Ведение Архива ПТО 1. Проверка комплектности и правильности оформления документации в соответствии со стандартами проекта (бумажный и электронный вид). 2. Приём Рабочей документации от подрядчиков; 3. Отправка Рабочей документации Заказчику, подрядчикам 4. Систематизация и хранение контрольных экземпляров документов (электронный и бумажный вид). Ведение архива. 5. Ведение табличных форм по контролю и учёту РД проектов 6. Копировально-множительные работы 7. Предоставление отчетности руководству 8. Контроль доступа к документам, обеспечение конфиденциальности

Выполнять работу по архивному хранению проектно-конструкторской и справочной документации, как на бумажном, так и на электронном носителе. Обеспечивать отбор, упорядочение, комплектование, использование, сохранность принимаемых в архив документов проектно-конструкторского отдела. Выдавать на основании заявок и с разрешения руководства Общества во временное пользование, состоящие на хранении документы (дела), фиксируя факт выдачи и возвращения документа (дела) в соответствующей документации. Принимать и регистрировать документацию, поступившую на хранение от проектно-конструкторского отдела или сторонних разработчиков. Осуществлять копирование, сканирование, печать, размножение, обрезку, брошюровку и регистрацию документации. Участвовать в разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел Общества. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, принятые на хранение, вести их учет. Своевременно и качественно подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения. Вести работу по созданию справочно-поисковой системы по документам, состоящим на хранении, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Регулярно контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

Официальная переписка: регистрация входящих, роспись на исполнителя, контроль сроков ответа, подготовка шаблонов писем, оформление, отправка писем через систему электронного документооборота, по электронной почте, в бумаге по необходимости. Связь с получателями, получение входящих номеров их внесение в реестр; Контроль получения и предоставления ответов на письма; Сбор (в том числе с выездом в необходимые организации), копирование и сканирование, регистрация, систематизация документации (договорной, проектной) в бумажном и электронном виде; Подготовка совместно с бухгалтерией актов выполненных работ, контроль их подписания, получения оригиналов от заказчиков, передача документов в бухгалтерию; Подготовка типовых договоров, согласование с участием других служб отклонений от стандартных условий договоров с исполнителями, в т.ч. трудовых договоров; Оформление приема на работу и увольнения (сбор документов с сотрудников, оформление приказов и типовых трудовых договоров); Прием звонков на общий номер (немного); Организация конференц-звонков (немного). Архив: Проверка корректности, оформления и соответствия документов, нормоконтроль по чеклистам, правка ошибок оформления, сопровождение передачи документации заказчику в части оформления до приемки; Подготовка накладных и сопроводительных писем к направляемой в адрес заказчиков документации. Контроль печати, проверка комплектования. Обеспечение передачи заказчикам оформленной документации; Проверка соответствия итоговых альбомов проектной документации в формате PDF и редактируемого формата (dwg, word, xlsx); Ведение реестра технической документации по проектам, ведение реестра писем; Ведение учета по внесению изменений в проектную (рабочую) документацию, организация хранения архивных экземпляров документации; Формирование полного комплекта документации для передачи Заказчику по накладной; Формирование комплектов документации для согласования с РСО и иными организациями.

- формирование в установленном организацией порядке перечней строящихся и реконструируемых объектов, подготовка интегральной оценки объектов строительства; - обеспечение взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами, организациями и службами, участвующих в реализации инвестиционно-строительных проектов капитального строительства и реконструкции, в том числе подразделениями; - ведение электронного документооборота на ежедневной основе и осуществление контроля за внесенной информацией и ее рассылкой всем заинтересованным лицам, внесение изменений и обновлений, осуществление контроля в системе электронного документооборота Дирекции по капитальному строительству и ремонту; - осуществление приемки, проверки комплектности и оформления, регистрации, архивирования, хранения и рассылки внешней и внутренней документации по Проекту. - осуществление контроля последней версии документации в системе документооборота в электронном и бумажном архиве; - контроль сроков выпуска документации, проверка правильности оформления технической документации и соответствие процедурам, осуществляет сканирование и подготовку электронной версии, ввода данных в систему электронного документооборота Дирекции по капитальному строительству и ремонту; - подготовка отчетов по статусу рассмотрения и утверждения документации для руководства; - подготовка необходимых документов по распоряжению непосредственных руководителей; - участие в проведении периодических аудитов бумажного и электронного архивов Дирекции по капитальному строительству и ремонту; - взаимодействие со специалистами Дирекции по капитальному строительству и ремонту, своевременно выполняет запросы по осуществлению поиска запрашиваемой документации. - выполнение иных обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации и/или локальными актами (приказами (распоряжениями)), а также распоряжениями работодателя. - Работа в техническом архиве с проектной документацией: прием, регистрация, проверка обозначений, комплектности, наличие подписей. Ведение реестров, размещение документации на внутреннем ресурсе компании. Проверка правильности оформления документации на соответствие ГОСТ 21.101-2020. Взаимодействие с сотрудниками на предмет устранения ошибок в проектной документации. Работа с СЭДО.

