Ведение и координация рабочего графика руководителя (встречи, мероприятия, поездки). Организация командировок и деловых поездок. Подготовка и организация встреч, переговоров и мероприятий. Планирование и контроль выполнения задач. Ведение делопроизводства и документооборота. Подготовка проектов договоров и соглашений. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Организация и контроль хранения документов. Коммуникация и взаимодействие: Поддержание деловых контактов с партнерами и клиентами. Ведение переговоров и переписки от имени руководителя. Координация работы с другими отделами и сотрудниками. Аналитика и подготовка информации: Сбор, анализ и систематизация необходимой информации. Подготовка отчетов, презентаций и других аналитических материалов. Поиск и анализ информации для принятия решений. Управление проектами: Контроль за ходом выполнения проектов. Организация и координация работы проектных команд. Управление ресурсами и бюджетом проектов. Выполнение личных поручений руководителя. Поиск и привлечение подрядчиков и поставщиков. Внедрение новых технологий и оптимизация бизнес-процессов. Сопровождение руководителя на встречах и переговорах.

Планирование рабочего дня руководителя. Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства. Ведение электронного и бумажного документооборота. Оформление договорной документации, выставление счетов и актов. Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией. Протоколирование деловых встреч и совещаний. Формирование бюджета по АХО. Организация приёма посетителей. Работа с банками, контроль дебиторской задолженности. Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок. Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники). Ведение табеля учёта рабочего времени. Взаимодействие со всеми отделами компании. Информационно-аналитическая поддержка руководителя. Поддержание порядка в офисе.

Ведение делопроизводства и документооборота в отделе. Работа в 1С (ЗУП) Поиск и анализ данных, участие в маркетинговых исследованиях (Excel и Word) Работа с тендерными площадками на английском языке (онлайн) Ведение деловой переписки английском языке (организации встреч, follow-up, etc.) Работа с маркетинговыми материалами, поддержание бизнесаккаунтов в соц.сетях Ведение системы по ключевым контактам (CRM)

Работа с тендерными площадками, СПбМТСБ. Ведение делопроизводства и документооборота в отделе. Выполнение возложенных основных задач и функций, приказов и указаний вышестоящего руководителя. Осуществление своевременной и четкой увязки работ отдела с другими отделами. Участие в заключении хозяйственных и финансовых договоров, касающихся поставки продукции, обеспечение выполнения договорных обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок). Контроль соблюдения дисциплины при выполнении заданий и обязательств по поставкам продукции и их соответствию хозяйственным договорам. Управление реализацией проектов по продукции, изготавливаемой предприятием, в том числе контрактов и инициативных работ в соответствии с утверждёнными сроками, бюджетами и техническими заданиями: Проведение аналитических исследований, направленных на изучение конъюнктуры рынка на выпускаемую предприятием продукцию. Полное ведение и отслеживание проектов по продукции, изготавливаемой предприятием, на всех стадиях жизненного цикла с контролем основных показателей (результаты, сроки, бюджет, риски, изменения, команда, коммуникации). Организация эффективного взаимодействия всех участников проектной команды. Обеспечение условий для участия предприятия в различных выставках и мероприятиях. Работа в программе управленческого учета предприятия (планирование в рамках отдела), «Битрикс» (размещение новостей, обучающего материала, тестов и пр. на портале отдела). Организация рабочих мест для сотрудников отдела. Ведение учета рабочего времени сотрудников отдела. Участие в разработке должностных инструкций работникам отдела с учетом действующих отраслевых нормативных документов по охране труда, технике безопасности и внесение изменений, дополнений (при необходимости) в должностные инструкции. Соблюдение техники безопасности, недопущение отступлений от законодательства о труде. На время отсутствия начальника отдела исполнение его обязанностей и несение ответственности за их исполнение. Дополнительные обязанности, в том числе по системе менеджмента качества (СМК): Участие в разработке и корректировке нормативной базы предприятия - методологических инструкций, внутренних стандартов и положений.

Разработка стратегии развития компании: анализ рынка, конкурентов, продаж и прочей информации о хозяйственной и другой деятельности предприятия. Формирование политики цен и скидок: оправдание спроса на продукцию, услуги компании, просмотр рынка, определение «правильных» цен, увеличение доходности компании. Разработка мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объемов продаж. Управление продажами (выполнение планов, построение бизнес-процессов, управление отделом, обучение, мотивация, разработка КТУ, учет и автоматизация работы). Организация поддержки продаж внутри предприятия. Организация и развитие новых направлений деятельности предприятия. Ведение переговоров с потенциальными и существующими заказчиками Составление, контроль и изменение краткосрочных стратегий. Контроль эффективности использования ресурсов. Разработка и реализация ценовой и маркетинговой политики предприятия. Документооборот.

Планирование рабочего дня руководителя. Техническое обеспечение работы руководителя. Участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах. Ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня. Доведение к сведению сотрудников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководителя и контроль их исполнения. Разработка и представление в установленном порядке предложения по вопросам планирования работы. Сбор информации, подготовка и предоставление руководителю аналитических, информационных, справочных и других отчетов. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя. Организация подготовки презентаций, докладов, выступлений. Организация работы с документами. Подготовка соглашений с российскими и иностранными партнерами, исполнение, отслеживание. Работа с российскими партнерами, ассоциациями и организациями. Перевод ежедневной корреспонденции для руководителя от иностранных партнеров. Переводы материалов с иностранных языков.

Разработка стратегии развития компании: анализ рынка, конкурентов, продаж и прочей информации о хозяйственной и другой деятельности предприятия. Формирование политики цен и скидок: оправдание спроса на продукцию, услуги компании, просмотр рынка, определение «правильных» цен, увеличение доходности компании. Разработка мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объемов продаж. Управление продажами (выполнение планов, построение бизнес-процессов, управление отделом, обучение, мотивация, разработка КТУ, учет и автоматизация работы). Организация поддержки продаж внутри предприятия. Организация и развитие новых направлений деятельности предприятия. Ведение переговоров с потенциальными и существующими заказчиками Составление, контроль и изменение краткосрочных стратегий. Контроль эффективности использования ресурсов. Разработка и реализация ценовой и маркетинговой политики предприятия.

Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя. Участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах. Ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный. Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму. Организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя. Ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции; сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя. Доведение до сотрудников подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения. Подготовка рамочных соглашений, договоров с российскими и иностранными партнерами, исполнение, отслеживание. Работа с российскими и иностранными партнерами, ассоциациями и организациями.

Организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя. Ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции; сбор и подготовка и перевод аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя. Оформление виз для руководителя; организация визовой поддержки представителям организаций-партнеров; Подготовка материалов к совещаниям, протоколы совещаний; подготовка информации по конкретным запросам. Организация и проведение мероприятий с участием закрепленных зарубежных партнеров.

Работа по осуществлению экономической деятельности предприятия; подготовка исходных данных для составления проектов бизнес-планов предприятия; выполнение расчетов по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимым для производства и реализации выпускаемой продукции.