Распределение функциональных обязанностей между сотрудниками.  Контроль за исполнением сотрудниками отдела своих обязанностей и соблюдением трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.  Организация подготовки проектов ответов на запросы государственных учреждений, компетентных органов и на заявления граждан, отписанных на рассмотрение в отдел.  Контроль за соблюдением сроков исполнения документов и их правильным оформлением. Проведение мероприятий по совершенствованию и модернизации деятельности отдела. Обеспечение сохранности, эффективности и целевого использования оборудования и имущества отдела.  Диагностика причин кризисной обстановки Разработка и реализация комплексов мероприятий по устранению причин возникновения кризисной ситуации Улучшение взаимодействия с другими структурными подразделениями | отделами. Принятие важных решений в нестандартных ситуациях. Регулирование конфликтных ситуаций. Документооборот Архив Ведение отчетности Ведение аналитики по работам Оформление протоколов, актов Общение с заявителями Написание приказов Написание регламентов Подготовка отчетов, презентаций для руководства.

Планирование и координация рабочего графика руководителя. Согласование графика, встреч, звонков, переговоров, приемов и иных действий, ведение календаря; Административная и информационная поддержка руководителя. Оперативный поиск любой информации по поручению руководителя; Документационная поддержка деятельности руководителя; Работа в системе МЭДО Планирование, организация совещаний: сбор необходимых материалов, оповещения участников совещаний (место, дата , время). Ведение деловой переписки, переговоров по поручению руководителя. Организация тревел поддержки. Работа с технической и прочей документацией.

Открытие call-центра федеральной службы Контроль за работой специалистов отдела Создание инструкций по работе в программах и в отделе, регламентов для сотрудников, скриптов разговора. Создание и ведение отчётности Написание ТЗ для программ для автоматизации Взаимодействие регионами Взаимодействия с Фондами Контроль за исполнением Выполнение указаний вышестоящего руководства Подготовка материалов для совещаний Контроль за работой программ Контроль за работой телефонии Обучение персонала, выявление ошибок и своевременное их устранение. Взаимодействие с другими управлениями

Контроль за открытием визовых центров в России. Полное сопровождение и обучение руководителей и сотрудников услугам компании от продажи до открытия офиса онлайн, командировки. Контроль за работой и продажами услуг каждого регионального офиса (35 офисов). Контроль за предоставляемыми услугами центрального офиса согласно договору. Организация и проведение онлайн встреч. Организация и проведение обучающих семинаров на территории центрального офиса в Москве. Участие в разработке скриптов и контроль их использования Проведение собеседований при найме сотрудников, взаимодействие с HR по вопросам поиска персонала. Урегулирование конфликтных ситуаций, работа с претензиями Организация и контроль за разработкой и внедрением любого вида рекламы. (Соц.сети, интернет Реклама, буклеты, съёмки рекламного ролика и т.п.) Работа в офисе Прием документов от клиентов Работа в CRM программе Документооборот Построение логистики курьера Организация работы сотрудников в офисе Работа с ВЦ и консульствами Сбор и подача документов для аккредитации в консульства основных направлений Работа в 1С программе Работа с отчётами Работа с актами Работа с договорами Переговоры с партнерами Выполнения поручений Директора компании.

Руководство отделом (в прямом подчинении 10 человек). Оперативное управление отделом: организация работы отдела ,,с нуля,, координация, контроль выполнения работы. Работа с претензиями от клиентов и решение сложных ситуаций в оформление виз Оформление туристических виз в страны Европы, Азии, Южной и Северной Америки Организация работы оформления виз для групп Оформление бизнес виз консультация сотрудников по вопросам оформления виз в разные страны консультации по телефону клиентов координация работы регионального офиса подготовка пакета док-ов к аккредитации в консульство составление отчета о проделанной работе визового отдела контролирование работы менеджеров визового департамента оформление служебных записок и отчетов для бухгалтерии по финансированию виз за наличный и безналичный расчёт организация и ведения делопроизводства ведение деловой переписки навыки использования офисной, множительной и копировальной техники. Работа в программе 1С участие в подборе персонала визового департамента

Консультация по телефону об услугах компании Продажа услуг компании Ведение клиента от звонка до закрытия Прием документов на визу и передача пакета в отдел обработки Ведение отчетности о проделанной работе

Руководство отделом (в прямом подчинении 2 человека). • Оперативное управление отделом: организация работы, координация, контроль выполнения работы. • Составление бюджета и расходов отдела. • Оформление туристических виз в страны Европы, Азии, Южной и Северной Америки • консультация сотрудников по вопросам оформления виз в разные страны • консультации по телефону туристов/агентств • размещение, обновление информации на сайте компании (по визам) • подготовка пакета док-ов к аккредитации в консульство • составление отчета о проделанной работе визового отдела • контролирование работы менеджеров визового департамента • оформление служебных записок и отчетов для бухгалтерии по финансированию виз за наличный расчет • организация и ведения делопроизводства • ведение деловой переписки • навыки использования офисной, множительной и копировальной техники * Организация рекламной рассылки для клиентов * Поиск новых поставщиков продукта, заключение договоров

