Создание официальных документов и организация работы с ними.Разработка нормативных документов. Анализ действующей базы электронного документооборота, разработка и внедрение новой программы электронного документооборота на базе Lotus. Контроль исполнения поручения. Руководство Административным отделом. Обеспечение четкой организации делопроизводства в Компании, координация деятельности различных участков административного отдела. Внедрение СЭД, поддержание ее в актуальном виде, внесение корректировок и изменений для совершенствования процессов документооборота, взаимодействие с технической поддержкой компании разработчика. Обеспечение соответствующих режимов доступа к документам и использование информации, содержащейся в них, решение возникающих проблем и ошибок в программе Поддержание в актуальной форме раздела структуры организации в СЭД (ввод новой и удаление старой информации по перемещениям сотрудников и образованию новых подразделений). Внесение в ЭДО справочной информации (наименование организаций и пр.). Консультации сотрудников по созданию, оформлению документов, работе в СЭД и вопросам делопроизводства. Редакция документов на соответствие правил оформления в компании (приказы, распоряжения, исходящие письма, внутренняя документация, заявки и пр.) Разработка, оформление, согласование приказов, распоряжений по деятельности отела, нормативных документов, касающихся делопроизводства. Передача документов на подпись руководству, составление реестра, контроль возврата. Подготовка материалов и отчетов к анализу со стороны высшего руководства. Контроль за исполнением требований документов по делопроизводству. Регистрация приказов и распоряжений, сканирование, размещение их электронных версий в карточку документа, рассылка на ознакомление сотрудников по электронной почте, оформление листа ознакомления в бумажном или электронном виде и контроль исполнения. Регистрация заявок на закупку оборудования (материалов), сканирование, размещение их электронных версий в журнал регистрации, хранение в деле, согласно номенклатуре отдела. Внесение и контроль поручений по проколам совещаний, иным документам и устным распоряжениям руководства в СЭД, сканирование и прикрепление в карточке документа-основания для исполнителей, отправка на исполнение, предупреждение исполнителей о приближающихся сроках исполнения, снятие с контроля, прикрепление к карточке документа-основания о выполнении. Работы по подготовке необходимой справочной информации по вопросам, отнесённым к компетенции отдела; консультирование и выдача справки по зарегистрированным документам. Регистрация входящих писем и приложений к ним в СЭД, сканирование, размещение в папке в электронном виде, прикрепление к карточке документа, передача бумажных вариантов на резолюцию руководству, контроль возврата документов с резолюции, внесение резолюции в карточку документа, сканирование и прикрепление к карточке документа, занесение информации об исполнителях в карточку документа, передача исполнителям, постановка при необходимости на контроль, размещение документов в дела, контроль исполнения. Регистрация исходящих писем и приложений к ним в СЭД, сканирование, размещение в папке в электронном виде АО, в карточке документа, передача на отправку в электронном и бумажном виде, получение отметки о получении, сканирование и размещение в соответствующей папке в АО и в карточке документа. Работа с доверенностями: получение вордовского файла, проверка на оформление, распечатка, передача на подпись руководителю, простановка печати, регистрация (занесение в базу), сканирование, передача на отправку представителю. Регистрация внутренней переписки (служебные и докладные записки), сканирование, размещение в папке в электронном виде, прикрепление в журнал регистрации, передача на исполнение по электронной почте постановка на контроль. Контроль внутренней переписки (служебные и докладные записки), регулярное информирование исполнителей о приближающихся сроках исполнения. Внесение и контроль поручений по проколу совещания в СЭД, предупреждение исполнителей о приближающихся сроках исполнения. Контроль получения документов по электронной почте, распечатка и передача на регистрацию или исполнителю. Прием и распределение входящих звонков. Встреча гостей, оформление пропусков. Заказ канцтоваров, воды, услуг хозяйственных служб. Составление реестров документов для передачи на резолюцию генеральному директору, в Тушино, в Сокольники, контроль возврата документов с резолюции. Получение конвертов от курьеров компаний, вскрытие и передача на регистрацию или адресатам, контроль передачи полученных документов по реестрам из подразделений компании. Ведение реестра всей полученной корреспонденции. Оформление документов на отправку почтой России (конвертов, уведомлений, описей и пр.), экспресс-почтой, получение подотчетных сумм в бухгалтерии, отправка в почтовых отделениях России корреспонденции, проверка актов сверки отправок, предоставление отчетных и кассовых документов в бухгалтерию, ведение таблиц по отправке писем. Сканирование и внесение в карточку документа в СЭД копий исходящих писем с полученными отметками о доставке, отчетных документов по отправке иными способами доставки (почта России, Метеор, электронная почта и пр.) в карточку исходящего документа в ЭДО, прикрепление оригиналов и копий документов по отправке в дело. Отправка документов по электронной почте. Внесение информации по отправке исходящих писем в карточку документа в ЭДО, распечатка и прикрепление к исходящему письму подтверждения об отправке. Отправка и прием документов с помощью факсимильной связи, распределение между сотрудниками. Заказ курьеров экспресс-почты, учет количества и качества обслуживания. Составление отчета (еженедельно) по документам, поставленным на контроль, уведомление исполнителей о времени предоставления исполнительских документов, учет исполненных документов. Выполнение множительных работ, разовых поручений сотрудников. Создание телефонно-информационных баз, справочников, поддержание их актуальности. Получение заявок по Электронной почте или лично в руки на заключение договора или дополнительного соглашения и регистрация Заявки в таблице Excel «Реестр Заявок, движение Дог. Дс». Передача Заявки на согласование Ген Директору. Далее передача Заявки в работу Юристу. Регистрация Заявки согласованной Ген директором в электронном архиве Project (регистрация производится перед передачей в работу Юристу, с занесением подписанной и отсканированной заявки и прикреплением всех приложений) Получение от Юристов подготовленных по заявке договоров/дополнительных соглашений и внесение их реквизитов в таблицу Excel «Реестр Заявок, движение Дог. Дс» в строке, где внесена Заявка по которой подготовился данный договор/дополнительное соглашение. Направление договора/дополнительного соглашения контрагенту (информацию каким способом направлять контрагенту даёт исполнитель). В «Реестр Заявок, движение Дог. Дс» ставится Дата направления договора/дополнительного соглашения контрагенту. Составление сопроводительных писем при передаче договоров и дополнительных соглашений контрагенту. Отслеживание возврата от контрагентов договора/дополнительного соглашения. (при не своевременном возврате, сообщается исполнителю по электронной почте) Регистрация подписанного с двух сторон договора или дополнительного соглашения, сканирование и внесение в электронный архив Project , также ставится отметка о возврате в «Реестр Заявок, движение Дог. Дс» Ведение учёта всех заключенных договоров (Сокольники, ДСО, ДМС, ГПХ). Предоставление отчётов по заключённым договорам по запросу. Подготовка договоров к камеральной проверке к Аудиту (2-3 раза в год.) Консультации по вопросам создания и оформления заявок, договоров или дополнительным соглашениям, выдача справок по зарегистрированным документам. Ведение реестра учета Учредительных документов по контрагентам, сканирование учредительных документов и размещение их в электронной папке юридического отдела и хранение заверенных учредительных документов в папке. Выполнение разовых поручений Начальника юридического отдела: СРО, подготовка договоров, дополнительных соглашений, писем, доверенностей, проверка контрагентов. Замещение помощника Генерального директора (передача документов на подпись, резолюцию ведение календаря встреч, телефонных переговоров, выполнение личных поручений) Организация хранения бумажных версий документов отдела в архиве компании.

