Осуществление технического документооборота (инжиниринговая документация, документация поставщиков, документация строительных подрядчиков) в рамках проекта в установленные сроки: - Формирование и актуализация процедур проектного офиса в части технического документооборота - Формирование шаблонов технических документов на базе ГОСТов, ЛНА Общества - Получение технической документации от контрагентов - Работа с базой данных ИТДО: загрузка/выгрузка больших объемов документации, регистрация трансмитталов, их отправка, контроль выполнения внутренних стандартов и функциональных требований в части технического документооборота в рамках проекта (входной контроль) - Организация рассмотрения документации и сбор комментариев - Формирование трансмитталов, направление CRS на контрагентов - Ведение реестров документации и полученных трансмитталов - Участие в совещаниях с контрагентами (стартовые совещания, еженедельные (онлайн/очно)) - Актуализация матриц рассмотрения ИИ, ППД, ПД, РД, ТКП и других видов технической документации - Формирование отчетов по движению технической документации - Формирование и актуализация технического справочника по проекту Работа с вх./исх. корреспонденцией: - Получение, регистрация вх.писем - Ведение реестров вх./исх. документации - Направление вх. писем в работу профильным сотрудникам - Контроль предоставления ответов - Оформление, регистрация и согласование исх. писем в системе ЭДО (1С). Отправка контрагентам - Актуализация справочника контрагентов в 1С.Документооборот Работа с базой ИТДО Project Point: - Участие в процессе внедрения системы ИТДО Project Point - Контроль выполнения пунктов ТЗ на внедрение системы (% выполнения по основному договору) - Формулировка и написание требований проекта в рамках развития системы и внедрения нового функционала - Выявление "багов" и работа с разработчиком системы для их устранения - Тестирование нового функционала, настройка процессов и матриц в базе ТДО - Обучение сотрудников принципам работы в системе документооборота и принципам управления технической документацией

- Создание системы эффективного взаимодействия между вовлеченными в процесс реализации проектной деятельности заинтересованными сторонами (подрядные и смежные организации, внутренние структурные подразделения, взаимодействие внутри Проектного офиса); - Ведение электронного документооборота по проекту; - Регистрация входящей/исходящей корреспонденции по проекту; - Проверка входящей технической документации на комплектность и актуальность; - Регистрация и загрузка технической документации в электронный архив хранения документации - Обеспечение соответствия технической документации утвержденным требованиям Заказчика; - Рассылка полученной документации ответственным лицам для выдачи комментариев; - Консолидация и контроль комментариев Заказчика и отправка Подрядным организациям; - Информирование Подрядных организаций по вопросам организации надлежащего управления технической документацией и сдачей документации в соответствии с требованиями Заказчика; - Подготовка, организация согласования и обеспечения утверждения организационно-распорядительных документов, создаваемых в рамках деятельности проектного офиса; - Организация и оформление командировок и служебных поездок сотрудников проектного офиса; - Входящие / исходящие телефонные звонки; - Составление сводной потребности прочих материально технических ресурсов (МТР) для проектного офиса (канцелярские принадлежности, расходные материалы, спецодежда, средства индивидуальной защиты (СИЗ) и др.); - Заказ пропусков для посетителей, бронирование переговорных комнат, организация ВКС, АКС; - Организация поддержки переговоров, встреч, конференций и т.п., необходимых в рамках текущей деятельности проектного офиса; - Подготовка материалов для совещаний (презентаций, документов и т.д.), ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений, отмеченных в протоколах; - Административная поддержка Руководителя проектного офиса, выполнение поручений; - Работа с первичной учетной документацией: получение документов от Подрядных организаций, проверка на комплектность и корректность, формирование передаточной ведомости на комплект документов, передача в ОЦО.