Руководство отделом (в прямом подчинении 20 человек). Оперативное управление отделом: организация работы, координация, контроль выполнения работы. Контролирование работы менеджеров визового департамента: отдела приема и выдачи документов, выездных менеджеров, региональных менеджеров Консультация / обучение сотрудников, по вопросам оформления виз по различным направлениям. Координация / обучение деятельности региональных представителей компании. Консультации по телефону агентств. Ведение деловой переписки, в том числе и на английском языке. Размещение, обновление информации на сайте компании (по визам). Взаимодействие с IT отделом, составление задач для доработки программы. Оформление служебных записок и отчетов для бухгалтерии по финансированию виз за наличный и безналичный расчёт. Оформление туристических / деловых / рабочих виз в Грецию, Индию, Испанию, Францию, Болгарию, Тайланд, Кипр, ОАЭ, Италию, Китай, Мексика, Доминикана, Куба, Вьетнам, Сингапур, Португалию. Подготовка пакета документов для аккредитации в консульство. Посещение собраний в Консульствах / ВЦ. Взаимодействие с сотрудниками консульств и визовых центров. Решение не стандартных вопросов, отказы, срочные визы, коррекции и т.п. Взаимодействие с юридическим отделом, касательно судебных разбирательств. Взаимодействие с отделом бронирования, кураторами, авиа билетным отделом. Работа с VIP туристами и частными лицами. Взаимодействие с принимающей стороной по различным направлениям. Навыки использования офисной, множительной и копировальной техники.

Менеджер визового отдела - приём документов для подачи в консульство. Консультация агентств по пакету документов, оформление документов для визовой поддержки. Решение не стандартных ситуаций. Специалист по визовой поддержке. Прием и проверка пакета документов для оформления виз. Обработка и отправка в визовый центр документов на визирование. Оформление расходов на получение въездных виз, их оплата. Взаимодействие с дипломатическими и консульскими учреждениями иностранных государств. Подача документов в Консульства / ВЦ в случае необходимости. Консультация сотрудников по вопросам оформления виз. Обеспечение сотрудников информационными материалами/ памятками о порядке действий при возникновении непредвиденных ситуаций во время пребывания на территории иностранных государств. Ведение установленной документации и подготовка отчетности в установленные сроки. Решение не стандартных ситуаций: -отказ -коррекция -пересадка -несвоевременный выход паспортов -выход паспортов с визой , выдача их туристам -забор пакета документов из консульства в случае отказа от тура. Обучение сотрудников Московских и региональных офисов / вебинары на тему оформления виз. Переписка на английском языке с принимающей стороной иностранных государств / работа в программе Миграционной службы иностранных государств. Оформление электронных виз. Организация работы менеджеров по работе с документами для оформления виз (5 человек). Контроль прохождения пакетов документов, поступающих на оформление визы. Контроль оплат. Взаимодействие с отделом бронирование / кураторами направлений. Взаимодействие с чартерным отделом в случае снятия рейса / пересадка туристов на другой рейс. Взаимодействие с IT отделом. Составление технических заданий для партнерской компании по написанию программы для работы с документами / тестирование программы для выявления недочетов с последующими необходимыми доработками. Взаимодействие с юридическим отделом. Предоставление подробной, необходимой информации для работы с претензиями от агентств. Выполнение заданий руководителя отдела / замещение. Работа в программе Само-Тур. Работа в программе Visatur. Работа в программе Accedo ПК – продвинутый пользователь (Word, Excel, Power Point, Internet Explorer) Направления - Гоа, Греция, Испания, Китай, Кипр, ОАЭ, Болгария,Тайланд, Вьетнам, Италия, Франция, FIT направления (индивидуальные туры) Оформляла ранее - США, Англия, Германия. Максимальная помощь агентствам / туристам в решение возникших вопрос.

Прием и оформление документов для подачи в консульство. Оформление виз для корпоративных клиентов. Переписка с корпоративными клиентами Ведение заявки от поступившего запроса, до выдачи паспорта клиенту Работа в программе 1С

Секретарь - обработка договоров, консультация агентств\частных лиц по направлениям Менеджер визового отдела - приём и оформления документов для подачи в консульство, консультация агентств\частных лиц по пакету документов Менеджер по Франции Испании - бронирование отелей, авиабилетов, дополнительных услуг, переписка с принимающей стороной, заведение заявки в систему Мастер Тур, консультация агентств\частных лиц по направлениям Франция, Испания