Выполнение задач, определенных руководителем, взаимодействие с контрагентами, сопровождение деятельности руководителя, сбор материалов и информации, подготовка документов для заключения договоров, контроль исполнения поставленных задач внутри отдела, документальное оформление решений руководителя (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, доверенности и регистрация их), ведение документооборота, заведение счетов-заявок в оплату, контроль их исполнения, ведение бюджета, организация встреч с партнерами, обеспечение жизнедеятельности офиса.

Организация документооборота с нуля. Административно-хозяйственная поддержка офиса.

Ведение делопроизводства (документооборота) в полном объеме, работа с документами, обработка и учет входящей и исходящей корреспонденции, приказы, служебные записки через 1С Документооборот. Прием и распределение телефонных звонков. Сканирование документов. Организация отправки и получения писем и их регистрация. Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений и задач руководства по протоколу. Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, продуктов, канцтоваров). Организация рабочего места новым сотрудникам. Контроль за порядком и чистотой. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями. Организация встреч, организация проведения совещаний, подготовка документов и материалов. Чай-кофе гостям и руководству. Координация работы курьеров. Отдельные поручения руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков. Сканирование документов. Делопроизводство в полном объеме. Прием и регистрация корреспонденции. Чай-кофе гостям и руководству. Ведение реестра договоров. Отправка/получение корреспонденции и ее регистрация. Посещение Почты России. Взаимодействие с госорганами по вопросам воинского учета. Заказ и учет канцтоваров. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка авиа и ж/д билетов. Бронирование гостиниц. Заказ визиток. Выставление счетов АХО на оплату в программе 1С, контроль за прохождением оплаты, сдача первичной документации в бухгалтерию. Ежемесячный финансовый отчет. Подготовка пропусков для гостей и новых сотрудников. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Взаимодействие с поставщиками АХО. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями. Курирование порядка в офисе. Отдельные поручения руководителя.

Организационное сопровождение деятельности управления (бронирование аудиторий для совещаний и IT-сопровождение, предоставление отчетов по запросам структурных подразделений (мед. центр, отдел кадров и т. д.), обеспечение функционирование офиса, взаимодействие с финансовыми и хозяйственными службами Академии, составление расписания руководителя и подготовка встреч руководителя, ведение документооборота, включая номенклатуру дел и ведение табеля, обеспечение исполнения поручений, поступивших через СЭД «Директум» (распределение задач по сотрудникам, контроль сроков исполнения, закрытие задач в системе), оформление документов (в т.ч. отчетных) в связи с командировками сотрудников, логистическое сопровождение деятельности управления, участие в организации международных мероприятий и визитов делегаций, оформление проходов иностранных граждан на территорию Академии во время отсутствия основного сотрудника, предоставление руководителю материалов и документов по вопросам деятельности управления.

Прием звонков от клиентов и сотрудников Лаборатории. Внесение информации по анализам пациентов, формирование бланков с анализами пациентов. Своевременная отправка данных.

Ведение делопроизводства (документооборота) в полном объеме, работа с документами, обработка и учет входящей и исходящей корреспонденции. Прием и распределение телефонных звонков. Сканирование документов. Организация отправки и получения писем и их регистрация. Посещение ИФНС и Почты России. Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, продуктов, канцтоваров). Организация рабочего места новым сотрудникам. Контроль за порядком и чистотой. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями. Отдельные поручения руководителей.

