Регистрация и распределение входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции и документов, составление и согласование договоров, запрос документов. Делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив). Ведение кадрового документооборота. Осуществление перевода архивных документов в электронную форму. Контроль сотрудников и ведение табеля учёта. По мере необходимости совершение поездок для доставки документации, доставка через курьерскую службу. Передача документов в другие подразделения предприятия и контроль их исполнения. Поиск и подборка документов по запросу. Ведение журналов исходящей и входящей почты. Группирование документов в соответствии с номенклатурой и сроками хранения, другие операции с архивным фондом. Регистрация и хранение приказов компании. Проверка правильности оформления документов. Ведение электронного документооборота.

Работа с текущими документами, их подготовка для архивного хранения; работа с документами в электронном документообороте 1С; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; устные справки по телефону в пределах полномочий; рассылка почты и информации по электронной почте; работа с первичными бухгалтерскими документами (получение, ксерокопирование, сканирование, отправка, упорядочивание для архивного хранения); подготовка, согласование и оформление приказов, распоряжений и других нормативных документов; работа с офисной техникой (ПК, факс, ксерокс); проверка правильности оформления документов; временное исполнение обязанностей секретаря в полном объеме в период его отсутствия (по болезни или отпуск). Организация проведения совещаний (рассылка приглашений, сбор и пересылка документов для совещаний) и протоколирование принятых на совещании решений. Работа с корреспонденцией фирмы - регистрация, отправление и прием почты. Работа с курьерскими службами, Почтой России Travel-поддержка руководителей и сотрудников компании (бронирование гостиниц, заказ билетов). Подготовка конкурсной документации, составление коммерческих предложений, подбор документации по перечню, составление конкурсной заявки.

1. Личный помощник руководителя. 2. Организация встреч, совещаний, переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), оформление протоколов. 3. Передача служебной информации руководителю. 4. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением исполнителям. 5. Контроль выполнения поручений руководителя. 6. Делопроизводство, составление справочно-информационных, организационно-распорядительных документов, деловая переписка. 7. Регистрация входящих/исходящих документов. 8. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю. 9. Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 10. Чай-кофе руководителю. 11. Работа с курьерами. 12. Оперативный поиск, обработка, анализ необходимой информации по различным темам. 13. Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 14. Выполнение отдельных служебных поручений руководителя. 15. Организация материально-технического обеспечения кабинета руководителя, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. 16. Координирование и контроль работы водителя. 17. Участие в решении административно-организационных вопросов. Организация корпоративных мероприятий. Контроль дней рождения сотрудников и организация поздравлений. 18. Обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, канцелярские и хозяйственные товары, мебель, аварийные и ремонтные службы и т.п.). 19. Регистрация входящих/исходящих документов. 20. Личный помощник руководителя. 21. Ведение телефонных переговоров с представителями различных организаций. 22. Ведение деловой переписки, а также контроль за документооборотом компании.

Ведение электронного документооборота; регистрация входящей, исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений руководства, внутренних документов; сканирование документов; доведение до исполнителей, согласно резолюций руководителей; проверка правильности оформления писем, организационно -распорядительной документации. Оптимизация работы курьеров. Составление номенклатуры дел и актов на уничтожение; участие в подготовке регламентирующих документов по направлению деятельности; контроль исполнения поручений. Ведение табеля учета рабочего времени (11 человек). Подготовка нормативных документов в сфере документооборота (Альбом унифицированных форм документов организации); согласование проектов ОРД организации. Опыт оперативной работы с большим объемом документов.

