- Проект по поиску нового офиса для клиента, подготовка и осуществление переезда. - Заключение договора аренды - Поиск подрядчиков, заключение договоров.

Руководство административным департаментом (back-office management) одного из ведущих адвокатских бюро Москвы. В подчинении 11 человек. Прямое подчинение собственнику бизнеса. - Разработка, защита и контроль исполнения бюджета административного департамента. - Анализ эффективности работы департамента и оптимизация всех административных процессов по компании. - Разработка и контроль исполнения KPI всех сотрудников департамента, включая административного директора, и общий по департаменту. - Разработка должностных инструкций всех сотрудников департамента включая ДИ административного директора. - Разработка и контроль исполнение регламентов работы всех сотрудников департамента. - Разработка и внедрение SLA по административному департаменту. Контроль исполнения. - Оптимизация и автоматизация рабочих процессов по департаменту. - Участие в разработке административных политик компании, guide-book, планирование курса развития бэк-офиса. - Поиск офиса для второго юр. лица компании, заключение договора на наиболее выгодных условиях, организация переезда. - Подбор и обучение административного персонала, разработка и проведение тренингов для сотрудников департамента. - Кадровое делопроизводство. - Осуществление политики компании по мобильной связи. - Осуществление арендной политики компании - ведение переговоров и заключение договоров с арендодателями, ведение проектов по ремонту офисов. - Взаимодействие с поставщиками, в т.ч. ведение и разрешение конфликтных ситуаций. - Организация и проведения аудитов по компании: КДП, ИТ, Юр. и информационная безопасность, пожарная безопасность, СОУТ. - Организация и проведение мероприятий по технике безопасности и охране труда. - Ведение договорной базы АХО, контроль исполнения. - Разработка и внедрение процессов работы департамента, обучение персонала, разработка инструкций и правил взаимодействия с бизнес-подразделениям. - Еженедельная отчетность исполнительному директору компании и собственнику бизнеса. - Участие в организации внутренних мероприятий компании. - Построение help-desk сервиса, автоматизация процесса работы бизнес-подразделений. - Внедрение опросов удовлетворенности сервисами административного департамента по компании, включая ИТ и бухгалтерию. Отработка обратной связи. - Анализ рынка, перевод компании на работу в треке задач Redmine. - Регулярный менеджмент. Достижения: - Построение работы департамента по модели "сервис для бизнеса" - разработка регламентов и внутренних инструкций с нуля, схем взаимодействий департамента с другими подразделениями компании. - Внедрение культуры обратной связи, переориентирование сотрудников на активный поиск и использование обратной связи, как способа увеличить собственную эффективность. - Построение системы эффективного взаимодействия между отделами департамента. - Разработка системы бэкапов всех функций административного департамента. - Разработка и внедрение системы грейдов сотрудников (техника, рабочие места, бенефиты)

Руководство административно-хозяйственным департаментом (Москва + регионы). В подчинении: - Офис-менеджеры (4 человека в Москве + 3 в регионах) - Водители (4 человека) - Инженер по эксплуатации - Курьер - Трэвел менеджер - Разнорабочий - Анализ эффективности работы департамента и оптимизация всех административно-хозяйственных процессов по компании. - Участие в разработке глобальных административных политик компании, планирование курса развития административно-хозяйственного департамента. - Подбор и обучение административного персонала (Москва и регионы). - Осуществление арендной политики компании (Москва и регионы) - ведение переговоров и заключение договоров с арендодателями, ведение проектов по ремонту офисов. - Взаимодействие с поставщиками, в т.ч. ведение проблемных подрядчиков. - Ведение и финансовый контроль подотчетных средств департамента. - Проведение мероприятий по технике безопасности и охране труда. - Ведение договорной базы АХО, контроль исполнения. - Планирование и оптимизация бюджета департамента, контроль исполнения. - Разработка и внедрение процессов работы департамента, обучение персонала, разработка инструкций и правил. - Еженедельная отчетность исполнительному директору компании. - Участие в организации внутренних мероприятий компании. - Взаимодействие со всеми филиалами компании по РФ и зарубежом Достижения: -Стройка офиса в регионе Нижний Новгород: взаимодействие с архитекторами и внутренним заказчиком, ведение дизайн-проекта, взаимодействие со строительным подрядчиком. - Решение нескольких сложных вопросов, связанных с арендными отношениями (успешное завершение сложных переговоров, нахождение взаимовыгодных компромиссов.) - Проект по созданию стриминговой комнаты под ключ. - Service management - успешное применение концепции "АХО как сервис" в команде. - Перестройка и перезапуск малоэффективного департамента, повышение уровня качества сервиса и эффективности.

