Полная административно-хозяйственная поддержка работы офиса и команды; Руководство департаментом (курьерская группа, группа клининга, группа разнорабочих, группа охраны, секретариат); Контроль расходов выделяемых на хозяйственные цели; Заказ необходимых товаров для жизнеобеспечения офиса; Организация и координация различных мероприятий в офисе ( по случаю праздников, дней рождения сотрудников компании, организация хозяйственного обслуживания совещаний, семинаров, других мероприятий); Заключение договоров на оказание услуг; Коммуникация с сотрудниками компании (AP, Legal, TAX, Procurement); Контроль организации рабочих мест сотрудников; Контроль организации командировок и деловых поездок для сотрудников компании; Контроль бесперебойной работы СКУД, видеонаблюдения, работы всей орг. техники офиса; Контроль за выполнением мероприятий по противопожарной безопасности, систем вентиляции и кондиционирования, электрооборудования, водоснабжение; Закупки, подбор поставщиков, подготовка и проведение тендера; Взаимодействие с подрядчиками по вопросам ремонтных работ офиса; Работа в системных приложениях (ARIBA, SAP, IT help); Заведение карточки нового клиента в систему ARIBA/SAP; Поддержание базы клиентов в актуальном состоянии (смена реквизитов SAP/ARIBA); Контроль состояния платежа по счетам (планируемой даты оплаты) в SAP; Организация переезда компании под ключ.

Организация закупки товаров и услуг для офиса ( канцелярия, подарки для партнеров компании, продукты, бытовая химия, мебель); Поиск, мониторинг поставщиков, согласование выгодных цен, заключение договоров поставки и оказания услуг, контроль оплат и сроков выполнения заявок в 1С; Поддержка необходимого товарного запаса, контроль остатков продукции; Табель учета рабочего времени; Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация; Проведение тендеров; Контроль клинингового персонала, разрешение оперативных вопросов по ремонту; Организация и координация различных мероприятий в офисе; Организация рабочих мест сотрудников, обеспечение их всем необходимым для работы; Прием заявок на изготовление и выдача магнитных пропусков сотрудникам; Организация переезда компании.

Обязанности помощника руководителя: Планирование, координация и введение рабочего графика руководителя; Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря руководителя; Обеспечение входящих и исходящих звонков; Отслеживания поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача; Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителя (документы, письма, факсы, письма по электронной почте); По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя, контролировать исполнения указаний и распоряжений; Осуществление технической помощи руководителя (копирование, печать, сканирование); Планирование и дальнейшая координация подготовки к командировкам и поездкам руководителя, в том числе и на специальные мероприятия Компании – заказ виз, билетов, гостиниц, такси . Полная административно-информационная поддержка по предстоящей поездке и контроль исполнения всех этапов поездки.

Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя, планирование рабочего дня руководителя; Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю; Организация и проведение телефонных переговоров руководителя; Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов; Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя; Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения; Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя; Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю; Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов; Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе; Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц; Координация курьеров, водителей; Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Обучение детей английскому языку.