Организация работы приемной главного редактора (документооборот: регистрация, маршрутизация, контроль исполнения), оформление договоров, писем, гонорарных ведомостей, взаимодействие с писателями, художниками, подписчиками, министерствами.

Полная административная поддержка деятельности руководителя компании: организация выездных и внутренних встреч; совещаний (протоколирование; контроль исполнения принятых решений); составление официальных писем/запросов от лица руководителя; ведение делопроизводства ЭДО/бумажный документооборот (регистрация; систематизация; согласование; постановка на контроль; архивирование); ведение базы данных по контрагентам; тайм-менеджмент; оформление командировок; авиа/жд билетов; бронирование отелей; ведение календаря руководителя в Outlook; встреча гостей; взаимодействие с гос. органами; контроль/организация работы секретарей reception; сотрудников АХО; водителей; курьеров; клининговой службы.

Ведение делопроизводства и документооборота Управления по Развитию Агентских и Партнерских Программ Коммерческой дирекции; обновление базы данных по контрагентам/договорам; размещение договоров, доп. соглашений/иных приложений в электронном виде на портале компании; контроль дебиторской задолженности; формирование и отправка ежемесячной финансовой документации контрагентам (закрывающие документы); контроль своевременного возврата финансовой документации от контрагентов; контроль порядка оформления документов в соответствии с регламентами компании; согласование/подписание документов; взаимодействие с юридическим департаментом по вопросу контроля сроков исполнения договоров, пролонгации, изменения условий, расторжения; взаимодействие с бухгалтерией, транспортным отделом, курьерскими службами, секретарями reception, сотрудниками клининга, руководителем АХО, клиентами и партнерами компании по текущим вопросам.

Документооборот (СЭД - согласование, контроль исполнения); делопроизводство (оформление, систематизация, сдача в архив); регистрация входящей/исходящей документации; оформление протоколов совещаний; ведение договорных баз данных; организация тайм-менеджмента; оформление командировок; работа с эл. почтой (переписка с контрагентами и внутренними службами по текущим вопросам); составление сводной номенклатуры дел; согласование/подписание документов компании; оформление типовых форм договоров; контроль исполнения распоряжений руководства; работа с мини-АТС; оргтехникой; подготовка пакета документов для тендеров; взаимодействие с нотариусом и юридическим департаментом; организация тайм-менеджмента; заказ авиа и ж/д билетов; бронирование переговорных комнат; помощь кадровому департаменту в подборе кандидатов на административные позиции; помощь в адаптации новых сотрудников; контроль работы личных водителей; внутренней курьерской службы; секретарей reception; сотрудников клининга; взаимодействие с DHL; TNT; Пони-Экспресс; Почтой России; участие в организации корпоративных мероприятий; семинаров; обеспечение бесперебойной работы приемной первого лица компании.

Составление организационно-распорядительных документов; протоколов совещаний; типовых форм договоров и доп. соглашений; ведение документооборота (СЭД - согласование, контроль исполнения); делопроизводства (оформление дел, систематизация, архивирование); регистрация входящей/исходящей документации; ведение регистрационных журналов; обновление базы данных членов Правления Фонда; членов Попечительского совета Фонда; контрагентов; контроль исполнения распоряжений руководства; работа с эл. почтой (ведение календаря руководителя в Outlook; переписка с реставрационными и строительными организациями/контрагентами); работа с мини-АТС; оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, принтер); бронирование гостиниц, отелей; оформление виз, з/паспортов; заказ авиа и ж/д билетов; оформление командировок; контроль встреч VIP-персон в аэропортах; обеспечение офиса необходимыми принадлежностями (канц. товары; вода, чай, кофе); контроль работы транспортного отдела; курьерской службы; клининга; взаимодействие с государственными структурами (Министерства; Правительство).

Составление писем, приказов, распоряжений; протоколов совещаний/заседаний; ведение делопроизводства (регистрация входящей/исходящей документации), составление сводной номенклатуры дел организации, оформление дел для передачи в архив; согласование/подписание документов компании; контроль исполнения распоряжений руководства; прием звонков (мини-АТС); работа с эл. почтой (календарь руководства в Outlook); обновление базы данных по контрагентам; переписка с контрагентами по текущим вопросам; бронирование гостиниц, отелей; оформление з/паспортов; виз; командировок; контроль работы транспортного отдела, курьерской службы, секретарей reception; региональные командировки (Татарстан; Башкирия).

Делопроизводство (входящая/исходящая документация, составление сводной номенклатуры дел, сдача в архив); согласование/подписание документов компании; организация отправки документов контрагентам; контроль исполнения распоряжений руководства; прием звонков (мини-АТС); оформление типовых форм договоров и доп. соглашений; переписка с контрагентами по текущим вопросам; организация тайм-менеджмента; оформление командировок; виз; приглашений; протоколирование совещаний; отслеживание возврата документации от контрагентов; ведение баз данных; полная административная поддержка Управления и приемной руководства.