ВРЕМЕННЫЙ ПРОЕКТ. Была нанята под конкретный проект - разработка и оптимизация административных процессов компании. Аудит административных процессов компании. Управление службой ресепшн, взаимодействие с арендодателем. Разработка и применение политик корпоративной мобильной связи, трэвел поддержки, управление автопарком. Годовое планирование развития административного отдела. Законченные проекты: Построение и оптимизация процессов работы административного отдела. Завершение проекта по ремонту и чистовой отделке офиса.

- Планирование и контроль бюджета подразделения; - Управление ключевыми менеджерами компании в части административных сервисов и отделом подбора персонала; - Регламентирование процессов работы направления и взаимодействия со смежными департаментами; - Переговоры с действующими и потенциальными клиентами; - Разработка и проведение тренингов для сотрудников (управление клиентом, стандарты работы административного направления, оптимизация затрат); - Аудит и запуск новых проектов компании в части админитстративной поддержки компаний-клиентов; - Запуск дополнительных сервисов в рамках текущих административных проектов; - Ведение Ключевых клиентов компании: Mars (2 офиса в Москве, 2 офиса в Ступино, 3 региональных офиса), Teva, JTI - Контроль качества оказания услуги у действующих клиентов (аудит, опросы удовлетворенности) - Управление отделом подбора персонала (2 специалиста в подчинении): разработка и внедрение регламентов, стандартизация процессов - Разработка градации по предоставляемым сервисам и временному персоналу - Взаимодействие с разработчиками профильного программного обеспечения для офисных сервисов в контексте постановки задач и альфа/бета тестирования готового продукта; - Администрирование ПО в рамках взаимодействия с клиентами компании; Достижения: - Стабильный рост маржинальности направления (средняя маржинальность 55,5%); - Расширение сервисов по текущим проектам в среднем на 50%; - Разработка и внедрение схемы мотивации персонала; - Разработка и внедрение схемы повышения квалификации персонала; - Управление ключевыми клиентами компании в части административных сервисов; - Разработка KPI; - Разработка стандартов SLA. Краткая справка о компании: Компания предоставляет консалтинговые услуги, в том числе аутсорсинг административных позиций для компаний-клиентов, организацию и управление офисными сервисами (ресепшн, офис-менеджмент, почтовые комнаты и т.д.), регламентирование процессов работы административного отдела, оптимизацию затрат клиента по бюджетам административных сервисов.

- Управление административными подразделениями (28 человек в прямом подчинении) в московских офисах международных компаний: Teva, Draeger, AstraZeneca, Akrikhin, Adolex, ИЦ Сколково (9 офисов); - Организация административных сервисов с нуля (ресепшн, офис-менеджмент, почтовая комната, обслуживание переговорных, хозяйственные работы, архив, мобильная связь и другие офисные сервисы); - Аудит существующих регламентов и процедур работы административного подразделения, выделение фокусных зон, разработка предложений по оптимизации; - Управление существующими офисными сервисами, оптимизация и реорганизация согласно утвержденным в ходе аудита стандартам; - Разработка, актуализация и внедрение стандартов работы административного отдела; - Оптимизация и контроль затрат административного подразделения; - Проведение тендеров и переговоров с контрагентами, заключение договоров на максимально выгодных условиях, управление контрагентами (офисные закупки, ДМС, клининг, эксплуатация и т.д.) - Выставление счетов клиентам компании в части административных сервисов и контроль дебиторской задолженности; - Разработка и проведение тренингов для сотрудников административного подразделения ; - Управление и контроль исполнения существующих процедур работы сотрудников административных подразделений, обеспечивающих полную административно-хозяйственной поддержку офисов компаний-клиентов, в том числе: • Подбор и обучение административного персонала, постановка задач, контроль исполнения; • Организация переездов компаний-клиентов в новые офисы; • Организация новых рабочих мест; • Благоустройство офисных площадей; • Управление службой клининга • Организация и контроль за ремонтными и эксплуатационными работами; • Закупка всех необходимых товаров и услуг для обеспечения комфортной работы сотрудников и функционирования офисов; • Взаимодействие с арендодателями, управляющими компаниями бизнес-центров по всем вопросам; • travel-support. ДОСТИЖЕНИЯ: - Реорганизация административных подразделений в нескольких компаниях; - Увеличение эффективности работы подразделений в среднем на 25-30% за счет оптимизации процедур с последующей возможностью расширения функционала сотрудников; - Снижение затрат по бюджетам административных департаментов в среднем на 35%; - Расширение сервисов по текущим клиентам компании в части административных сервисов.