Руководство отделом: документоведы, библиотекарь, архивист, секретари. Разработка нормативных доументов, работа с текущим документооборотом. СМК.

• работа с массивами различных документов нескольких юридических лиц (около 50); • регистрация входящих документов, договоров, составление и регистрация исходящих писем, документов, приказов и распоряжений и доверенностей компаний; • размещение документов участвующих в процессе документооборота компаний в базах данных • электронное уведомление сотрудников, распределение корреспонденции по отделам и контроль получения оригиналов исполнительных документов; • разработка нормативных документов по документообороту компаний; • хранение документов по основной деятельности всех организаций; • выдача документов по запросам сотрудников и контроль возврата данных документов; • контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями компаний дел, подлежащих сдаче в архив; • получение оригиналов документов от поставщиков, подрядчиков, покупателей и заказчиков всех компаний (договоры, акты, счета, счета – фактуры, накладные и т.п.), а также формирование, систематизация и хранение документов, подтверждающих факт получения и (или) передачи таких документов; • осуществление справочно-информационного обслуживания сотрудников по всем группам документов компаний; • осуществление работы по упорядочению документов и оптимизации делопроизводства, составление бланков и прочих сопроводительных документов; • оказание методической поддержки и консультационной помощи сотрудникам по вопросам организации делопроизводства; • взаимодействие с почтовыми отделениями, оформление почтовой корреспонденции и контроль возврата писем и уведомлений о вручении; • составление авансовых отчетов по расходованию денег на почтовые расходы, оформление доверенностей и оплата их в почтовых отделениях связи, работа с ячейками, почтовыми ящиками и иными почтовыми услугами, предоставляемыми почтой России • координация работы курьеров.

