корпоративного досуга компании 6) Организация и сопровождение в поездках и на встречах 7) Уход за офисом и контроль за обслуживанием ухода по дому руководителя 8) Работа с личными документами (в т.ч. подача деклараций по зарубежным счетам, изготовление виз и др.)

1. Планирование и обновление календаря встреч, событий и звонков руководителя. Работала с задачниками TRELLO, Notion, X-Mind (программой для составления интеллект-карт), вела множество таблиц в Google Docks, Google Form, Excel, отслеживала заявки в AmoCRM, Марквиз, Telegram, What’s app, Manajet (программа для финансового планирования в компании) и множество корпоративных почт, онлайн-сервисов. 2. Входила в исполнительный совет процесса финансового планирования (совместно с финансовым директором и финансовым менеджером) и занималась через программу Manajet фиксацией всех категорий доходов компании по фондам, внесением заявок на расходы, внесением новых статистик, заполнением соответствующих онлайн-таблиц по текущим проектам, выплатам, документообороту и др. 3. Принимала еженедельное прямое участие в подготовке к процессу и проведению процесса финансового планирования: вносила еженедельные доходы по категориям в фондах, вносила заявки на расходы с описанием Ситуации, Данных и Решения (для предстоящего рассмотрения фин. планировании), заполняла статистики по разным категориям, принимала участие в рассмотрении заявок на выплату. По результатам планирования осуществляла выплаты по одобренным и частично одобренным заявкам с фиксацией данных по остатку в кассе и отчету по расходам наличных и безналичных средств. Сверяла кассу. 4. Ежедневно участвовала в zoom-конференциях по различным вопросам. Проводила двухразово в неделю утренние планерки с командой по текущим новостям и вопросам. 5. Занималась заполнением и корректировкой договоров, выставлением счетов, актов, составлением доп. соглашений. Держала кассу наличных и управляла ей (удаленно), отвечала за выплаты наличным и безналичным способом посредством оплаты счетов в Точка Банк, Тинькофф Банк и Сбербанк. Занималась запросами на изготовление банковских карт сотрудникам и руководителю компании. Взаимодействовала с налоговой и подавала налоговую декларацию. 6. Ежедневно тесно взаимодействовала с: руководителем компании, руководителем проектов, менеджерами по комплектации, дизайнерами, архитекторами, юристами, и иными сторонними организациями + поставщиками, клиентами и потенциальными клиентами. Кооперировала между собой сотрудников, проводила утренние летучки по текущим новостям и вопросам. Встречалась с заказчиками для подписания документов/связывалась для согласования направления документов курьером. 7. Ставила ТЗ и координировала процессы выполнения задач: граф. дизайнерами, таргетологами, менеджером по маркетингу, маркетологом, переводчиком, копирайтером, SMM-менеджером, типографией (отправляла в печать различные материалы) и др. специалисты. 8. Ежедневно утром присылала список запланированных мной задач на день и присылала отчеты о статусе выполненных задач в конце дня. 9. Принимала участие в ребнердинге компании для совместной с граф. дизайнером и руководителем студии разработки нового фирменного стиля дизайн-студии (логотипы, цветовая палитра, шрифты, маркеты, шаблоны буклетов, шаблоны договоров, альбомов чертежей, альбомов визуализации, дизайна внешней айдентики, визиток, папок, пакетов, ручек и т.п.) 10. Регистрировала новые аккаунты, сервисы для личного использования руководителем и для корпоративного использования. Настраивала доменное имя, корпоративные почты, электронные визитки для всей команды. 11. Проводила корректировки во время консультаций с юристом шаблонов договоров компании. Договора на: Дизайн-проект, Бюджетирование, Комплектацию, Управление реализацией проекта, Авторский надзор, Декорирование, Дополнительные соглашения (по различным категориям), Приложения к Договору, в т.ч Тех. задание для дизайнера, Договора для сотрудников (творческий исполнитель, технический исполнитель, визуализатор), Агентский договор с поставщиками. 12. Составляла и оформляла регламенты, описывала бизнес-процессы, стандарты структуры, инструкции лично и по согласованным с руководителем обсуждаемым ситуациям для всех категорий сотрудников в штате дизайн-студии. 13. Проходила дополнительные обучения финансовому планированию в рамках работы в студии. Для меня приобретались участия в онлайн-конференциях, вебинарах, индивидуальных консультациях по юр. вопросам, продвижению и финансовому планированию. 14. Полностью организовывала процесс фотосьемки готового объекта по дизайн-проекту (с личным присутствием) с участием команды: интерьерный фотограф, видеограф, интерьерный стилист (декоратор), менеджер по комплектации. 15. Организовывала внерабочие мероприятия, корпоративы, встречи команды и дружественные беседы с командообразующей целью и целью улучшения взаимопонимания (поскольку по основному образованию я психолог). 16. Принимала прямое участие в разработке идей для бонусной программы для сотрудников дизайн-студии и реализации непосредственной программы, приобретала желаемые сотрудниками подарки на накопленные баллы (вместо идеи денежных премий). 17. Собирала базы данных соискателей по вакансиям в студии на основе откликов, сообщений и e-mail в таблицу. Рассматривала вакансии и первичные заявки на дизайн-проект в студии или строительно-монтажные работы, отвечала на телефонные звонки с рабочего студийного телефона (удаленно), предварительно собирая необходимые данные по вопросам базовой анкеты для клиента (по телефону или в мессенджере). _________________________________________________ И помимо прочего 50% времени я выполняла колоссальное кол-во личных поручений, начиная от встречи родителей учредителя компании в аэропорту, организации отдыха, сопровождения по маршруту, на встречах, заказа различных категорий услуг на дом, заканчивая осуществлением бюрократических вопросов, в т.ч. связанных с оперативной эмиграцией (в марте): сбор информации по различным категориям вопросов, замена личных документов, поиск исполнителей различных услуг, составление маршрутов перелетов, покупка авиабилетов, оформление страховок, сбор данных по медицинскому обслуживанию, покупка туров, бронирование отелей, ресторанов за рубежом, взаимодействие с посольством РФ по консульским вопросам в разных странах, поиск решений юридических вопросов, подача данных для оформления доверенностей, изготовление банковских карт, аренда склада, упаковка и отгрузка вещей при переезде, продажа личных вещей, взаимодействие с арендодателями и новыми жильцами, закупка необходимых товаров, передача их зарубеж и многое-многое другое. Опыт работы личным ассистентом 5 лет. Поэтому имею четкое понимание, что в обязанности помощи руководителю всегда входит очень индивидуальный перечень задач различных категорий под личность руководителя, ее набор жизненных ролей, под потребности, ценности, интересы, обязанности, намерения и цели. И фундаментальные знания о психологии личности и возрастной психологии мне позволяют распознавать, сглаживать и предупреждать конфликты, улучшать взаимопонимание в коллективе и поддерживать комфортное эмоциональное состояние, способствовать расслаблению, взаимному уважению и бережности обращения.

