приём звонков и корреспонденции; организация документооборота (регистрация, распределение, архивирование); закупка канцелярии и расходных материалов; контроль состояния офисной техники и помещений; организация встреч, совещаний и командировок; координация работы персонала (в т. ч. взаимодействие между отделами); выполнение поручений руководства; взаимодействие с подрядчиками и поставщиками; обеспечение комфортных условий для работы сотрудников (включая организацию питания, уборки и т. д.).

— Оформляла первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день. — Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном и электронном виде (от 150 до 200 документов в день). — Отправляла курьерской службой первичную бухгалтерскую документацию (с проверкой отправляемых документов на правильность оформления, карточки клиента — на правильность оформления), около 250 документов ежедневно. — Готовила документы к отправке, оформляла накладные, вызывала курьера — около 120 отправлений в месяц. — Регистрировала входящую корреспонденцию — более 200 писем ежедневно. — Совершала исходящие звонки клиентам для уточнения контактной информации (более 30 звонков в день), вносила информацию в карточку клиента. — Организовала работу с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов. — Контролировала наличие расходных материалов (конвертов, марок). — Готовила ежемесячный отчет по наличию расходных материалов. Достижения: - Разработала и внедрила изменения в процесс обработки первичных документов - в результате время обработки документов сократилось с 20 минут до 10 секунд. - В программе Excel создала номенклатурную таблицу товара из более 5000 наименований, благодаря которой скорость поиска нужной позиции увеличилась в 3 раза.

Координация и обеспечение работы офиса; Организовывала бесперебойное снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Для этого провела всесторонний анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать их при планировании. Результатом стало стабильное обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым без дефицита и излишних запасов Планирование рабочего графика руководителя; Анализировала ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составление расписания с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день) Подготовка деловых встреч, переговоров; За время работы спланировала и организовала не менее 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа и ж/д билеты, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита и т.д.) Еженедельно организовывала 20 встреч и 5 собраний руководству компании Прием посетителей; Способствовала поддержанию позитивного имиджа фирмы путём эффективного делового взаимодействия с клиентами и партнёрами компании. Ведение электронного документооборота; Ежемесячно подготавливала для руководителя более 10 отчетов различной тематики и уровня сложности в программе 1C и Excel Организация и протоколирование совещаний. Достижения: - Выполнение заданий руководителя раньше срока на 5 дней. Разработала 3 должностные инструкции для сотрудников компании, что привело к увеличению эффективности работы на участке в 1,5 раза.

Выполняла требования Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и Положения о применении Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения; обеспечивала ведение делопроизводства согласно распределению должностных обязанностей службы делопроизводства горрайспецпрокуратуры; выполняла функции по обеспечению и обслуживанию работы руководства горрайспецпрокуратуры, подготавливать документы и материалы, необходимые для их работы; организовывала работу канцелярии, при наличии в штате прокуратуры нескольких работников службы делопроизводства, разрабатывает их должностные обязанности; обеспечивала своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению; · организовывала работу по регистрации, учету, хранению и передаче исполнителям документов текущего делопроизводства, по формированию дел и их сдаче на хранение; ·знакомила всех вновь принимаемых работников с Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации под роспись; осуществляла контроль за сроками исполнения документов, делать напоминания исполнителям о приближающихся сроках исполнения; возвращала документы, оформленные с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и Почтовых правил, на доработку; печатала исполненные оперативными работниками документы с соответствующим расположением всех реквизитов. знакомила по распоряжению горрайспецпрокурора работников с документами; организовывала прием посетителей к сотрудникам прокуратуры; обеспечивала сохранность проходящей служебной документации; выполняла указания и поручения руководства горрайспецпрокуратуры; согласовывала все вопросы отпусков, в том числе и за свой счет, ухода с работы, отгулов и т. п. с горрайспецпрокурором. вела табеля учета рабочего времени, оформление листков нетрудоспособности и других документов, подтверждающих зачисление, увольнение и перемещение сотрудников, состоящих и не состоящих в списочном составе; ведение личных дел и трудовых книжек технических работников.

- Принимала и распределяла более 150 входящих звонков в день с помощью офисной АТС. - Всегда вовремя подготавливала договоры и акты выполненных работ, своевременно вносила более 3500 в месяц заявок в базу. - Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Достижения: - Организовала бесперебойное снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Для этого провела всесторонний анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать их при планировании. Результатом стало стабильное обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым.