- взаимодействие со спикерами и модераторами сессий - получение сценариев сессий от ответственных (модераторы / отв. лица), передача сценариев сессий спикерам - получение тезисов, биографических справок спикеров - содействие в вопросах организации логистики спикеров (информирование по аккредитации, проживанию, перелету, визовой поддержке - написание официальных пригласительных и рассылка информационных писем - контрактное лицо для спикеров по деловой программе перед ВЭФ и на площадке ВЭФ

Взаимодействие с официальными делегациями Государства Катар в рамках участия в ПМЭФ-2021; Подготовка программ визитов делегаций, их обновление и передача в соответствующие центры проекта; Обеспечение протокольной поддержки и координация визитов делегаций в Российскую Федерацию в рамках участия в ПМЭФ-2021

- Подготовка программной архитектуры и концепции участия на форуме Proagrotalk 2021 - Разработка концепции сессий и интеграция спикеров - Коммуникация со спикерами на тему подготовки к участию - Предложение новых форматов и идей возможного сотрудничества

- Планирование стратегии информационной поддержки участников мероприятия - Управление программой гостеприимства онлайн регистрация размещение гостей покупка авиа жд билетов организация транспорта - Координация команды по информационной работе с участниками Работа с претензиями клиентов и урегулирование вопросов

- Обучение временного персонала в соответствии с принятой международной программой (на основе опыта проведенных мероприятий компании VISA в качестве партнера) - Сопровождение процесса оформления и адаптации персонала - Планирование и координация транспортной логистики и расстановки персонала - Оперативное принятие решения и выполнение поставленных задач - Подготовка отчетности

Подготовка и проведение более 20 мероприятий государственного и международного уровня, такие как: *FIFA 2018 (Спонсорская программа компании VISA); *IAIS - Заседание комитетов Международной ассоциации органов страхового надзора и Глобального семинара для страховых регуляторов и участников рынка; *EAS - Встреча старших должностных лиц и экспертов в области общественного здравоохранения; *FIFA 2015 - Предварительная жеребьевка; *Олимпийские Игры в Сочи 2014; *Московский Финансовый Форум; *Ялтинский международный экономический форум; *SPIEF - Петербургский международный экономический форум; *St.Petersburg International Cultural Forum - Санкт-Петербургский международный культурный форум. *BRICS - Председательство России в БРИКС 2015-2016; *Саммит Глав государств и правительств «Группы Двадцати»; *APEC - Форум «Азиатско-тихоокеанское экономическое сотрудничество»; *IFC - Международный банковский конгресс и др; Опыт работы в качестве менеджера проектов /делегат-менеджера: - помощь в составлении плана подготовки мероприятия - информационная и организационная поддержка Глав делегаций и участников мероприятий - осуществление постоянной связи организационной команды и участников в период подготовки мероприятий - взаимодействие напрямую с иностранными делегациями и обеспечение своевременного получения участниками всей необходимой информации о датах, сроках и местах проведения деловых и культурных мероприятий, общей информацией о принимающей стране, традициях, дресс-коде, здравоохранении и т.д. - помощь в составлении деловой программы мероприятия - предоставление детальной программы заседаний и расписания культурных мероприятий города - навигационное оснащение площадки проведения мероприятия - установление деловых контактов и проведения деловых переговоров - написание информационных поводов, помощь в размещении информации о мероприятиях на сайте компании - взаимодействие с подрядчиками: типографии, проектно-производственные компании и т.д. - подготовка необходимых отчетных документов Опыт работы в качестве HR-специалиста: - Организация эффективной системы поиска, отбора и найма сотрудников на проекты компании от 60 чел. и более - Взаимодействие с целевыми источниками поиска персонала - Проведение групповых и личных собеседований - Обучение временного персонала - Сопровождение процесса оформления и адаптации персонала - Разработка и заказ формы для временного персонала - Составление отчетности Обязанности в качестве специалиста по направлению делегат-менеджмент: - Сопровождение высокопоставленных лиц - Взаимодействие с протокольными службами министерств РФ - Администрирование и координация работы персонала - Информационная поддержка участников мероприятия - Подготовка и реализация информационной полиграфической продукции взаимодействие с подрядчиками (дизайнеры, типографии); - Подготовка и составление отчетов Опыт работы в качестве администратора конференц-зала: - Контроль технологии работы подконтрольного персонала и технического персонала подрядчиков - Контроль готовности зала к заседанию - Постановка задач персоналу для обеспечения работы мероприятия, проходящего в зале - Выявление проблемных вопросов, связанных с обеспечением проведения мероприятия на вверенном участке площадки, их локализация и разрешение - Обеспечение подконтрольного временного персонала оперативной информацией по мероприятию и последующий контроль ее знания - Обеспечение отсутствия жалоб со стороны участников Форума по вопросам обслуживания конференц-залов - Предоставление итогового отчета по итогам мероприятия Опыт работы в качестве координатора транспортной и информационной службы: - координация временного персонала - информационная поддержка участников - консультирование участников о транспортном обслуживании на мероприятии - связь с водителем выделенного автомобиля, с персональным ассистентом; - координация действий команды Транспортного информационного стола с ключевыми представителями команды транспорта на объекте и менеджерами клиентских групп - помощь в решении любых вопросов по транспортному обслуживанию - успешное выполнение поставленных задач - подготовка и составление отчетов

Контроль готовности зала к сессии: - тестирование каждого элемента конгрессного оборудования: звукоусиление, синхронный перевод, презентационное, свет - проверка наличия графических заставок, звуковых файлов и видео файлов сессии на презентационных ноутбуках - проверка работы аппаратов синхронного перевода - размещение и раскладка рекламно-информационных материалов при необходимости - контроль наличия раздаточных материалов, воды, именных англоязычных табличек для докладчиков, приемников синхронного перевода в президиуме в соответствии с регламентом рассадки - проверка присутствия на своих рабочих местах переводчиков-синхронистов и передача им всех необходимых материалов Постановка задач персоналу для обеспечения работы мероприятия, проходящего в зале: - расстановка подконтрольного персонала по местам работы с инструктажем - обеспечение ограниченного доступа участников в зал во избежание шума при входе/выходе участников - выявление проблемных вопросов, связанных с обеспечением проведения сессии, их локализация и разрешение - предоставление временному персоналу необходимой информацией по мероприятию (площадка с инфраструктурой, порядок проведения сессий, программа мероприятия, сервисы, схема площадки) и последующий контроль ее знания - предоставление итогового отчета по заполненности зала во время проведения сессий по итогам мероприятия