Организация и обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, обеспечение в кратчайшие сроки отправки и приема корреспонденции. Обеспечение бесперебойной работы Отдела доставки. Разработка нормативных документов, относящихся к работе отдела доставки, отдела ДОУ: Положения об отделах, должностные инструкции, разработка Положений, Инструкций, Регламентов Банка. ◦Номенклатура дел. Архивное хранениеРаспределение обязанностей между подчиненными работниками Отдела. Контроль подготовки (оформление заявок, адресов, необходимых реквизитов), правильность (в соответствии с нормативными документами) составления и согласования документов, представляемых подразделениями для отправки. Организация своевременной отправки. Внедрение программы почты России «Партионная почта» и методы совершенствования в ее работе. Взаимодействие с почтовыми отделениями (оформление доверенностей, поиск, контроль и отслеживание отправляемой корреспонденции). Разработка бланков описей, телеграмм, реестров и пр. форм для совершенствования работы с почтовыми отделениями. Обеспечение и контроль исполнения поручений и документов подчиненными, а также выполнение ими своих должностных обязанностей. Контроль работы по организации получения и отправки документов структурными подразделениями Банка, дополнительными офисами и филиалами. Разработка должностных инструкций работников Отдела. Обеспечение бесперебойной работы и условий работы сотрудников Отдела. Планирование бюджета и ведение справочных материалов по контролю за расходами Отдела. Консультации и практическая помощь подразделениям Банка и работникам в вопросах делопроизводства. Работа с нотариусом и обеспечение сотрудников Банка нотариально заверенными копиями документов. Регистрация писем, доверенностей, служебных записок. Оформление и обеспечение сотрудников, осуществляющих доставку и получение документов из отделений МГТУ Банка России, необходимыми для выполнения их задач доверенностями, письмами и ходатайствами. Получение электронных пропусков. Взаимосвязь с МГТУ Банка России. Хранение и проставление печати на документах, проверка наличия доверенностей у сотрудников, осуществляющих переписку, заверение и иные действия, требующие проставления печати. Размещение и проверка актуальности информации о сотрудниках на портале Банка. Опыт работы в программном комплексе CompanyMedia - системе электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Ведение контроля и введение в АСУБ счетов на оплату нотариальных и иных услуг.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Осуществление контроля над сроками исполнения документов и поручений руководства и их правильным оформлением, прининятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение. Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству компании. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разработка инструкции по ведению делопроизводства в организации и организация ее внедрения. Принятие участия в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

Разработка, управление, цикл согласования, контроль исполнения документов компании (приказов, распоряжений, инструкций, положений, регламентов и пр.), регистрация и размещение на портале компании, оформление презентаций, опытный пользователь ПК (Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС, создание службы Документационного обеспечения управления, делопроизводство в полном объеме, опыт организации документооборота с нуля, создание баз и журналов регистрации документов.

Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, полный документооборот, табель учета рабочего времени (ежемесячное предоставление табеля учета рабочего времени с детальным указанием по дням: - прихода и ухода сотрудников, - опозданий, - общего отработанного числа часов, - переработанных часов, - недоработанных часов,- количества дней по болезни, - командировок, - отпусков. Ежемесячное предоставление общего количества часов болезней и отпусков сотрудников и в перерасчете этих часов в днях), координация работы секретарей и водителей (прием заявок и планирование рабочего времени водителей, составление, авансовых отчетов, отслеживание расходов водителей по мойкам, ремонту, маслу, и т.д., отслеживание остатков на счетах по бензиновым картам, проверка расхода бензина по распечаткам, составление информационной таблицы по расходу бензина, организация ТО на машины, ведение переговоров с автосервисом, связанных с ремонтом и ТО автомобиля, составление вариантов страховых договоров для предоставления их руководству на рассмотрение, ведение переговоров, связанных со страховыми случаями, опытный пользователь ПК(Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС.

Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, табель учета рабочего времени, заказ билетов, бронирование машин, гостиниц, ВИП-залов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы секретарей и водителей, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полном объеме, создание баз и журналов регистрации документов

Опытный пользователь ПК(Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство и кадры (на малом предприятии: оформление сотрудника на работу, получение и проверка первичных данных, внесение их в базу данных (программа 1С) и формирование личного дела сотрудника, оформление всех возникших транзакций (перемещение, увольнение, отпуск, больничный лист, отпуск административный, по беременности и родам, ведение трудовых книжек, подготовка справок и копии документов по требованию) в полной объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля, создание баз и журналов регистрации документов.

Опыт работы у первых лиц компаний. Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, табель учета рабочего времени, заказ билетов, бронирование машин, гостиниц, ВИП-залов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы водителей, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство в полном объеме, создание баз и журналов регистрации документов.

Делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полной объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля, создание баз и журналов регистрации документов, Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса, организация встреч, совещаний, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, заказ билетов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы водителя, делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полном объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля

Работа секретарем организации, после окончания курсов главным бухгалтером, руководство курьерами.

Служба в рядах СА (Ивановская область). Допуск по Ф№2.