Обеспечение полного сопровождения командировочного процесса сотрудников, подготовка документации для проведения закупочных процедур по организации деловых поездок, взаимодействие с поставщиками, расчеты, оплаты, работа с автоматизированной системой финансовой деятельности, контроль исполнения договоров, обеспечение контроля расходов и сбор аналитики. Масштаб: Общая численность сотрудников управляющей компании – 300 чел. Средняя численность по Холдингу – 81 500 чел. Всего предприятий в Холдинге более 120 Территориальное расположение предприятий Холдинга в 23 регионах РФ. Реализованные проекты: Разработана и реализована тревел-политика в управляющей компании и 64 организациях Холдинга; Автоматизирован бизнес-процесс по командированию сотрудников; Проведена централизованная закупочная процедура (ФЗ-223) – общая сумма более 1 млрд.руб. на 3 года. Внедрены инструменты по организации и эффективному управлению командировочным процессом (онлайн, мобильное приложение, dashboard, BI); Внедрена система нормирования затрат (smart-политика, регламентирование классов обслуживания, выделение топ-направлений командируемых, заблаговременность оформления поездок) Сформирована отельная программа (тиражирована на дочерние общества) Заключены 3D договоры с основными национальными авиакомпаниями (аэрофлот, с7, ютейр). За счет консолидации объемов получен повышенный % скидки на тарифы

Обязанности: -контроль за соблюдением подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, требований производственной санитарии и гигиены. -подготовка информации для проведения тендеров по предоставлению соответствующих услуг. -согласование условий договоров при их заключении, оформление согласования договоров в 1С. -участие в подготовке и формировании бюджета в части хозяйственно-административного обеспечения компании и компаний Холдинга. Сбор и обработка статистических данных для анализа, принятия решений и составления бюджета. -контроль за хозяйственным обслуживанием и надлежащим состоянием помещений, в которых расположены подразделения компаний, взаимодействие с клининговыми компаниями -обеспечение работы по оформлению документов через паспортно-визовую службу: -оформление выездных виз для сотрудников компании для деловых поездок за границу; -оформление приглашений на въезд в РФ и различных типов виз (туристическая, деловая, рабочая); -получение квоты на привлечение и использование иностранной рабочей силы, заключения службы занятости и разрешения Федеральной миграционной службы о привлечении иностранной рабочей силы; -оформление разрешений на работу иностранным сотрудникам компании; -взаимодействие с организациями, предоставляющими услуги по оформлению разрешительных документов на иностранных работников; -учет и контроль визового режима иностранных сотрудников для установления их резидентства в РФ с предоставлением отчетов и сведений по ним в бухгалтерию; -отслеживание изменений законодательства РФ по миграционным вопросам, организация соответствующих мероприятий или представление руководству информации для принятия решений; -обеспечение бронирования билетов и отелей для сотрудников и руководства Общества. Внесение изменений в заказы в соответствии с производственной необходимостью: перебронирование и переоформление билетов, перенос дат заказов гостиниц и трансферов. -обеспечение мобильной связью сотрудников: -обеспечение сотрудников компаний картами мобильной связи, их подключением / отключением от договоров и различных видов услуг; -контроль за расходами по мобильной связи в соответствии с лимитами сотрудников; -организация оплаты перерасходов из личных средств сотрудников; -составление и ведение отчетности по корпоративной мобильной связи; -информационная поддержка сотрудников по вопросам обслуживания операторами мобильной связи.

-оформление командировок для сотрудников компании (включая топ-менеджмент), подготовка документов на оформление виз, бронирование, а/билетов, гостиниц, трансферов, аренда автомобилей за пределами РФ -ведение отчетности по корпоративной мобильной связи (более 280 номеров), проведение исследований рынка, согласование условий сотрудничества, заключение корпоративных договоров для компаний холдинга, подготовка отчетности для бухгалтерии, оплата счетов. -оформление разрешений на работу иностранным сотрудникам компании, получение квоты, оформление ВКС -обеспечение работы по страхованию профильных и не профильных активов Холдинга:-составление и обновление карточек проектов страхования, перевод на английский язык;-ежемесячное обновление статусов проектов (сводная таблица); оформление заявлений на страхование;-оформление заявлений страховых компаний; контроль сроков отправок и получения комментариев по согласованиям всех договоров (более 50-ти по всем объектам); подготовка информации по квотированию для принятия решения по выбору страховой компании; контроль своевременной оплаты страховых премий по проектам в соответствии с графиками, определяемыми договорами; учёт страховых событий; контроль сбора документов и проведения необходимых мероприятий по оформлению страховых случаев; информационное обеспечение ответственных сотрудников на проектах (о проведении необходимых действий, предоставлении информации и т.п.) -подготовка статистики по проекту, компаниям и по холдингу в целом;

Обязанности -оформление командировок для сотрудников компании (включая топ-менеджмент), подготовка документов на оформление виз, бронирование, а/билетов, гостиниц, трансферов, аренда автомобилей за пределами РФ -ведение отчетности по корпоративной мобильной связи (более 280 номеров), проведение исследований рынка, согласование условий сотрудничества, заключение корпоративных договоров для компаний холдинга, подготовка отчетности для бухгалтерии, оплата счетов. -оформление разрешений на работу иностранным сотрудникам компании, получение квоты, оформление ВКС -обеспечение работы по страхованию профильных и не профильных активов Холдинга:-составление и обновление карточек проектов страхования, перевод на английский язык;-ежемесячное обновление статусов проектов (сводная таблица); оформление заявлений на страхование;-оформление заявлений страховых компаний; контроль сроков отправок и получения комментариев по согласованиям всех договоров (более 50-ти по всем объектам); подготовка информации по квотированию для принятия решения по выбору страховой компании; контроль своевременной оплаты страховых премий по проектам в соответствии с графиками, определяемыми договорами; учёт страховых событий; контроль сбора документов и проведения необходимых мероприятий по оформлению страховых случаев; информационное обеспечение ответственных сотрудников на проектах (о проведении необходимых действий, предоставлении информации и т.п.) -подготовка статистики по проекту, компаниям и по холдингу в целом;

Обязанности: - планирование рабочего дня руководителя -организация командировок, а также частных поездок для руководителя и его семьи -ведение документооборота -ведение переписки и взаимодействие с иностранными партнерами и инвесторами -участие в переговорах (устный перевод) -выполнение поручений руководителя -консолидирование отчетности по трансфертному ценообразованию в рамках холдинга