- Создание системы эффективного взаимодействия между вовлеченными в процесс реализации проектной деятельности заинтересованными сторонами (подрядные и смежные организации, внутренние структурные подразделения, взаимодействие внутри Проектного офиса); - Ведение электронного документооборота по проекту; - Регистрация входящей/исходящей корреспонденции по проекту; - Проверка входящей технической документации на комплектность и актуальность; - Регистрация и загрузка технической документации в электронный архив хранения документации - Обеспечение соответствия технической документации утвержденным требованиям Заказчика; - Рассылка полученной документации ответственным лицам для выдачи комментариев; - Консолидация и контроль комментариев Заказчика и отправка Подрядным организациям; - Информирование Подрядных организаций по вопросам организации надлежащего управления технической документацией и сдачей документации в соответствии с требованиями Заказчика; - Подготовка, организация согласования и обеспечения утверждения организационно-распорядительных документов, создаваемых в рамках деятельности проектного офиса; - Организация и оформление командировок и служебных поездок сотрудников проектного офиса; - Входящие / исходящие телефонные звонки; - Составление сводной потребности прочих материально технических ресурсов (МТР) для проектного офиса (канцелярские принадлежности, расходные материалы, спецодежда, средства индивидуальной защиты (СИЗ) и др.); - Заказ пропусков для посетителей, бронирование переговорных комнат, организация ВКС, АКС; - Организация поддержки переговоров, встреч, конференций и т.п., необходимых в рамках текущей деятельности проектного офиса; - Подготовка материалов для совещаний (презентаций, документов и т.д.), ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений, отмеченных в протоколах; - Административная поддержка Руководителя проектного офиса, выполнение поручений.

- Организация и ведение электронного и бумажного документооборота: - Создание и ведение реестров вх./исх. документации по проектам компании, - Распределение вх. документации в работу сотрудникам и отслеживание выполнения поставленных задач, - Подготовка и организация отправки исх. документации, подпись у руководителя - Работа с платформами обмена документацией: ConJect, SharePoint, We Transfer, BIM360, Microsoft Teams, ProjectPlace - Работа в системе документооборота с крупными компаниями: Rizzani de eccher, Tecnimont, Газпром, Ренессанс. - Ведение бумажного архива вх./исх. документации - Архивация проектной документации - Подключение новых проектов организации к системе электронного документооборота компании - Контроль соблюдения регламента по ведению документооборота сотрудниками компании - Проверка штампов чертежей и реестров передачи ПД - Сбор информации и оформление ежемесячных отчетов по проектам - Подготовка отчетных документов к подписанию и направлению Заказчику - Выполнение поручений Руководителя - Сбор табелей учета рабочего времени у сотрудников компании по 2м офисам, занесение информации в сводную таблицу на еженедельной основе - Отслеживание сроков прохождения повышения квалификации сотрудников и помощь в подготовке, оформлении документов для нее - Получение выписки СРО на регулярной основе - Подготовка документов для проведения тендеров - Ведение и протоколирование совещаний внутри компании и с Заказчиком - Работа с отделом переводчиков для подготовки писем, актов, протоколов на английском языке

- Прием и распределение входящих звонков по офису; - Прием и распределение входящей почты; - Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров и прочее); - Выполнение поручений руководителей; - Ведение первичного документооборота; - Ведение реестра выданной сотрудникам техники и ее учет; - Работа с курьерскими службами (отправка/прием).

- Организация работы офиса (обеспечение офиса всеми необходимыми средствами); - Прием входящих звонков и распределение по офису; - Прием входящей корреспонденции и распределение по офису, отправка писем организации; - Встреча гостей фирмы, а так же консультирование по продуктам компании (по необходимости); - Оформление полисов обязательного страхования автоответственности граждан(ОСАГО), проведение внешнего осмотра Т/С на наличие повреждений; - Регистрация убытков в базе РСА (программа 1С); - Ведение различных баз данных с помощью программ Microsoft Office, а так же работа с удаленной базой данных - Помощь по кадровым вопросам - Составление страховых актов, контроль за их исполнением