Прием и распределение телефонных звонков. Сканирование документов. Делопроизводство в полном объеме. Прием и регистрация корреспонденции. Координация поездок курьера. Отправка экспресс-отправлений и регистрация их. Заказ и учет канцтоваров. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка лекарств. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Взаимодействие с поставщиками АХО. Подготовка информационных материалов для конференций и выездных мероприятий. Регистрация клиентов на лекториумы и конференции. Заказ пропусков для посетителей и машиномест. Бронирование переговорных. Курирование порядка в офисе. Отдельные поручения руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков. Сканирование документов (8 почтовых ящиков). Делопроизводство в полном объеме. Прием и регистрация корреспонденции. Чай-кофе гостям и руководству. Координация поездок курьера. Отправка экспресс-отправлений и регистрация их. Заказ и учет канцтоваров. Заказ и учет расходных материалов. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка лекарств. Заказ авиа и ж/д билетов. Бронирование гостиниц. Заказ визиток. Выставление счетов АХО на оплату, контроль за прохождением оплаты, сдача первичной документации в бухгалтерию. Ежемесячный финансовый отчет. Ведение табеля. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Взаимодействие с поставщиками АХО. Контроль возврата ТМЦ при увольнении сотрудника в рамках своей компетенции. Курирование порядка в офисе. Поздравления сотрудников с ДР и организация праздников. Отдельные поручения руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков. Прием и регистрация корреспонденции. Чай-кофе гостям и руководству. Координация поездок курьера. Отправка экспресс-отправлений и регистрация их. Заказ и учет канцтоваров. Заказ и учет расходных материалов. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка лекарств. Заказ авиа и ж/д билетов. Бронирование гостиниц. Заказ периодики. Выставление счетов АХО на оплату, контроль за прохождением оплаты, сдача первичной документации в бухгалтерию. Заказ мебели. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы. Ежедневное обновление курса валют. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Взаимодействие с поставщиками АХО. Контроль возврата ТМЦ при увольнении сотрудника в рамках своей компетенции. Курирование порядка в офисе и на складе. Поздравления сотрудников с ДР. Отдельные поручения руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков. Прием и регистрация корреспонденции (вх/исх). Отправка писем. Чай-кофе гостям и руководству. Координация поездок курьера. Отправка экспресс-отправлений и регистрация их. Заказ и учет канцтоваров. Заказ и учет расходных материалов. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка лекарств. Заказ авиа и ж/д билетов. Оформление командировок и отчет по ним. Бронирование гостиниц. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы и водителя. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Взаимодействие с поставщиками АХО. Обеды и легкие закуски для руководства и их гостей. Поздравления сотрудников с ДР. Отдельные поручения руководителя.

Прием и распределение телефонных звонков. Прием и регистрация корреспонденции. Чай-кофе гостям и руководству. Координация поездок курьера. Отправка экспресс-отправлений и регистрация их. Заказ и учет канцтоваров. Заказ и учет расходных материалов. Заказ хоз. принадлежностей. Покупка лекарств. Заказ авиа и ж/д билетов. Бронирование гостиниц. Заказ периодики. Выставление счетов АХО на оплату, контроль за прохождением оплаты, сдача первичной документации в бухгалтерию. Ежеквартальный финансовый отчет. Контроль за выполнением обязанностей уборщицы. Ежедневное обновление курса валют. Подготовка рабочего места для нового сотрудника. Корпоративная мобильная связь Билайн, полное сопровождение. Взаимодействие с поставщиками АХО. Контроль возврата ТМЦ при увольнении сотрудника в рамках своей компетенции. Поздравления сотрудников с ДР. Отдельные поручения руководителя.

Прием вх./исх. корреспонденции, работа с курьерами, обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, чаем/кофе, бытовой химией, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, встреча посетителей. Продвижение сайта, первичное общение с клиентами-покупателями заграничной недвижимости. Контроль за работой уборщицы. Заказ хоз. принадлежностей, расходных материалов, продуктов питания. Обеды для руководства и гостей, легкие закуски. Отдельные поручения руководства.

Прием вх./исх. корреспонденции, работа с курьерами, обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, чаем/кофе, бытовой химией. Архивирование и передача документов на хранение. Сбор документов дня, заказ рекламы и оформление зала, прием, учет хранение всех видов Банковских карт и ПИН-конвертов к ним, а также подготовка и передача на уничтожение невостребованных карт. взаимодействие с обслуживающими Банк службами, формирование юр. дел клиентов, проверка и передача на исполнение, в т. ч. с использованием средств электронного документооборота, документов по операциям с ПИФами и пенсионными продуктами, проверка и передача на исполнение пакета документов по кредитным продуктам Банка, передача и контроль расчетных документов клиентов в рублях.

Прием входящих/исходящих документов, звонков, расшифровка телеграмм, делопроизводство.