Сбор отчетных данных в Excel. Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных электронных аукционов, запросов котировок и других процедур. Взаимодействие с Заказчиками по вопросам документации об аукционе, запрос разъяснений положений документации. Работа с электронными торговыми площадками (контроль поступления средств для обеспечения участия и их своевременный возврат, контроль своевременного поступления обеспечения исполнения договоров, заполнение проектов контракта и заключение договоров на ЭТП, написание протокола разногласий) Участие в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Заказ и проверка банковских гарантий. Подписание ЭЦП (электронной цифровой подписью руководителя). Своевременный заказ ЭЦП. Контроль расходов руководителя согласно заданному бюджету. Выполнение функций финансового менеджера. Логистика: поиск, заказ транспорта, отправка грузов согласно габаритам по РФ. Участие в автоматизации бизнес-процессов в planfix.ru с помощью построения диаграмм BPMN. Постановка, контроль задач руководителя в planfix.ru Информационная и деловая поддержка руководителя. Travel-поддержка руководителя и всех сотрудников компании. Взаимодействие с цехом, с заказчиками. Ведение "Прайс-склада" в Excel и 1С. Написание регламентов, инструкций. Создание видеоинструкций. Создание писем и рассылка в Unisender.

Организация мероприятий, праздников, корпоративов; Отслеживание необходимых семинаров по всему миру; Помощь вести руководителю здоровый образ жизни (подсчет калорий, взаимодейсивие с личным тренером руководителя) Ведение личной страницы руководителя в Instagram (написание и размещение постов, отслеживание сообщений и комментариев, взаимодействие с видеомонтажником); Планирование и поддержка lifestyle руководителя; Транскрибация аудио и расшифровка текстов с личных записей руководителя и внесение их в таблицу; Переход в режим руководителя при его отъезде и смене часового пояса.

Полная административная поддержка двоих руководителей: Генерального и Финансового директора. Выполнение обязанностей Руководителя подразделения Секретариата (в подчинении 2 секретаря) Контроль курьерской службы (4 человека) Travel-поддержка всех сотрудников компании.

- Ведение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. - Работа с большим объемом документов, связанным с несколькими юридическими лицами. - Делопроизводство: составление писем, распоряжений. Редактирование. - Подготовка, организация, координация проведения заседаний и совещаний (подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, протоколирование) - Сбор ежемесячных и еженедельных отчетов по нескольким объектам. - Контроль поставленных руководителем задач (ежеденевная работа в Outlook). - Помощь в организации выставки. - Деловая переписка на русском и английском языках. - Планирование рабочего графика руководителя: личное согласование, ведение календаря в Outlook. - Организация деловых и личных поездок, бронирование билетов и гостиниц. Отстаивание возврата средств в случае отмен поездки. - Выполнение иной работы, обеспечивающей функционирование офиса (заказ канцелярии, контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, оперативный вызов специалистов в случае необходимости ремонта). - Подбор персонала (работа с сайтами по подбору кадров) - Контроль работы клиниговой службы, курьеров. - Полная поддержка и помощь семье руководителя. - Работа в команде, активное взаимодействие с работой секретариата. - Прием и распределение телефонных звонков. - Организация и прием гостей, клиентов компании. - Формирование и заказ корпоративной сувенирной продукции, взаимодействие с отделом рекламы и маркетинга, с типографиями. - Организация поздравлений сотрудников и деловых контактов компании в Дни рождения и другие официальные праздники (подбор, покупка, оформление и рассылка подарков, сувенирной продукции)

• Выполнение и контроль исполнения поручений руководителя. • Ведение документации (работа с почтой; работа с документами; заказ пропусков) • Поддержание деловых контактов: (прием входящих, исходящих звонков; ограждение руководителя от ненужных контактов, без ущерба для имиджа начальника и компании.) • Обеспечение жизнедеятельности офиса: - поддержка контактов с поставщиками; - оперативное решение проблем с техническим обеспечением процесса работы; • кадровое и организационное сопровождение проектов: - размещение вакансий компании, - поиск и подбор персонала, - определение соответствия кандидата предъявляемым требованиям. • знание правил делового этикета; • работа в Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet, соц.сетях, Dropbox. - отслеживание звонков и работа в Call Tracking.

• Организация и обеспечение рабочих мероприятий: - подготовка и проведение встреч, переговоров, совещаний, требующих участия руководителя, ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, а также предоставление им информации об итогах встреч; - Travel - поддержка: организация и контроль организации командировок; - закупки и организация досуга сотрудников компании. • Ведение документации (работа с почтой; работа с документами.) • Поддержание деловых контактов: (прием входящих, исходящих звонков; ограждение руководителя от ненужных контактов, без ущерба для имиджа начальника и компании.) • Обеспечение жизнедеятельности офиса: - поддержка контактов с поставщиками; - оперативное решение проблем с техническим обеспечением процесса работы; - контроль внутреннего клининга; - контроль секретариата; - обеспечение рабочего места руководителя всеми необходимыми расходными материалами. • владение оргтехникой; • наем и обучение персонала; • знание правил делового этикета; • опытный пользователь ПК (Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook, Internet, программа «1С»).

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ, контроль), организация работы офиса, организация досуга офиса, организация и оформление корпоративов, проведение инвентаризации и прочее; прием входящих, исходящих звонков, регистрация корреспонденции, делопроизводство, работа с оргтехникой; планирование рабочего дня и недели руководителя, контроль за выполнением отдельных поручений руководителя, ведение кадровых дел.

художественное оформление декораций к спектаклям, изготовление макетов афиш.