1. Вела и контролировала рабочий календарь руководителя (Google календарь, календарь на платформе личного сайта sergeykrasyuk.com (ныне krasyukproduction.ru), встроенный календарь Mac через синхронизацию наших двух ноутбуков Mac с руководителем, TRELLO, AmoCRM) — Выполняла задачи совместного доступа (ToDoist, Evernote, визуализация Mind Map), планировала и координировала внутренний график руководителя (его встречи, необходимые телефонные звонки, диалоги с заказчиками), вела деловую переписку, деловые беседы и совершала встречи с клиентами. — Фиксировала, напоминала и контролировала дедлайны руководителя, напоминала о встречах, поездках, прочих деловых мероприятиях. 2. Решала внештатные ситуации в случае задержки фото-материала руководителем для заказчика, в ситуациях болезни руководителя и других форс-мажоров. 3. Вела сайт и занималась наполняемостью актуальными публикациями из последних интерьерных изданий 2-3 раз в месяц. 4. Самостоятельно подготавливала проекты для участия в международных конкурсах и реализовывала процесс участия (собирала и готовила материалы от начала до конца, отправляла проекты международной почтой, в электронном виде). 5. Занималась закупками, рабочими и личными поручениями руководителя и его семьи, мелкой курьерской работой. 6. Подготавливала презентации к публичным выступлениям и лекциям, структурировала материалы со всех лекций (ошибки в стилизации интерьеров неопытных декораторов и стилистов, примеры неудачных кадров фотографов из иных источников, фотоотчет с выступлений и лекций, расписание и структура мастер-класса). 7. Ассистировала на съемках, снимала бекстейджи, занималась видеомонтажом в Adobe Premier. 8. Согласовывала букирование гостиниц по всему миру, покупку авиа-/жд-билетов, такси, расходы, составляла внутренний маршрут в заданной стране, собирала информацию о развлекательных мероприятиях в заданной стране. 9. Вела документацию (договора, акты, счета), работала с налоговой. 10. Собирала и оформляла в таблицах (Numbers, Excel) информацию о текущих нововведениях в соц. сетях (реклама, полезные приложения, раскрутка с помощью SocialHammer, анализ хэштегов, а также использовала другие сторонние сервисы). 11. Вела и обновляла базу клиентов, заказов, редакций по всему миру, отлеживала стоимость услуг в области интерьерной фотографии по всему миру. 12. Занималась постингом и дублировала в соц. сетях посты (Instargam, FB, VK, Behance, Houzz). Проверяла грамматические структуры, форму текстов, на орфографическую грамотность и приятную читабельность. 13. Занималась поиском заказчиков за пределами страны, преимущественно в Индонезии и странах Западной Европы. 14. Нанимала персонал по поручению для узких профильных видов работ (графические редакторы, юристы, дополнительные ретушеры, IT-специалисты, монтажеры и др. на платформах Work-zilla, Freelance.ru, YouDo) 15. Целиком вела процесс создания глянцевой профессиональной фотокниги проекта от выбора исполнительного лица (сотрудничества с графическим редактором) до процесса ее детального изготовления и печати. А также создавала наклейки с электронной динамической визиткой (QR-кодом с функцией добавления контакта со ссылками на соц. сети напрямую в телефонную книгу) 16. Помогала в публикации и отправке проектов в российские и зарубежные архитектурные издания, совместно с руководителем разрабатывала креативные решения для привлечения внимания аудитории (темы публикаций, разработка аудиоплеера на личном сайте, разделы сайта, разделы снимков о вдохновении для еженедельной публикации и др.).

