Коммуникация с внешним и внутренним клиентом, выставление счетов и работа с клиентской базой компании, получение и обработка заказов (Movex, 1С), новостные и прайсинг- рассылки, контроль работы сервера и программного обеспечения, ЭДО, консультирование и прямые продажи, мониторинг проектов, все процедуры по приёму импорта и отгрузке на экспорт, заполнение статформ декларирования и отчетность для валютного контроля ФНС, заказ транспорта и просчет цены для доставок, контроль баланса и дебиторской задолженности покупателей, ведение документации первичной бухгалтерской и постпродажной отчетности, включая сверки и корректировки (Movex, 1C), составление договоров и дополнительных соглашений, выверка сведений по санкционным спискам и легитимности юр. лиц, полный цикл работы офис-склад-клиент-офис, онлайн и бумажная переписка с клиентами, подбор декоров, отправка и упаковка документов, образцов, каталогов, и т.п., заказ канцелярии, инвентаря, обязанности ассистента директора по продажам, функции офис-менеджера, включая дистрибуцию звонков и корреспонденции; разнесение платежей от юридических лиц, поиск новых поставщиков услуг по перевозкам, сертификации и др., обеспечение обратной связи и решение любых проблем по рекламациям, возвратам ДС и/или замене отгруженной продукции и продукции от поставщика компании, выполнение личных поручений директора по продажам, отчетность руководителям направлений холдинга.

Приём телефонных звонков, информационная поддержка покупателей; обработка заказов: прием в письменном\устном виде, уточнения по заказу, выставление счетов (SAP), подготовка отгрузок (складская логистика) и отгрузочных документов: счетов-фактур, накладных, сертификатов качества и свидетельств о государственной регистрации продукции и др. документов по условиям договора; выставление кредит-нот, корректировочных счетов-фактур; архивирование первичных документов, контроль наличия, правильности ведения; контакты с транспортными компаниями, подготовка заявок на транспортировку; работа с рекламациями покупателей: переписка, решение возникающих проблем в сотрудничестве с отделом продаж; кредитный контроль: проверка текущей задолженности при выставлении счетов, информирование клиентов, отчеты по срокам годности товара; другие внутренние отчеты при необходимости; поддержание клиентской базы: ведение карточек покупателей (реквизиты и пр.), запросы SAP-номеров и отслеживание соответствия правильности данных клиента в SAP программе с данными заключенных договоров; ведение реестра договоров, отслеживание актуальности данных; ежедневная проверка банковских выписок: фиксирование оплаты по задолженностям, занесение информации об авансовом платеже в отгрузочные документы; инвентаризация: проверка фактического наличия товаров, совпадения партий и сроков годности, подготовка отчетов по блокировке товаров по причине списания просроченных, бракованных единиц, списания для тестирования, контроль соответствия количеств, сроков и партий на складе и в бухгалтерской системе; прочая работа, связанная с деятельностью компании.

- Функционал на ресепшн в полном объёме: открытие и закрытие Центра, телефонная и очная коммуникация, встреча посетителей, учеников, оказание дружелюбия и гостеприимства при знакомстве детей/взрослых с языковой школой, ознакомление с условиями, просмотр помещений, рекомендации по программе, вовлечение в языковую атмосферу - Продажа курсов Центра иностранных языков, консультирование клиентов по программам центра (лично, по телефону, в мессенджерах), описание услуг компании - Тестирование на знание языка, рекомендации по уровню, назначение пробных уроков - Запись в группы, их формирование, составление расписания курсов Центра, координация сформированных групп - Поддержание и развитие отношений с текущими студентами (дети, дошкольники, подростки, взрослые) - Координация работы преподавателей - Подготовка материалов для преподавателей, помощь преподавателям, включая коммуникацию на англ.яз. (экспаты) - Оформление юридических и финансовых документов (договоры, счета) - Выполнение поручений руководителя - Ведение клиентской базы по стандартам Центра (Hollihop), заключение договоров, приём, контроль, возврат оплат (р/с, он-лайн касса, CRM), решение спорных фин. и бытовых вопросов, - Участие в подготовке и проведении открытых мероприятий на англ.языке: тематические события, праздники, cinema-club сессии, мастер-классы Центра - Отслеживание наличия актуальных объявлений на стендах, сайте, страницах компании в соцсетях, взаимодействие с IT-специалистом по внедрению материалов; фотографирование учеников во время праздников и занятий, обратная связь с родителями - Мониторинг работы службы клининга, промоутера, курьера - Обеспечение безопасности и здоровья детей в Центре, выполнение правил Роспотребнадзора - Поддержка и контроль порядка, проверка оборудования Центра на техническую пригодность, закупка дедактических, канцелярских, декоративных, хозяйственных и пищевых материалов

