- Прием, проверка, корректировка, регистрирация, учет, сканирование и распределение входящей и исходящей документации; - Отправление посылок и документации курьером и по почте. - Систематизация и хранение документов текущего архива; - Ведение электронной базы документов и составление картотеки; - Контроль сохранности проходящей служебной документации. - Контроль работы технического персонала, заявки на ремонт; - Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования, устранение мелких неисправностей; - Помощь в организации поездок и командировок, встреч, совещаний и переговоров, торжеств и праздничных мероприятий, взаимодействие с ивент-агенствами, кейтеринговыми компаниями; - Участие в организации корпоративных мероприятий; - Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды; - Выполнение поручений руководства. - Взаимодействие с УК, клининговыми компаниями, проверка качества уборки клининга и штатных уборщиц. - Контроль остатков продуктов, хоз. товаров, канц. товаров / заказ - Заведение контрагентов, договоров и заявок на оплату в 1С - Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами - Подписание первичных учетных документов - Обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных - Прием посетителей и гостей - Техническое обеспечение мероприятий: подготовка помещений, закупка техники, еды и необходимого инвентаря - Контроль ухода за растениями на территории предприятия на улице и в офисе, закупка удобрений, полив

Административно-хозяйственное и материально-техническое обеспечение жизнедеятельности офиса. Взаимодействие с администрацией БЦ, УК, подрядчиками (клининг, ремонт, логистика). Оформление заявок на пропуска, ремонт, регистрация корреспонденции. Помощь бухгалтеру, проверка, отправка закрывающих документов и прочей корреспонденции. Поиск поставщиков услуг. Работа с курьерскими службами. Встреча гостей, организация совещаний, видео конференций, ведение протокола совещаний. Выполнение личных поручений руководителя.

Специалист по договорной работе Разработка, согласование и ведение договорной деятельности компании, передача документации на подпись. Взаимодействие с заказчиком на всех этапах реализации проектов. Помощь в подготовке, оформлении, отслеживание сроков подачи документации, в том числе технической. Координация и участие в подготовке ответов на запросы, составлении коммерческих предложений, подбор документации для проведения тендеров, взаимодействие со всеми отделами и филиалами копании, отчеты по выполнению. Ведение реестра договоров и счетов, в том числе архив на бумажном носителе. Контроль своевременности платежей и сроков проведения работ по заключенным договорам. Взаимодействие с отделом логистики, организация и контроль доставки/отгрузки товаров. Выполнение поручений руководителя.

Ведение кадрового делопроизводства (прием, перевод, увольнение), взаимодействие со всеми подразделениями компании, вх/исходящие звонки, деловая переписка, отслеживание/распределение входящих заявок, контроль исполнения действующих договоров и выставленных счетов, документооборот компании, полное обеспечение офиса (канцелярия, расходные материалы, питание), заказ авиа и ж/д билетов, встреча гостей, оформление пропусков, помощь в организации семинаров на территории работодателя, организация обучения сотрудников (повышение квалификации, аттестация), ведение и отслеживание графиков, отчётов, работа с курьерскими службами и т.д. Выполнение поручений руководителя.

Вх/Исходящие звонки, подготовка проектов писем, подбор документации касающейся деятельности компании. Заявки на ремонт складского оборудования, закупка зап. частей и расходных материалов для ремонта склада и складкой техники по согласованию с руководством и при взаимодействии с персоналом технической службы (механиков, электриков, заведующего хозяйством), документооборот отдела (подготовка служебных записок, сопроводительных листов, сдача документов в бухгалтерию). Ведение графика дежурств, отпусков отдела, журналов ППР, ПБ, инструктажей, проверок. Подготовка, передача отчетов (актов) по расходу электроэнергии (АИИС КУЭ), потреблению воды. Заведение, отслеживание счетов на оплату, подготовка бюджета (программа Аxapta, 1C). Прием/Выдача зап. частей и расходных материалов со склада отдела.

Корректировка договоров, координация согласования договоров с отделами, прием информации, корреспонденции, документов на подпись и др., обеспечение документооборота отдела (входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов), подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании, контроль дебиторской задолжности, заказ канцелярских товаров, расходных материалов, координация работы курьера.

Заключение договоров с правом подписи, приём заказов на рекламу, первичная бухгалтерия (счёта, платёжки), работа с банком, ведение деловой переписки, закупка канцелярских и хозяйственных товаров, офисной техники и расходных материалов, координация работы развозчика и контролёров.

Вх/Исходящие звонки; регистрация вх/исх писем, документов; первичные консультации клиентов и приём заказов с дальнейшим их распределением между менеджерами; ведение клиентской базы, деловой переписки; ведение протоколов совещаний подразделений; оформление заявок на отправку груза; заказ канцелярских и хозяйственных товаров, офисной техники и расходных материалов, мебели; помощь в организации корпоративных праздников.

Планирование рабочего дня директора, ведение деловой переписки, оформление договоров, подготовка к участию в выставках, распределение звонков, заказ мебели, обеспечение офиса канцелярией, расходными материалами.

Прием входящих звонков и заявок, консультирование клиентов по объектам недвижимости, показ жилой недвижимости (аренда), оформление договоров (аренда).