Руководитель службы сопровождения бизнеса всех ОЕ ЯНДЕКС Go Финансовый департамент 4 заместителя, 50+ сотрудников в подчинении Формирование функции с нуля: документационное обеспечение, делопроизводство, сопровождение сделок; Аудит текущих процессов, выявление потребностей, узких мест, выстраивание кроссфункциональности; Аудит организационной структуры, с точки зрения занятости и функциональных обязанностей; Проведение оценки эффективности работы сотрудников; Разработка и внедрение KPI; Оптимизация бюджетов, FTE службы; Разработка и внедрение SLA и онлайн дашборда в Tableua о нагрузке и успеваемости сотрудников службы; Разработка, согласование и запуск бизнес-процессов; Разработка регламентов, инструкций и других методических документов; Формирование матрицы подписантов; Внедрение ECM платформы, реинжиниринг; Выстраивание матрицы согласования: настраивание и отслеживание маршрутов согласований; Разработка и внедрение SLA и онлайн дашборда в Tableua о нагрузке и успеваемости сотрудников службы. Руководство и административное сопровождение службой: постановка целей и задач, контроль их своевременного исполнения; Руководство и административное сопровождение аутсорс-сотрудников; Осуществление координации выполнения и четкий контроль над промежуточными этапами и конечным результатом исполнения задач; Контроль исполнения регламентов и инструкции, как внутренними сотрудниками, так и смежными подразделениями; Выявление и устранение недостатков в работе службы, сложностей внутреннего взаимодействия, участие в решении сложных ситуаций; Участие в разработке и совершенствовании системы не денежной мотивации работников компании, а также контроль внедрения и реализации ее, такую, как создание психологических условий для ответственного выполнения поручений и соблюдения деловой дисциплины; Формирование плана обучения сотрудников службы, подготовка кадрового резерва; Выполнение плана ротации сотрудников; Подготовка и проведение ревью. Обеспечение своевременного исполнения процессов документационного обеспечения, делопроизводства, сопровождения сделок и архива в компании; Контроль соблюдения сроков и качества обработки документов и заявок, поддержание исполнительской дисциплины; Контроль работы в системе электронного документооборота, обучение и поддержка пользователей, сбор и обработка требований; Оптимизация бизнес-процессов электронного документооборота, использования электронной цифровой подписи, составление технических заданий на доработки систем; Сбор, анализ и систематизация обратной связи от пользователей о работе бизнес-процессов ЭДО; Формирование плана улучшений, согласования и внедрения изменений ЭДО; Обеспечение формирования архива компании и хранение документов; Формирование отчетов о работе службы, итоговых презентаций.

Исполнительный директор Управление эргономики и координации. Головной офис Газпромбанк, ГПБ (АО) Департамент развития технологических компетенций и координации деятельности. - Аудит текущей работы Управления, выявление узких мест, оптимизация бизнес-процессов. - Организация и контроль документооборота, документационного обеспечения технологического Блока. - Организация и контроль процесса и сроков исполнения документов в Блоке. - Установление и контроль правил подготовки, оформления, подписания и регистрации документации. Определение эстетических и эргономических требований к оформлению документов и средствам работы с ними. - Установление порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота. - Методическая помощь структурным подразделениям по функционированию и совершенствованию автоматизированного делопроизводства. - Организация работы по формированию и согласованию сводной номенклатуры дел. - Организация работы по созданию и ведению архива документов постоянного срока хранения, в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России. - Осуществление контроля за правильностью формирования, оформления и передачи в архив структурными подразделениями дел с документами постоянного срока хранения. - Подготовка ОРД, ВНД: проектов приказов, распоряжений, регламентов, положений, инструкций, исходящих писем и других документов. - Анализ и подготовка информационно-аналитических материалов, презентаций, отчетов. - Осуществление контроля поступающей корреспонденции, регистрации, передаче ее адресатам. - Осуществление контроля исходящей корреспонденции. - Организация работы по планированию и контролю исполнения Бюджета. Бюджета движения денежных средств в части закрепленных статей затрат по Центрам финансовой ответственности. - Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений Заместителя Председателя Правления/ входящих от Председателя Правления/ органов исполнительной власти, Министерств и ЦБ. - Организация информационного взаимодействия Заместителя Председателя Правления с директорами Департаментов и выше. - Организация работы с документами в приемной Заместителя Председателя Правления. - Организация участия в протокольных мероприятиях Заместителя Председателя Правления. - Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных, протокольных мероприятий (совещаний, деловых встреч) с участием курирующего Заместителя Председателя в рамках Правления. - Руководство: АХО, документационное обеспечение и документооборот, включая СЭД. - Организация эффективного размещения сотрудников, организация внутренних и внешних переездов, открытие новых офисов: перепланировка, ремонт, заказ и оснащение оборудованием, мебелью согласно проекту; бюджетирование административно-хозяйственной деятельности, оптимизация расходов; - Администрирование офисных помещений.