Обязанности секретаря и офис-менеджера, дистрибуция звонков и корреспонденции, мониторинг и реестр корпоративной почты, ответы на запросы по услугам, ценам, мероприятиям и др.; ведение офисных договоров, работа с курьерскими и тех.службами, арендодателем, получение и оформление первичной и закрывающей документации, в т.ч. проверка счетов, п.п., актов сверки, пролонгаций, подготовка претензий, гарантийных писем, выезд в гос.инстанции (ПР, ФНС, Минюст и т.п.), решение проблемных ситуаций, контроль и заказ офисного инвентаря, взаимодействие с поставщиками услуг, выход на понижение затрат, распределение расходов по видам деятельности/кодировке, контроль за состоянием и 100%-ным функционированием офиса, закупка расходных материалов, оплата услуг, нотариальное заверение/сшивка документов, переводы англ-рус-англ, подготовка пакета документов для заключения договоров, ведение отчетности (должностной функционал, BDO, бюджет, HR), трэвел-поддержка: заказ авиа-, ж/д билетов, бронирование и оплата гостиниц, приглашения (визы); работа с базами данных Personify, EBMS, коммуникация с гос. и правоустанавливающими инстанциями, телемаркетинг, анализ и заказ ТЗ имиджевых, полиграфических материалов для конференций, участие в мероприятиях, регистрация участников конференций, ведение реестра, выверка клиентской базы данных, оплат и фактического статуса контрагентов, оперативное информирование и админ.поддержка российской и американской сторон Общества.

Непосредственные обязанности ресепшиониста (дистрибуция звонков, работа на ПК-терминале, встреча клиентов, соблюдение скриптов и дресс-кода, устное и электронное бронирование и распределение комнат переговоров (включая внеплановый цикл), обеспечение представительского сервиса, переписка с иностранными филиалами, ведение календаря встреч, заказ такси, оформление пропусков, парковки включ. грузовую, работа с администрацией ресепшн/секьюрити бизнес центра и др.); замена и обучение персонала (ввиду интенсивной ротации в другие отделы и практики, увольнений секретарей и смен выходного дня); выполнение заданий юр.практик (конвертации, брошюровка, сшивание, сравнение и др.); анализ и сбор материалов, создание, внедрение инструкций по взаимодействию с клинингом и бэк-офисом, внештатной ситуации (внутренней и по услуге для клиентов); создание и ввод более 40 новых навыков (проект Skills) и практического справочника секретаря службы ресепшн; назначение тренингов в коллаборации с IT и др. службами; взаимодействие и улаживание спорных и рабочих вопросов с управляющей компанией; лоббирование интересов ресепшн по совершенствованию кол-центра компании, процессов телефонии; выравнивание и кардинальное улучшение презентабельности клиентской зоны и комнат переговоров; решение бытовых вопросов, организация и оборудование рабочих мест; координация и участие по ремонтным и тех.работам в офисе, предотвращение аварийных ситуаций; личное участие в разрешении создавшейся неблагоприятной ситуации и дальнейшего усиления режима безопасности; взаимодействие с руководством и сотрудниками секьюрити; подготовка и участие в клиентских и внутренних мероприятиях/семинарах; организация и координирование грузового и клиентского паркинга, решение сложных и спонтанно возникших вопросов; взаимодействие с подрядчиками компании и поставщиками услуг; оказание и сопровождение заказов такси для сотрудников в любое время обращения; участие в совещаниях, разбирательствах, вопросах поступивших рекламаций; ведение кадрового делопроизводства в рамках своей позиции, субординация подчиненных; ввод планирования, новых форм отчётности; улучшение цикла документооборота, включая электронный; аналитическая работа, ежедн. отчетность; мониторинг и поддержка задач в режиме 24/7

