- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора компании; - фиксирование печати на товарных накладных, официальных письмах; - документооборот электронный и бумажный, большой объем. - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение); - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам. - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление, отправление срочных писем ( непосредственно на почте заказным письмом за наличный расчет); - покупка марок. - оформление доверенностей у бухгалтера на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; - по поручению Генерального директора и сотрудников компании выполнение копировально-множительных работ; - по поручению менеджера проекта брошюрование программ мероприятия, прошивка договоров. - рассылка закрывающих документов делегатам и экспонентам после проекта. - заказ фирменных конвертов, папок, пакетов компании (по мере необходимости). - Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения по электронной почте. - Организация встречи посетителей и гостей компании. - Обеспечивает жизнедеятельность офиса: - Выполнение всех поручений руководителя. - Заказ воды по мере необходимости. - Заказ канцелярии по мере необходимости. - Заказ продуктов питания и посуды для сотрудников компании. - Контроль чистоты и исправности работы бытовой техники (холодильник, кофе машина, микроволновая печь, кулер. - Контроль наличия туалетной бумаги, полотенец для рук, мыла, освежителя воздуха в туалете. - Заказ и контроль расходных материалов для уборщицы (туалетная бумага, жидкое мыло, салфетки, мешки для мусора, жидкость для мытья полов, освежитель воздуха, перчатки, тряпки, жидкость для мытья посуды) . Донесение до уборщицы пожеланий сотрудников относительно уборки офиса. - Оформление пропусков на автомобили. - Взаимодействие с клининговой компанией по мере необходимости. - Заказ санитарной обработки кулеров по мере необходимости. - Организация и контроль за соблюдением сотрудниками компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией. - Покупка цветов и подарков (сбор денежных средств) сотрудникам компании. - Координация и контроль работы: - курьеров, заказ ежедневно. - уборщицы. - активное взаимодействие с управляющей компанией бизнес центра (оформление/замена пропусков сотрудников и авто, оформление заявок на работу в праздничные и выходные дни, получать разрешение на разгрузку), урегулирование всех проблем мешающих нормальному рабочему процессу (шумы от ремонтных работ, грязь, работа грузовых и пассажирских лифтов, работа электричества, вентиляции, воды). - контроль работы водителя и грузчиков на выезде на мероприятие. - снятие показания приборов учета воды и электроэнергии последним числом каждого месяца, передача данных в управляющую компанию. - контроль за состоянием складского помещения, поддержание порядка, освобождение от ненужной печатной продукции по мере необходимости. - заказ расходных материалов для проведения конференции: вода, кулеры, посуда, продукты питания. (сбор информации у менеджера проекта и сотрудников, задействованных в проекте) -заказ грузового автомобиля и грузчиков для работы на проекте, контроль работы при выезде и заезде. - своевременное оформление пропусков на автомобили - оформление списков вывозимых материальных ценностей на проект (сбор информации у менеджера проекта и сотрудников, задействованных в проекте) - заказ расходных материалов для уборщиц на проект - помощь менеджеру проекта (принять на склад печатную продукцию, сброшюровать программы мероприятия, проставить печати и прочее) - в отсутствие сотрудников в офисе на время проведения проекта, консультировать делегатов по проектам, записывать информацию, передавать ее адресату по электронной почте.

Поддержание порядка, уюта и комфорта в офисе, своевременное обеспечение водой, канцтоварами и пр.; Обеспечение своевременной отправки и получения закрывающих документов для контрагентов и клиентов; Участие в бюджетировании офисных расходов, оформление заявок на оплату счетов; Выполнение поручений руководителя; Прием входящих звонков, предоставление информации по проектам компании, документооборот; Заказ такси,покупка цветов. Контроль работы грузчиков, уборщика, почтальона, водителя-экспедитора.

Встреча и прием посетителей клиники. Выполнение поручений руководителя. Прием входящих звонков, предоставление информации об услугах клиники, запись на прием.