Руководитель проектного офиса (краткосрочный контракт по созданию проектного офиса) - Организация проектного офиса с "нуля". - Управление проектами - управление содержанием, сроками, стоимостью, качеством, рисками, коммуникациями. - Моделирование и регламентация бизнес-процессов, создание форм документов, осуществление методологического надзора при автоматизации деятельности. - Контроль выполнения бизнес-процессов и стандартов компании. - Постановка и распределение задач для членов проектной команды. - Согласование целей и содержания проектов с заинтересованными лицами. - Взаимодействие с руководителями функциональных подразделений. - Адаптация корпоративных процедур управления проектом. - Определение качественного состава и расчет оптимальной численности штата под проект. - Ведение делопроизводства, обеспечение продуктивного документооборота. - Ведение базы организационных концепций деятельности и обеспечение организационного проектирования. - Формирование системы отчетности и подготовка аналитических справок о выполнении стратегических программ и достижения поставленных целей. - Ведение статистической информации и формирование базы знаний. - Сдача заказчику промежуточных и конечных результатов проекта, организация подготовки и представления ключевых материалов (расчеты, презентации, отчетные документы и др.). - Практическое управление изменениями, нацеленными на повышение эффективности развития компании, бизнес-планировании, организационном проектировании, оценке эффективности.

Создание аппарата с "нуля", включающий следующие службы: - проектный офис; - группы бизнес-аналитиков, методологов; - группы протоколирования и КИП. Функции: - обеспечение единого порядка документирования и организации работы с управленческой документацией; - разработка и внедрение внутренних нормативных документов, регулирующих работу с документами, включая процессы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов; - участие в разработке и внедрении новых автоматизированных информационных систем и технологий организации работы с документами; - постановка работы службы протоколирования; - постановка работы службы контроля исполнения поручений; - реализация системы планирования и контроля выполнения планов и поручений Компании, включая Дорожную карту; - обеспечение работы по контролю проектной деятельности Компании; - распределение задач между сотрудниками проектного офиса, контроль исполнения задач; - организация проектной деятельности, координация проектов, отчет по статусу реализации; - обеспечение анализа проектных инициатив; - обеспечение стандартизации бизнес-процессов, влияющих на проектную деятельность; - организация административного сопровождения деятельности Руководства Компании; - обеспечение административного контроля за исполнительской дисциплиной бизнес единиц группы компаний; - организация работы по архивному хранению документов Компании. Задачи: Сбор, структурирование, постановка на контроль всех проектов ГК; Разработка плана мероприятий по каждому проекту; Постановка задач по плану мероприятий со сроками выполнения и ответственным исполнителям; Организация регулярного контроля исполнения поручений по проектам; Формирование консолидированной регулярной отчетности по исполнению задач и подзадач по проектам. Результат: Кроссфункциональная работа и взаимодействие структурных подразделений организации, контроль их деятельности. Разработка и защита планов подразделений. Контроль своевременного предоставления установленной отчетности. Делегирование и поручение решений определенных вопросов другим должностным лицам — руководителям подразделений организации. Принятие мер по разрешению вопросов, относящихся к деятельности компании. Содействие выполнению задач, связанных с текущей организационно-исполнительной работой Компании.

