1. Административное обеспечение офиса: - Организация рабочего пространства: Поддержание порядка и чистоты в офисе (заказ уборки, контроль качества уборки), организация рабочих мест для сотрудников. - Закупка и учет расходных материалов: Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, чай, кофе, хозяйственные товары, расходные материалы для оргтехники), ведение учета и отчетности. - Организация делопроизводства: Ведение документооборота (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, архивирование документов), подготовка и оформление документов. - Работа с оргтехникой: Обеспечение работоспособности оргтехники (заказ обслуживания, мелкий ремонт, заправка картриджей), контроль за использованием. - Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками: Поиск и выбор поставщиков и подрядчиков (уборка, интернет, телефония, доставка воды и т.д.), заключение договоров, контроль за исполнением обязательств. - Организация переездов и ремонтов: Планирование и организация переездов офиса, координация ремонтных работ. 2.Работа с персоналом: - Организация приема новых сотрудников: Подготовка рабочего места, оформление документов. - Организация командировок: Заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных удостоверений. - Организация корпоративных мероприятий: Помощь в организации праздников, тимбилдингов и других корпоративных мероприятий. - Поддержка HR-отдела: Помощь в подборе персонала, организация собеседований. 4. Встреча посетителей и работа с входящими звонками: - Прием посетителей: Встреча посетителей, предоставление информации, чай/кофе. - Обработка входящих звонков: Прием и переадресация звонков, консультирование клиентов. 5. Обеспечение жизнедеятельности офиса: - Организация курьерской доставки: Отправка и получение корреспонденции, документов и грузов. - Решение хозяйственных вопросов: Заказ воды, организация уборки, ремонт мебели и т.д. - Поддержание связей с арендодателем: Решение вопросов, связанных с арендой офиса. - Организация встреч и переговоров: Бронирование переговорных комнат, организация питания, подготовка 6. Отчеты и контроль - Контроль своевременной оплаты счетов (ЭДО/бумага) (еженедельно) - Обеспечение наличия закрывающих/отчетных документов (акты, счета-фактуры) (еженедельно) - Формирование и контроль бюджета отдела (ежегодное планирование, анализ, корректировка) - Анализ и детализация бюджетных данных (ежеквартально, выявление отклонений) -Контроль оптимизации затрат на обслуживание офиса (кофе, канцелярия, продукты питания, вода, мебель) (ежемесячно) 7. Управление командой - Контроль работы второго офис-менеджера и менеджера проектов, постановка задач и целей (ежедневно) - Проведение собеседований с кандидатами (курьеры) - Формирование команды (обучение, мотивация)

1. Обход офисов с целью контроля клининговой компании, чистоты и порядка в офисных помещениях, организация хозяйственных работ 2. Полный цикл документооборота АХО: контроль оплаты счетов, закрывающие/отчетные документы (клининг, курьерские службы, аренда, цветы, подарки, мебель, кофе, Комус, Офисмаг, Почта России 3. Обеспечение бесперебойной работы офисов заказы - мебель, офисная техника, цветы, средства гигиены. 4. Организация и помощь в проведение тренингов, семинаров(обеспечение канцелярией, кейтеринг (по запросу) расстановка, контроль подготовки и уборки помещения, обратная связь и взаимодействие с менеджером для выявление потребностей и предоставление всего необходимого к мероприятию. 5. Организация ежегодных корпоративных мероприятий -Запрос КП по алкоголю с целью выявить самые выгодные условия, заказ, оплата, предоставление закрывающих документов. -Запрос КП по кейтерингу, заказ, оплата, предоставление закрывающих документов. -Поиск подрядчиков, по предоставлению развлекательных услуг, на рынке, выявление самых выгодных, заказ, оплата, предоставление закрывающих документов. 6. Мониторинг заявок на подарки, контроль ресепшена, выполнение задач с портала, бронь перехода, подготовка подарков к отправке, на внутреннем портале компании. 7. Контроль оптимизации затрат на обслуживание офиса (кофе, канцелярия, продукты питания, вода, мебель) 8. Контроль деятельности административных служб (ресепшен - забор закрывающих документов) , курьеры (отправка подарков) , бригадир клининговой службы (чистота) 9. Полная административная поддержка проектов: -закупки корпоративных подарков для клиентов на 8 марта/ Новый Год. - разработка каталога на 8 марта и Новый Год, согласование с руководством - Полная логистика подарков на праздники (8 марта, новый год) , составление путевых, печать наклеек, составление маршрута среди курьеров. - формирование бюджета исходя из прошлого года - формирование каталога на внутреннем портале на дни рождения клиентов 10. Взаимодействие с транспортной компанией-перевозчиком (Карго), контроль и оплата аренды склада 11. Оптимизация хранения в складском помещении -2. 12. Подготовка и сдача АО после покупки подарков.