Моя главная задача - навигация гостей в Российской Академии Наук . 1. Координировала отдельных гостей и корпоративные группы по интерактивным зонам, мастер-классам и во время шоу. 2. Распределяла массы по разным холлам и этажам, предоставляя содержательную информацию о каждом секторе. 3. Работа с детьми всегда непростая, поэтому ко всем приходилось применять индивидуальный подход, в частности, к детям-инвалидам. 4. Контролировала зачистку всей территории фестиваля после каждого шоу и подготовке к следующему дню. При необходимости помогала сама.

Главная задача – осуществление контроля всех аспектов деятельности компании в отсутствие руководства. 1. Доводила до работников распоряжения и поручения руководителя, контролировала сроки их выполнения. Передавала документы на подпись руководителю. Вела телефонные переговоры. выполняла печатную и копировально-множительную работу. Совершала потовые отправления. 2. Занималась поиском подрядчиков по сертифицированию и декларированию изделий, поставке тканей, установке видеонаблюдения, оборудования для фотостудии. 3. Вела деловую переписку с поставщиками. Оформляла доставку. Контролировала передачу информации в службу логистики и выполнение работы подрядчиков в срок. Вела документацию. 4. Осуществляла подбор персонала. По согласованию с руководством мною были наняты: 2 директора магазина, 1 управляющий магазином, 2 маркетолога, 4 продавца-консультанта, главный бухгалтер, помощник бухгалтера, фотограф WEB каталога и директор интернет-магазина. 5. Закупала офисную мебель, новое оборудование, канцелярию, питьевую воду (икеа, вода онлайн, комус, достависта, пониэкспресс). Вызывала службу клининга. 6. Travel-поддержка (бронирование авиабилетов, гостиниц, заказ трансфера, такси, грузоперевозки) 7. Взаимодействовала с двумя маркетологами компании, контент-менеджером, главным бухгалтером, дизайнером, товароведом, кладовщиком, фотографом WEB каталога, программистами, директорами двух магазинов, продавцами, имея прямое подчинение руководителю. Контролировала отчетность о проделанной работе маркетологов. Взаимодействовала с головным офисом ТЦ. 8. Контролировала поставки новых коллекций в магазин. Отслеживала актуальность проведения акций и скидок в магазине. 9. Занималась поиском моделей для съёмок каталогов и лукбуков. Начала сотрудничество с тремя моделными агентствами. Запускала рекламу на радио волнах (Energy, Europa+). 10. Подготавливала студию и новую коллекцию к съёмкам (модельная, предметная). Организовывала выездные съёмки. Составляла график съёмок. Заключала договор со студией. Организовывала работу фотографов, видеографов, визажистов, моделей. Помогала составлять детальные требования к фотографиям для контента. Дополнительно: выдавала корпоративные сим карты и телефоны сотрудникам компании. В работе с коллективом всегда старалась создать доверительную атмосферу и услышать как можно более подробный рассказ об их деятельности, проблемах и планах. Помогала устранять ошибки.

— Хостес и управляющая в ресторане «Гуакамоле» (Волгоград): встреча гостей, координация персонала, прием и обработка звонков, бронирование, организация банкетов, работа с документацией, работа с поставщиками и закупкой, подбор и набор персонала, проведение стажировок, составление графиков работы, отчетность https://followfoxy.ru/blog/reviews/volgograd/guacamole/ — Хостес в «Дом Мусье Лё Кальяна» (Москва): встреча гостей, прием и обработка звонков, бронирование, координация персонала, поддержание дружеской атмосферы уюта и наведение порядка, приготовление напитков, персональное внимание гостям, рассчет и прием оплат по терминалу/нал, планирование мероприятий, участие в выездных мероприятиях, кейтерингах, работа с поставщиками и закупкой, подбор и набор персонала, проведение стажировок, составление графиков работы, отчетность https://musielekalyan.ru — Хостес в «LETO LOUNGE» (Москва): встреча гостей, прием и обработка звонков, бронирование, координация персонала, персональное внимание гостям, планирование мероприятий, отчетность http://letolounge.ru/