Административная поддержка офиса /500 сотрудников/ в режиме многозадачности, массивный документооборот, полный функционал ресепшиониста, приём посетителей, входящий/исходящий информационный поток, сотрудничество с секьюрити, ассистанс руководству, выполнение личных и деловых поручений топ-менеджмента, инструктаж, интервью, ведение базы данных, обучение подчиненных/коллег в коллаборации с кадровым центром Hays, отчётность, ведение электронных реестров и графиков, учет рабочего времени, участие в переговорах с поставщиками услуг, последующий мониторинг ценообразования, первичная бухгалтерия, закрывающие документы, инициация и анализ тендеров /вкл. сроки, тарификацию/, выполнение политики оптимизации бюджета, рационализация функций секретарей, таможенное оформление и сопровождение внутренних и международных отправлений /корреспонденция, грузы, продукты, PosM/ через курьерские службы, прямая поддержка международным звеньям компании, работа в рамках высочайших временных темпов, включая телекоммуникацию 2000 звонков/неделя (кол-центр, потребительская линия, внутренние соединения), обработка и дистрибуция всех входящих почтовых, электронных/факсимильных сообщений, выписка матер. пропусков, оформление доверенностей, меморандумов/служ.записок/заявлений, коммерческих писем в торгов.точки, сертификатов; организация работы такси /сотрудники, Vip, экспаты, группы/, соблюдение субординации, обработка рекламаций, поддержка бизнес-активности производства в составе логистического центра и ведущих отделов /маркетинг, PR, IT, HR, трейд-маркетинг, финансы, логистика, продажи, закупка, клининг и др./, консультирование клиентов компании, лингвистическая поддержка /переводы, переписка на ин.яз./, ведение электронных опций и наполнение контента на портале /комнаты переговоров - резервы, перемещение, списки сотрудников и телефонов и др./, коммуникация с региональными лидерами, поддержка дистрибутивной работы компании, эффективное ведение проектов и договоров с полиграфическими/маркетинговыми контрагентами, брошюровальные работы, изгот-е визитн.карточек, контроль за бесперебойной работой на компьютерном терминале и cisco-АТС; участие в семинарах и конференциях, определение KPI и оценка деятельности.

Сбор и внесение в реестры данных участников спортивных мероприятий /справки, анкеты, доверенности и пр./, приём звонков, запрос и подготовка командных и частных выездных документов и сдача в посольства, получение виз, административная поддержка сборов, чемпионатов, олимпиад, переписка с европейскими и мировыми организаторами соревнований, решение спорных ситуаций, согласование документации с региональными представительствами Федерации, отправления корреспонденции/грузов посредством курьерских служб, отчётность, статистика, планирование, переводы статей, меморандумов, инструкций, выкладка публикаций на сайт, регистрация и сертификация экипировки, ден-поясов, призового фонда и спортивного инвентаря, мониторинг нормативных актов Мин.спорта, архивация материалов и личных документов спортсменов-участников.

04/2007-02/2008, 07/2010-08/2011 Торговый представитель Поддержка взаимодействия Компании с заказчиком через торговые отделы и менеджмент клиента: работа в крупных торговых центрах, c магазинами премиум-класса, с мелко-розничными и сетевыми ТТ Москвы и МО, включая прямые обязанности мерчендайзера: выкладка, сортировка товара согласно планограммы и требований клиента и Компании, работа на ПК-терминале внутри магазинов по изменению, распечатке ценников, контролю ценообразования, сроков, акций; работа на приёмке товара, поддержка заказов/возвратов клиента, отчетность; консультирование покупателей (включ. экспатов) в торговом зале. 02/2008-07/2008 Секретарь-переводчик Управления делами Дистрибуция звонков и входящей-исходящей документации, устные, письменные переводы (статьи, корреспонденция), выполнение поручений руководства, функциональные обязанности ресепшиониста, распределение работы курьерской службы, встреча, приём гостей, чай-кофе, обеспечение канцелярией и тех.инвентарём, контроль за использованием комнаты переговоров и т.п).

02/2006 - 04/2007 Координатор по работе с покупателями, юр.лицами, менеджер отдела безналичных платежей и отдела доставки, также работа с прокламациями, акционным, дисконтным товаром, администрирование розничного филиала Компании и др. 09/2002 - 01/2006 Коммерческий менеджер Специалист подразделения оптовых продаж (проект "Встраиваемая бытовая техника и аксессуары", проект "Климатическая техника"), коммерческий менеджер: прямые продажи (Москва, МО, регионы), поддержка и расширение клиентской базы, продвижение по выполнению плана продаж, маркетинг, ведение переговоров, клиентских счетов (включая VIP-клиентов), подготовка/расчет/выписка сопроводительной и отгрузочной документации, оформление и проведение доставок, контроль дебиторской задолженности, вопросы кредитования, подготовка договоров; отчетность, первичная бухгалтерия; мониторинг ценовой политики конкурирующих компаний; up-date информативной и рекламной части интернет-сайта в рамках проекта; участие в выставках, тренингах, аттестации по продукции, консультирование клиентов, обеспечение промоушн-материалами, инструкциями по товару и каталогами, проведение семинаров, рекламных и экспозиционных акций с Представительствами-поставщиками и клиентами, поддержание стабильности ассортиментной линейки, взаимодействие с внутр. звеньями Компании: секретариат, отдел рекламаций, закупка, логистика, сертификация, розница, КРО, PR и др.