Офис-менеджер, ресепшн, 1.1. Отвечаю на телефонные звонки, фиксирую и передаю служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. 1.2. Обеспечиваю документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, сканирование и архивирование документов в бумажном и электронном виде. 1.3. Обеспечение бесперебойной работы мобильной связи , в том числе в командировках и за рубежом, контроль и учет пользования мобильной связью, ежемесячные отчеты. (МТС) 1.4. Учет рабочего времени и командировок сотрудников, табелирование, работа по соблюдению внутреннего распорядка организаций и трудовой дисциплины. 1.5. Осуществление отправки и получение почтовой корреспонденции. 1.6.Обеспечение подписки и доставки периодических изданий прессы. (Налоговый курьер, Ведомости) 1.7.Заказ пропусков 1.8. Организация мероприятий (корпоратив) 1.9. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. 1.10 Составление Авансовых отчетов 1.11. Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожные билеты, бронь гостиницы. 1.12. Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу. 1.13. Организация обеспечения офисных нужд, воды, чай, кофе, конфеты и т.д. 1.14. Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.(заказ тонеров и любой другой техники) 1.15. Координация и контроль работы водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы. 1.16. Автотранспорт: Обеспечение бесперебойной работы транспортных средств, контроль ведения журнала поездок, разграничение пользования ,учет списываемых расходов (ГМС, топливные карты) , ТО, расходные материалы, страхование, регистрация и снятие с учета в ГИБДД, ежедневное планирование рабочего графика водителя, контроль за выполнением поручений. 1.17. Организация курьерской доставки документации, срочных поручений, доставки отдельных ценностей и т.д. 1.18. Организация мелкого ремонта электрики, сантехники и других работ. 1.19.Ведение реестра транспортных средств сотрудников компании, администрирование договоров, доп.соглашений и приложений, подготовка отчетных документов, получение и обработка счетов. 1.20.Визовая поддержка руководству. 1.21.Ведение списка дней рождений сотрудников офиса и доп.офисов, а так же своевременное уведомление

- Введение личных данных сотрудников в программу 1С "Зарплата и кадры" - Ведение кассы предприятия. - Прием, выдача наличных денежных средств. - Получение наличных денежных средств по чеку. - Выдача заработной платы. - Работа с кассовыми документами (оформление приходных, расходных кассовых ордеров)

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции; прием и распределение телефонных звонков; встреча посетителей, чай/кофе руководству и гостям, выполнение отдельных поручений руководства. координация работы курьеров, водителей, младшего персонала. Заказ канцелярии в офис. Опись документов, Работа в 1С, Заполнение табеля, Заполнение раходников и приходников. Воспроизведение пресс-конференций по телефону, по скайпу и т.д.

- Ведение проектов по подбору персонала для компании. - Поиск и отбор кандидатов среднего и высшего звена с помощью различных источников. - Проведение телефонных и личных интервью. - Поддержание непрерывных коммуникаций с кандидатами и клиентами. - Ведение базы данных кандидатов. Размещение вакансий, работа с интернетом. Приглашение на собеседование, проведение собеседований, помощь в адаптации сотрудников на новом рабочем месте.

ООО ТД "Лазурит" Регистрация входящей/исходящей корреспонденции; прием и распределение телефонных звонков; встреча посетителей, чай/кофе руководству и гостям, выполнение отдельных поручений руководства. координация работы курьеров, водителей, младшего персонала. Заказ канцелярии в офис и во все магазины.

Общение с клиентами по телефону. Совершение исходящих звонков.

Общение с клиентами по телефону. Прием входящих звонков,совершение исходящих звонков. Кнсультирование по продукции,отправка e-mail,перевод звонков,общение как с Физическими так и с Юридическими лицами.Работа с клиентской базой данных.