Работа на проекте JTI Russia - Создание и одобрение документов - Обработка и контроль оплат по активностям - Ведение реестра отправленных документов - Контроль актуальности документов в папках поставщиков - Архивация и регистрация приказов - Отслеживание факта оказания и оплаты услуг - Помощь в организации обучения (бронирование, кейтеринг, канцелярия, координация на месте) - Ведение базы данных участников обучения, включая их персональные данные и историю обучения, затраты на обучение. - Подготовка и контроль заявок на закупку необходимых материалов и оборудования для обучения - Создание и контроль исполнения стандартных запросов на поддержку - Формирование и хранение документов, связанных с обучением - Подготовка и контроль заявок на закупку необходимых материалов и оборудования для обучения - Бронирование учебных помещений, конференц-залов и необходимого оборудования. - Подготовка и распределение (в том числе отправка) раздаточных материалов, учебных пособий и других необходимых ресурсов для обучения - Организация питания, кофе-брейков и других сервисов для участников обучения - Планирование и координация графиков обучающих мероприятий (тренингов, семинаров, вебинаров, курсов) и подготовительных встреч к ним - Координация работы с тренерами, спикерами и внешними провайдерами обучения - Заказ доставки материалов в места проведения карьерных мероприятий - Оформление заявок на временные/постоянные пропуска д - Оформление заявок на получение техники (ноутбуков, наушников и тд) - Работа в SAP, Контур Диадок и внутренних системах За время работы на должности были "с нуля" выстроены операционные процессы внутри команды, созданы гайды по работе с документацией для новых сотрудников, организованы регулярные встречи со смежными департаментами для поддержания актуальности информации по части оформления документов и услуг.

Работа на проекте JTI Russia Работа с приказами компании: - составление; - подписание; - регистрация; - обновление списка сотрудников компании для составления приказов; - ведение бумажного и электронного архива приказов компании Работа с договорами отдела: - заведение документов на согласование во внутренней системе; - создание заказов на закупку; - работа с поставщиками в ходе согласования документов (запр необходимых документов, согласование правок); - восстановление недостающих оригиналов документов в архиве компании; - работа с реестром ошибок в документах компании Работа с корреспонденцией: - приемка и обрабтка входящей корреспонденции отдела, распределение - ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции отдела Работа с платежными документами: - обработка счетов в бумажном и электронном виде (Контур Диадок) - ведение реестра счетов отдела Работа с реестрами: - ведение статистики посещаемости разговорного клуба; - ведение реестра счетов отдела; - ведение реестра исходящей корреспонденции отдела; - ведение реестра приказов компании; - ведение реестра внутренних образовательных активностей компании Административная работа: - заказ пропусков для посетителей; - заказ канцелярии для проведения мероприятий; - заказ кейтеринга для проведени мероприятий Дополнительно: - поддержка специалистов по работе с персоналом (обновление должностных инструкций, помощь в составлении документов и рассылок) За время работы на должности был введен учет документации отдела, создан архив приказов в электронном и бумажном виде, определен порядок учета документов. Налажен порядок информирования сотрудников и контрагентов по статусу документов

Работа на проекте JTI Russia Прием и распределение телефонных звонков и сообщений; Прием и распределение входящей корреспонденции в mailroom; Работа с исходящей корреспонденцией; Работа с курьерскими компаниями, в том числе по международным отправкам; Встреча посетителей компании; Оформление постоянных и разовых пропусков; Оформление пропусков на автомобили сотрудников и посетителей; Заказ такси; Обеспечение порядка в документах компании; Ведение реестра документов компании; Выполнение поручений руководителя; Помощь сотрудникам офиса. За время работы на должности был пересмотрен подход к организации потока входящей и исходящей корреспонденции, введен в использование реестр регистрации полученных, отправленных и переданных получателю документов. Была произведена реорганизация и оптимизация рабочего пространства почтовой комнаты.

- Прием и распределение звонков; - Регистрация входящей и исходящей документации; - Работа в системе электронного документооборота/ ERP; - Обеспечение жизнедеятельности офиса; - Заказ пропусков, встреча гостей; - Подготовка переговорных для бизнес встреч, чай/ кофе для гостей; - Работа с курьерскими службами; - Travel поддержка(заказ билетов, бронирование гостиниц, сбор документов для виз); - Подключение к корпоративной мобильной связи, питания; - Поддержка генерального директора по командировкам (покупка билетов, оформление виз, подготовка авансовых отчётов); - Ведение внутренних таблиц и реестров в EXCEL; - Помощь отделу маркетинга в организации выставок и заказу сувенирной продукции; - Выполнение поручений руководителя.

- Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе; - Прием поставок канцтоваров, воды, сменных ковровых покрытий и т.д. - Организационная помощь сотрудникам компании - Координация рабочего дня курьера (3 чел) - Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров - Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня (2 чел) Отслеживание выполнения заявки. - Вызов специалиста АХО по заявкам сотрудников. Отслеживание выполнения заявки. - Помощь в организации командировок, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, визовая поддержка сотрудников - Оформление командировочных документов в 1С, хранение и выдача их сотрудникам; - Авансовые отчеты - Работа с сервисной службой БЦ - Оформление заявок на расходование средств в 1С

- организация командировок для работников Компании по России и за рубеж, подбор оптимальных способов и вариантов; - бронирование гостиниц, заказ авиа- и ж/д билетов, оформление полисов ВЗР, организация трансфера; - оказание помощи работникам в оформлении международных виз, формирование пакета документов; - оказание помощи сотрудникам в оформлении международных виз, формирование пакета документов, необходимых для оформления виз; - обеспечение регистрации и оформления продления виз в случае необходимости; - оформление приглашений для иностранных граждан через УФМС и агентства, работа с посольствами; - координация проведения выставок в России и за рубежом; - прием и распределение входящих/исходящих звонков; - проведение телефонных переговоров, фиксация в отсутствие сотрудников полученной информации и доведение ее до сведения адресата; - прием/регистрация/отправка корреспонденции; - организация встреч гостей, контроль резервирования переговорных комнат, предоставление канцелярских принадлежностей; - заказ временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей Компании; - организация поздравлений клиентам по информации, предоставленной отделом маркетинга и рекламы; - организация поздравлений сотрудников Компании, покупка цветов; - авансовые отчеты; - оформление доверенностей в программе 1С; - оформление командировочных документов в программе 1С, регистрация и выдача их сотрудникам, направляемым в служебные командировки; - ведение отчетности; - в случае необходимости представление интересов Компании по вопросам, связанным с деятельностью отдела по работе с персоналом; - регистрация отсутствия сотрудников Компании в специальной системе; - взаимодействие с офис-менеджером; - взаимодействие с АХО; - в случае необходимости работа с документацией по охране труда; - выполнение других распоряжений непосредственного руководителя.

- обработка операционных запросов, бронирование, замещение коллег по направлениям; - составление информационной базы для внутреннего и общего пользования компании; - сбор и консолидация информации; - формирование контента для информационных рассылок; - ведение статистики бронирований, составление отчетов; - сбор информации для отчетов по запросу руководителя; - оформление страховых полисов для клиентов и сотрудников компании в специальном терминале; - выполнение административной работы отдела; - сбор информации и составление презентаций; - оформление проактивных предложений для клиентов; - выполнение поручений руководителя - прием и распределение звонков, организация конференц-звонков. - прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок. - встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе - хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров - заказ такси для сотрудников и клиентов - вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня. - выполнение копировально-множительных работ - заказ и активация пропусков для сотрудников - замещение офис-менеджера и секретаря во время его отсутствия - организация рабочего дня водителей, распределение заявок - организация рабочего дня курьеров, распределение заявок - организация встреч - подбор и редактирование контента для публикации в социальных сетях - редактирование контента для публикации на сайте компании

- Прием и распределение звонков, организация конференц-звонков. - Прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок. - Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе - Организационная помощь сотрудникам компании - Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров - Заказ такси для сотрудников и клиентов - Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня. Отслеживание выполнения заявки. - Выполнение копировально-множительных работ - Заказ и активация пропусков для сотрудников - Замещение офис-менеджера во время его отсутствия - Организация рабочего дня водителей, распределение заявок - Организация рабочего дня курьеров, распределение заявок

- Прием и распределение звонков, организация конференц-звонков. - Прием и распределение корреспонденции, покупок и посылок. - Встреча посетителей, отслеживание за их нахождением в офисе и - Прием поставок канцтоваров, воды, сменных ковровых покрытий и т.д. - Организационная помощь сотрудникам компании - Организация рабочего дня водителей - Координация рабочего дня курьера - Заказ пропусков на автотранспорт для посетителей. Отслеживание выполнения заявки. - Заказ пропусков на гостей компании. Отслеживание выполнения заявки. - Распределение закрепленных за компанией гостевых парковочных мест - Хранение, учет и выдача канц. товаров, заказ необходимых канцтоваров - Заказ такси для сотрудников и клиентов - Вызов уборщиц по заявкам сотрудников, для устранения локальных загрязнений в течение рабочего дня. Отслеживание выполнения заявки. - Помощь в организации командировок, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, визовая поддержка сотрудников - Замещение офис-менеджера во время его отсутствия - Авансовые отчеты - Оформление приглашений для иностранных коллег