Административная поддержка Посла. Ведение календаря, входящей почты и встреч Посла . Выполнение функций первого контактного лица для внутренних сотрудников и внешних партнёров, фильтрация электронных писем и телефонных звонков. Взаимодействие с Министерством Иностранных Дел по различным вопросам. Организация внутренних и международных поездок. Подготовка корреспонденции, создание отчётов, управление CRM-системами. Ведение архива и организация документов в соответствии со стандартными операционными процедурами (SOP). Перевод документов, дипломатических нот. Поддержание контактов с другими дипломатическими представительствами и организациями (МИД, Посольства и Международные организации).

Административная поддержка первых лиц (Посол, Заместитель Посла). Организация, координация и мониторинг встреч с VIP партнерами. Взаимодействие с Министерством Иностранных Дел (отдел протокола) по различным вопросам аккредитация, церемония вручения верительных грамот и др.) Взаимодействие с отделами посольства по составлению плана культурных мероприятий, проводимых в резиденции Посла. Протокольное сопровождение и помощь в организация мероприятий (деловые встречи, обеды, званные ужины, концерты). Координация приглашений на выставки, концерты, приемы. Ведение базы данных, работа в CRM.

Обработка запросов и заказов клиентов. Взаимодействие между клиентами, поставщиками и внутренними департаментами компании по различным вопросам. Разрешение конфликтных ситуаций с заказчиками. Осуществление переоформления договоров с клиентами. Консультирование клиентов по выбору предоставляемых услуг, исходя из их потребностей и целей. Ведение информационной базы взаимодействия с клиентами. Ежедневное обновление сведений о ходе исполнения заказов. Работа с рекламациями по предоставляемым услугам, координация и взаимодействие с претензионным отделом компании, рассмотрение пожеланий клиентов. Оформление отчетных документов. Согласование с клиентами порядка предоставления и оплаты услуг. Консультация клиентов по вопросам, возникающим до, после и во время инспекций. Еженедельные и ежемесячные отчеты.

Контроль и исполнение бюджета. Расчет и планирование бюджета на текущий и будущий финансовый год, Анализ эффективности затрат. Проверка, регистрация счетов по текущим платежам и их отслеживание. Ежемесячная и квартальная отчетность по текущим офисным расходам и бизнес поездкам. Проведение тренингов по контролю и ведению бюджета для сотрудников департамента из других стран. Работа с различными внутренними базами данных и платежными системами. Исполнение функций кассира департамента.

Логистическая и административная поддержка для делегаций, гостей и отдела. Поддержка делегаций высокого уровня (Министра энергетики, представителей Конгресса, представителей Администрации по национальной ядерной безопасности). Визовая поддержка. Составление и утверждение повестки по визиту. Бронирование гостиниц во всех городах России. Транспортная поддержка на период всего визита. Ведение базы данных по делегациям и предоставление еженедельной и ежемесячной статистики для руководства. Сотрудничество с гостиницами (Marriott, Ritz Carlton, Four Seasons, St.Regis...) Организация бизнес поездок для сотрудников отдела. Планирование и утверждение годового бюджета по командировкам. Расчет и авторизация индивидуальных бизнес поездок для каждого сотрудника департамента. Оформление и закрытие аванса, отслеживание в системе всех платежей по поездке, закрытие кейса. Заказ авиа и ж/д билетов. Сотрудничество с логистическим агентством Carlson Wagonlit Travel. Составление отчетов и статистики.

Административная поддержка Генерального директора Департамента Энергетики * Выполнение задач, поступающих от руководителя ; * Контроль и мониторинг сроков выполнения ; * Контроль входящей корреспонденции и телефонных звонков ; * Планирование встреч, организация бизнес переговоров и совещаний ; * Подготовка комнаты переговоров для деловых встреч; * Организация деловых поездок и удаленная поддержка во время поездок Административная поддержка сотрудников департамента * Телефонные звонки * Ведение календаря ; * Распределение входящей и исходящей документации и информации ; * Организация поездок (визовая поддержка, заказ транспорта, бронирование отелей) ; * Координация деловых поездок для партнеров и VIP гостей (визы, бронирование гостиниц и билетов, организация культурной программы) ; * Ведение базы данных по бизнес поездкам * Статистические отчеты ; * Выполнение обязанностей бюджетного аналитика во время его отсутствия (учет и контроль денежных средств департамента) ;

Обязанности: * Аудит входящих документов на оплату ; * Осуществление платежей по внутренней системе ; * Ведение базы данных ; * Составление различных отчетов по запросу супервайзера ;

* Полный спектр административной и бизнес поддержки Генерального директора по развитию бизнеса ; * Ведение деловой переписки с заказчиками и партнерами (на английском языке) ; * Координация и выполнение запросов, заказов и проектов ; * Работа с базами данных (ORACLE, ACT, ISIS...любые базы данных, необходимое время для обучения 1-3 дня) ; * Административная поддержка сотрудников отдела (телефонные звонки, помощь в решении различных вопросов, относящихся к бизнесу) ; * Составление финансовых отчетов по поездкам и корпоративным кредитным картам ; * Координация деловых поездок для Генерального директора, сотрудников отдела, партнеров и заказчиков (визы, бронирование гостиниц и билетов, организация культурной программы) ; * Сотрудничество с внутренними подрядчиками (составление предложений по рекламной продукции с учетом пожеланий отдела продаж, заказ рекламных материалов, сувенирной продукции, контроль выполнения заказов, прием и учет рекламных материалов) ; * Мониторинг международных конференций для отдела продаж (составление и утверждение плана конференций с учетом принятых решений, взаимодействие с организаторами конференций и решение административных и технических вопросов, подготовка метериалов конференций) ; * Оказание административной поддержки при проведении внутренних конференций (рекламные материалы, логистика, кетринг) ; * Поддержка интернер сайта (взаимодействие с подрядчиками, составление рабочих заданий с учетом требования руководства, контроль исполнения) ; * Организация внутрикорпоративных мероприятий (составление анкет для опроса сотрудников компании по требованию руководства компании, организация мероприятий для сотрудников компании и их родственников от 100 до 500 человек) ;

* Деловая переписка с заказчиками (ведущие фармацевтические компании) ; * Обработка заказов на поставку выпускаемой продукции ; * Взаимодействие с экспресс службами (TNT/FEDEX/UPS/DHL) ; * Оформление документов на отправку выпускаемой продукции ; * Оформление документов для процедуры растаможивания тары ; * Составление отчетов ;

* Административная поддержка отдела: * Распределение телефонных звонков * Прием посетителей и VIP гостей ; * Регистрация входящей и исходящей документации ; * Оформление платежных документов * Подготовка писем ; * Работа с оргтехникой