Ведение документооборота (оформление и учет документов, рассылка и ознакомление с приказами и распоряжениями; формирование и ведение документального и электронного архива.); Входящая/исходящая документация: обработка, сопровождение, контроль доставки адресату; Составление приказов и распоряжений, контроль их исполнения; Подготовка, контроль сроков согласования структурными подразделениями компании и внешними контрагентами договоров и иных документов, процедура их визирования, ведение единого реестра договоров и иных документов компании, организация отправки документации по адресам и отслеживание сроков ее возврата, направление и получение договоров с подписания контрагентами, сканирование и внесение договоров и иных документов в электронный архив, оформление и выдача Доверенностей, ведение журнала доверенностей, приём к учёту договоров и Актов, проверка представленного комплекта документов, внесение сведений в систему. Планирование, организация, централизация и совершенствование системы документального обеспечения компании, контроль за состоянием делопроизводства в СЭД Директум; Методическое сопровождение деятельности компании: разработка положений, регламентов и правил оформления, обработки и ведения делопроизводства; Ведение системы электронного документооборота: участие в постановке задач и контроль исполнения, эксплуатация системы Ведение реестров документации и базы данных по контрагентам. Формирование норм ведения архива компании (систематизация хранения и выдачи документации, составление номенклатуры дел, нормы хранения) Осуществление контрольных функций передачи документов в архив компании (сверка документов) Систематизация и хранение документов текущего архива, контроль выполнения установленных правил, табель учета рабочего времени сотрудников подразделения, заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для оформления виз, регистрация на мероприятия (выставки, семинары и тд.) Достижения: оптимизация процессов внутри структурного подразделения, непосредственное взаимодействие по вопросам делопроизводства с первыми лицами компании.

Должностные обязанности и достижения: Работа с двумя руководителями (Директор по строительству и Технический директор) Планирование рабочего дня руководителей, выполнение поручений, организация встреч и совещаний, протоколирование, решение административных вопросов, контроль работы подразделений, доведение задач руководителя до исполнителей и контроль их выполнения, деловая переписка, подготовка документации, фильтрация информационных потоков руководителя. Работа с отчетностью руководства, электронный документооборот, делопроизводство, контроль исполнения резолюций. Прием посетителей. Административная и техническая поддержка руководителей. Работа с почтой двух руководителей (фильтрация, отчет). Разные поручения в том числе и личного характера.

Обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя; организация документооборота; делопроизводство, регистрация входящей и исходящей корреспонденции; планирование рабочего дня руководителя; контроль исполнения документов и поручений руководителя; подготовка совещаний, ведение и оформление протоколов; организация приема посетителей; ведение телефонных переговоров, прием и распределение звонков; заказ билетов, бронирование гостиниц; оформление виз, подготовка и сбор различных документов, организация работы курьера. - сбор и комплектация необходимых документов - общение и ведение переписки с организациями, контрагентами. Ведение счетов компании, переписка с контрагентами, частичная бухгалтерия, формирование отчетов для финансового отдела, табель, вся хозяйственная деятельность компании, командировки сотрудников и руководящего персонала.

Осуществление работы по организационно - техническому обеспечению административной деятельности; прием телефонных звонков; Личный помощник Генерального и Исполнительного директора; чай, кофе посетителям, планирование рабочего дня руководителей; просмотр поступающей документации, регистрация документов в электронной базе и передача документов адресатам, ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением ПК, подготовка документов и материалов необходимых для работы, составление писем, запросов, приказов, распоряжений, обеспечение офиса хозяйственными, канцелярскими товарами, заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление новых сотрудников, оформление путевых листов, документооборот, прием посетителей, проведение инвентаризации, ведение деловой переписки, контроль над исполнением приказов и распоряжений руководства, выполнение поручений руководителя, плюс обязанности менеджера по персоналу (работа с кадровыми агентствами, подбор персонала, кадровая работа (ведение личных дел сотрудников, заполнение табелей сотрудников компании), уверенный пользователь ПК, офисных программ, интернета. Работа на компьютере и орг-технике,информирование директора по интересующим его вопросам, структурирование информации, организация встреч, переговоров, протоколирование,осуществление контроля исполнения документов и поручений руководителя, организация совещаний, отправка корреспонденции ПОЧТА РОССИИ, DHL, подготовка учредительных документов к тендерам.

Ответы на телефонные звонки, организация и проведение встреч руководителя с потенциальными партнерами, планирование рабочего дня руководителя, выполнение разовых поручений (оформ-ление командировок, билеты, визы). Подготовка материалов для участия в совещаниях, заседаниях и прочих организационных мероприятиях. Работа на компьютере и орг-технике,информирование директора по интересующим его вопросам, структурирование информации, организация встреч, переговоров, протоколирование,осуществление контроля исполнения документов и поручений руководителя, отправка корреспонденции ПОЧТА РОССИИ, DHL.