Управление секретариатом, мониторинг, координация работы /отдел с "0"/, осуществление контроля делопроизводства и документооборота, анализ правильности и своевременности сбора, обработки и распределения внешнего и внутреннего информационных потоков, подбор и обучение персонала /деловой этикет, порядок проведения переговоров, субординация и т.п./, составление должностных инструкций, подготовка и поддержка семинаров и тренингов; работа в схеме "клиент-заказчик" на корпоративном и частном уровне, поддержка административно-хозяйственного сектора: анализ затрат, закупка, распределение канцелярии и хоз/тех инвентаря, отчетность; планирование рабочего дня руководителей, включая выход за рамки нормированного режима работы, организация и подготовка встреч и переговоров, ведение деловой переписки, документации с иностранными и отечественными партнёрами; маркетинговый анализ, работа с потенциальными заказчиками, арендодателями, участие в программе оптимизациии бюджетных расходов Компании, в т.ч. в кризисный период; организация переезда офиса; сопровождение интересов командированных сотрудников и дилеров, решение вопросов обучения, семинаров инженерного звена фирмы, обустройства приезжающих специалистов, включая проезд, питание, проживание, досуг; поддержка телекоммуникационных связей Компании, корпоративных и VIP-мероприятий, тур- и визовая поддержка для руководства и персонала/гостей фирмы.

Планирование рабочего дня руководителя, управление секретариатом Компании, подготовка совещаний, делопроизводство, обязанности инспектора отдела кадров, подбор персонала, рекрут через средства прессы и кадровые агентства, переговоры с российскими и иностранными партнёрами, выставки /Comtek'2000, Мебель и Дом и др./: подготовка стендирования, фин.взаиморасчеты, участие; сопровождение работы маркетингового и закупочного звена, отчеты, прайс-листы; визы, планирование, оформление тур. документов, устные/письменные переводы и пр.

Координация работы финансового управления и других подразделений Компании, планирование рабочего дня и личных встреч/контактов руководителя, делопроизводство, номенклатура дел, подготовка переговоров, ведение протокольных мероприятий, в т.ч. сопровождение Совета Директоров, реестр корреспонденции, переписка, телефонные переговоры с иностранными партнёрами Компании и руководителя, устные/письменные переводы писем/факсов, контрактов, протоколов и др. деловой документации, подготовка презентаций (Power Point).

Сопровождение работы руководителя, вкл. тур/визов. поддержку, управление секретариатом, административные функции, делопроизводство, filing system иностранной Компании, реестр корреспонденции, переписка с вендорами и совладельцами фирмы, маркетинговый анализ по сфере деятельности и рекламе фирмы, организация переговоров, выезд к заказчику, ведение клиентских договоров, подготовка прайс-листов и счетов, контролирование транспортной сетки и затрат, подведение баланса по внутр. кассе и плановому бюджету Компании, наполнение ассортимента шоу-рум, заказ/приём коллекций одежды согласно каталогов, ведение реестров артикулов и текстильного состава, подготовка к выставкам Мода и обувь '98, Fashion Moscow '98; закупка канцелярии и хоз.инвентаря, поддержка телекоммуникационных связей фирмы (Combellga, Ростелеком, Рессо, AmEx и др. субагенты).

Координирование работы всех служб отеля (Reception, бар-ресторан, транспорт, обслуживающий персонал и др.), check-in/check-out, резервация, приём, размещение, регистрация, расчет гостей (Front Desk Office), обмен валюты, работа на кассовом аппарате, тех. и информационная поддержка приезжающих, организация и проведение экскурсий, подготовка конференций, банкетов для делегаций, бронирование мест и авиабилетов, визовая поддержка гостиницей, VIP-сервис; организация работы Business Center с функциональными обязанностями секретаря-переводчика; работа в сфере рекламы отеля с привлечением российской и иностранной клиентуры; мониторинг счетов, референс руководству и акционерам отеля.