ThyssenKrupp Elevator Москва HR-администратор/Офис-менеджер - Контроль за обеспечением общих, административных и технических услуг; - Ведение документооборота по административному подразделению; - Техническое сопровождение договоров, контроль за исполнением договорных обязательств; - Управление мобильной связью компании, в том числе разработка лимитов согласно грейдам сотрудников, распределение затрат по подразделениям, закупка мобильных телефонов и сим-карт, контроль использования телефонов сотрудниками офиса; - Ведение деловой переписки с российскими и зарубежными партнерами, поставщиками и филиалами компаний в других странах; - Проведение тендеров, управление контрагентами, проведение сверок; - Электронный документооборот; - Проведение документов в 1С; - Контроль и оптимизация затрат административного подразделения; - Составление и контроль бюджета; - Контроль дебиторской задолженности; - Контроль работы и отчётности региональных менеджеров по административному подразделению; - Ежемесячные отчеты; - Организация и подготовка деловых встреч и переговоров; - Организация и проведение тренингов и презентаций; - Офисные закупки (канцелярия, мебель, офисная техника, бытовые приборы, продукты, вода и т.д.); - Организация и контроль строительно-ремонтных работ в офисе; - Взаимодействие с управляющей компанией по всем вопросам , организация переезда компании; - Составление плана рассадки офиса и организация новых рабочих мест; - Travel-support; - Организация питания сотрудников офиса, заключение договоров на кейтеринг; - Осуществление арендной политики компании; - Постановка задач и контроль исполнения (секретари, водители); - Контроль за состоянием офисных помещений; - Организация проведения ремонтных и клининговых работ.

Переведена из Представительства компании Savant (г. Москва) в связи с ребрендингом, с сохранением позиции и должностных обязанностей.

- Прием и распределение звонков; - Ведение документооборота, необходимого для обеспечения жизнедеятельности офиса (оформление возвратных документов, проверка инвойсов, подготовка документов для таможни, организация рассылок компании); - Прием и отправка, контроль и регистрация факсимильной, электронной и почтовой корреспонденции; - Встреча деловых партнеров и гостей компании; - Составление и отправка информационных рассылок сотрудникам компании; - Обеспечение бесперебойной работы офиса (работа с курьерскими и почтовыми службами, интернет и телефон провайдерами, взаимодействие с клиниговыми компаниями, службой охраны, управляющей компанией, заказ кофе и воды в офис, брошюрование и прошив документов, бронирование переговорных, заказ пропусков); - Решение различных организационных вопросов в соответствии с ситуацией по поручению руководителя; - Организация рабочего процесса и контроль графика, выполнение текущих распоряжений руководства; - Проведение инвентаризации.

- Планирование рабочего дня руководителя; назначение, подготовка и обеспечение деловых встреч; - Организация рабочего процесса и контроль графика выполнения текущих распоряжений и поручений руководителя; - Ведение деловой переписки (на английском, немецком и русском языках); - Ведение документооборота; - Прием и распределение звонков; - Бронирование переговорных, заказ пропусков; - Встреча деловых партнеров и гостей компании, чай/кофе; - Организация деловых поездок и конференций; - Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды; - Обеспечение офиса: канц. и хоз. товары, расходные материалы для оргтехники, вода, продукты; - Работа с курьерскими и почтовыми службами; - Взаимодействие с УК и службой охраны; - Контроль состояния офисной техники, организация ремонтных работ; - Брошюрование и прошив документов;

- Организация досуга, воспитательная работа; - Психологические тренинги, занятия иностранными языками. Достижения: повышение педагогического опыта; создание благоприятной психологической атмосферы.