Железнодорожный холдинг (строительство, поставки, сервис). Руководство аппаратом управления: Управление административной деятельностью Компании (руководство, планирование, формирование бюджета департамента и контроль его выполнения, мониторинг деятельности сотрудников АХО, мониторинг деятельности компаний подрядчиков: клининг, питание сотрудников, обеспечение жизнедеятельности офиса; регулирование арендных отношений, заключение и контроль исполнения договоров по переезду и ремонту офиса). Организация и реализация работ по документационному обеспечению Компании -постановка документооборота (контроль своевременной обработки входящей/исходящей документации; организация и контроль работы протокольной службы; КИП, принятие мер направленных на своевременное и качественное исполнение поручений; организация работы по регистрации, учету, хранению документов; разработка номенклатуры дел и контроль ведения дел структурными подразделениями, согласно принятой номенклатуре дел; автоматизация учета, движения, хранения и контроля исполнения документов, разработка требований к системе электронного документооборота, организация внедрения и эксплуатации СЭД; организация и обеспечение архивного хранения документов в полном объеме). Бизнес-ассистирование собственника: Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, приемы, совещания, заседания Совета Директоров, пр.). Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ ж/д и авиа транспорта (личный борт, вагоны). Сопровождение руководителя на встречах, в поездках, краткосрочных командировках по России и за рубежом. Участие в переговорах, деловых встречах, официальных приемах; протоколирование, работа с иными документами, оформляющие ход и результат встреч, переговоров. Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений в срок. Сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их руководителю. Делопроизводство, анализ поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, документов и личных заявлений на подпись, учет и регистрация. Администрирование и контроль работы бизнес ассистентов и помощников структурных руководителей. Составление писем, запросов, других документов. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), оформление протоколов заседаний и совещаний, под председательством руководителя. Выполнение необходимых служебных поручений руководителя. Выполнение личных поручений: организация мероприятий, подбор и покупка подарков, travel и визовая поддержка.

ЧТПЗ – промышленная группа металлургического комплекса России, является одной из крупнейших отечественных компаний-производителей трубной продукции. Руководство отделом: Общее руководство отделом, стратегическое и тактическое планирование по взаимодействию с ключевыми клиентами, координация взаимодействия отделов, работа с ключевыми клиентами, переговоры с основными поставщиками, организация участия в выставках, конференциях, круглых столах и многое другое "под ключ". Разработка, презентация и утверждение у руководства, последующая реализация клиентских мероприятий. Планирование и бюджетирование годовых программ, формирование команд по направлениям. Участие в разработке рекламных концепций и медиапланов, в создании и размещении рекламы, в разработке сувенирной и промо продукции. Бизнес-ассистирование: Помощь в организации бизнес процессов, расстановка приоритетов, участие в определении краткосрочных и долгосрочных целей. Автоматизированный учет задач, контроль их исполнения по срокам, результатам. Интенсивные внутренние - совет директоров, руководители подразделений и внешние коммуникации - партнеры, ключевые клиенты, поставщики, в т.ч. и на правительственном уровне. Административная и информационная поддержка руководителя, осуществление деловой переписки, обработка корреспонденции, организация визитов на высшем уровне в т.ч. правительственном, подготовка документов, презентаций, информационных сводок, формирование финансовой и управленческой отчетности, контроль за составлением и редактированием презентаций других дирекций. Travel support - личный борт, чартеры - сложные маршруты. Работа в режиме многозадачности 24/7/365.

Строительство объектов гражданского назначения. Монтажное подразделение компании. Участие в формировании политики продаж, разработка и реализация маркетинговой стратегии компании. Презентация компании на рынке услуг, формирование клиентского портфеля. Организация работы коммерческого отдела компании. Участие в разработке и реализации стратегии продаж компании, бизнес-плана компании. Регулярное ведение, развитие и расширение клиентской базы. Увеличение объемов продаж по согласованному плану развития. Взаимодействие с клиентами для поиска оптимальных решений по их обслуживанию. Проведение переговоров с клиентами. Организация участия компании в профессиональных выставках, подготовка и организация встреч и переговоров с клиентами. Разработка и печать рекламной и полиграфической продукции, актуализация и подбор контента для сайта компании. Выпуск и редактура периодических изданий и презентаций для клиентов и работников компании. Поддержание клиентского сервиса на высшем уровне. Ключевые задачи - достижение запланированных показателей по объему продаж и количеству клиентов.

Работа с действующей базой ключевых клиентов, привлечение новых ключевых клиентов, переговоры, сопровождение, развитие клиента, формирование решения и составление коммерческих предложений и спецификаций, финансовый контроль реализации проектов, контроль исполнения работ, отгрузок, выполнение планов продаж.

Обеспечение реализации маркетинговой стратегии компании. Управление деятельностью по маркетинговой поддержке продаж. Управление проектами по разработке новых маркетинговых акций‚ новых инструментов управления продвижением продукции в каналах сбыта. Анализ рыночной ситуации. Участие в планировании маркетинговых программ. Постановка задач перед сотрудниками отдела по ведению маркетинговой деятельности‚ мониторинг ведения проектов‚ контроль над результатами деятельности отдела. Участие в проекте по созданию маркетинговой информационной системы.