- Контроль бюджета командировочных расходов и оптимизация затрат. - Контроль бюджета на обучение и участия в конференциях, контроль согласования руководителем, контроль создания заявки сотрудником. - Контроль согласования внутренних документов и должностных инструкций руководителями в соответствии со сроками. - Учёт вакансий, регулярная сверка численности с отделом кадров и финансовой дирекцией, рекласс аутсорсеров - Предоставление доступа сотрудникам ПАО Мегафон к внутренним системам (создание учетных записей, предоставление доступов по необходимым ролям к системам, обработка запросов по восстановлению паролей, предоставлению доступов к stash.billing.ru, TestRail only, TeamCity совместно с ServiceDesk) - Поддержка структуры в Капасити (Создание/изменение структурных единиц, распределение новых сотрудников, переводы) -Учёт трудозатрат сотрудников (контроль полного и своевременного списания трудозатрат) - Поддержка процесса закупок. (Создание заявок в системе Новижн и контроль своевременного согласование заявок руководителем) - Администрирования проекта в системе JIRA (Создан дешборд для выставление и контроля выполнения задач по итогам встреч совещаний) - Организация мероприятий/Участие в подготовке регулярных мероприятий . Согласование первичной документации. Контроль оплаты. Сбор информации для подготовке к встречам. Создание опросов среди коллег. Подготовка повестки к совещаниям. - Протоколирование встреч. Контроль выполнения задач совещаний - Тревел поддержка руководителей - Работа в системе электронного документооборота.

Ведение договорной деятельности отдела, подготовка и согласование комплекта документов согласно корпоративным процедурам для проведения процедуры закупки, инициирование заключения договоров по направлению, в том числе в корпоративных информационных системах Мониторинг согласования договоров по направлению ИТ в том числе с использованием корпоративных информационных систем Контроль исполнения договорных обязательств по направлению и своевременного предоставления отчетных документов по договорам отдела в том числе контроль исполнения договорных обязательств ДиЗО. Контроль оплаты по договорам Составления бюджетов БДР и БДДС отдела Свод и контроль планирования и выполнения бюджета ДиЗО Сбор первичных бухгалтерских документов от контрагентов для казначейства и бухгалтерии. Подготовка сопроводительных документов, Сбор актов сверок с контрагентами. Обеспечение контроля документооборота отдела (бумажного и электронного), включая работы по регистрации, учету и хранению документов текущего делопроизводства т.ч. по e-mail, vip-net, ЕОСДО; Организация совещаний отдела, в т.ч. и выездных. Ведение протокола совещаний. Подготовка презентаций. Travel поддержка и оформление командировочных документов сотрудникам отдела. Осуществление контроля сроков исполнения документов и их правильного оформления

Помощник генерального директора Обязанности: Планирование‚ координация и ведение рабочего графика руководителя: - контроль выполнения поручений и распоряжений руководителя; - организация и координация внутренних и внешних встреч, совещаний, конференций, рабочих собраний - ведение протоколов совещаний - делегирование полномочий в целях оптимизации рабочего времени руководителя и достижения целей предприятия - ведение деловой переписки‚ в т.ч. с органами государственной власти - решение административных и организационных вопросов; - организация деловых и личных поездок (travel & visa support) - контроль качества и правильности составления документов; - поиск, обработка и анализ информации, подготовка презентационных материалов к заседаниям СД, совещаниям и встречам; - оформление и регистрация документации, ведение и контроль исполнения документов, поручений посредством электронного документооборота ЕАСИДО; - организация приема посетителей руководителя (заказ пропусков‚ сопровождение посетителей‚ заказ переговорных комнат‚ чай/ кофе) - выполнение поручений частного характера -координация работы секретарей и водителей

-Планирование рабочего дня руководителя - Организация и координация встреч и переговоров -Деловая переписка -Ведение электронного документооборота,(регистрация, хранение и учет поступающей документации, ведение архива -Взаимодействие со страховыми компаниями по вопросам страхования строительных рисков, взаимодействие с независимыми экспертами -Курирование и проверка правильности оформления комплекта документов дочерними компаниями и последующая их передача в банковские структуры -Travel поддержка (заказ гостиниц, билетов, подготовка командировочных документов) -Подготовка авансовых отчетов по командировкам -Подготовка презентаций и материалов к совещаниям -Координирование сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками -Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников -Составление графиков отпусков сотрудников -Административно-хозяйственная поддержка приемной -Координация работы курьерской службы -подготовка презентаций, отчеов

-Осущестление административной деятельности -Подготовка переговорных к проведению совещаний -Регистрация и перераспределение входящей документации -Прием и перераспределение входящих звонков - Административно- хозяйственная потдержка приёмнных и переговорных Оформление пропусков

-подбор персонала -обучение персонала бизнес процедурам -проведение систематических тренингов с персоналом -составление рабочих графиков -составление графиков отпусков -контроль качества исполнения бизнес процедур - осуществление административно-хозяйственной деятельности - учет финансовых результатов

- контроль качества исполнения бизнес процедур - учет финансовых результатов - кросс продаж услуг посетителям комплекса - организация процесса воспроизводства рабочей силы - контроль качества исполнения бизнес процедур; - ведение документации; - осуществление административно-хозяйственной деятельности