Приемка, направление на согласование и выдача в производство работ проектно-сметной документации (ПСД): - приемка ПСД от проектных институтов; - проверка состава ПСД; - проверка оформления ПСД и соответствие ее нормативной документации; - организация согласования ПСД с инвестором и внутренними службами, контроль сроков рассмотрения; - передача согласованной ПСД инвестору и подрядным организациям; - направление замечаний в адрес подрядных организаций; - отслеживание поступления документации в соответствии с утвержденными Календарными планами; - ведение реестров технического документооборота; - ведение реестров внесения изменений; - подготовка отчетности в зоне ответственности.

Организация и ведение архива ПТО.

Ведение архива проектной документации в традиционном и электронном виде; Создание и ведение реестра ИРД, ПД, РД; Составление описи проектной документации; Систематизация, учет приема и выдачи технической документации; Сканирование технической документации и перевод в электронный вид; Копировально-множительные работы на плоттере, сканере, принтере; Распечатка проектной документации в формате AutoCad; Перевод проектов в PDF; Подготовка и комплектование альбомов согласно ГОСТам; Переплетно-брошюровочные работы; Подготовка и выдача копий проектно-технической документации.

Работа в Техническом отделе. Организация справочного-информационного обеспечения сотрудников компании нормативными и техническими документами (в том числе с использованием электронных справочно-информационных систем); Приобретение недостающей НД, ТД, НТЛ, периодических изданий и т.п. (включая иностранные документы); Организация хранения и актуализации фонда в печатном и электронном виде; Обслуживание читателей; Участие в разработке и корректировке стандартов, разрабатываемых компанией; Договорная работа в рамках выполнения своих должностных обязанностей

Прием, учет, хранение: договоров и документов связанных с деятельностью компании. Контроль сроков действия договоров и доверенностей. Посещение нотариальной конторы и сопровождение в нее генеральных директоров и бухгалтеров.

Ведения Архива управляющей компании. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив. Приём и регистрация поступивших на хранение документов от структурных подразделений. Участие в разработке номенклатуры дел, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче в архив. В соответствии с действующим законодательством шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов на списание и уничтожение материалов с истекшим сроком хранения. Ведение работы по созданию электронного архива документов и описи к нему, обеспечение удобного и быстрого поиска. Постоянный контроль состояния документов, своевременность их восстановления, контроль соблюдения условий хранения в помещениях архива. Контроль соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий документов, ведение журнала учета приема и выдачи документов. Составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчётности о работе архива. Выполнение копировально-множительных работ.

Обеспечение выдачи комплектной и качественной ПСД, в сроки, предусмотренные графиком на выполнение ПИР; Обеспечение соответствия проектов заданию на проектирование; Подготовка исходных данных для заключения договоров на ПИР; Согласование задания на проектирование, сбор недостающих исходных данных, обеспечение полноты исходных данных для проектирования; Ведение графиков реализации проектов; Ведение деловой переписки (внутри организации, с заказчиками); Координация действий всех участников проекта (анализ замечаний, поступивших от заказчика, контроль их отработки в установленные сроки); Подготовка и оформление справок и отчетов; Подготовка заданий на выполнение инженерных изысканий по объектам автоматизации; Разработка разделов проектной и рабочей документации, находящихся в компетенции ГИП; Участие в сопровождении документации в экспертизе Ведение электронного и бумажного архива. Прием и передача на хранение проектной и рабочей документации на бумажных и электронных носителях. Разработка задания на проектирование. Оформление задания на проектирование. Экспертиза задания на проектирование. Внесение изменений в задание на проектирование. Техник 1 категории Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив. Приём и регистрация поступивших на хранение документов от структурных подразделений. Участие в разработке номенклатуры дел, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче в архив. В соответствии с действующим законодательством шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов на списание и уничтожение материалов с истекшим сроком хранения. Ведение работы по созданию электронного архива документов и описи к нему, обеспечение удобного и быстрого поиска. Постоянный контроль состояния документов, своевременность их восстановления, контроль соблюдения условий хранения в помещениях архива. Контроль соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий документов, ведение журнала учета приема и выдачи документов. Составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчётности о работе архива. Оператор электронного цветоделения 6 разряда Выполнение копировально-множительных работ. Особенности вывода на печать документов и различных программ (AutoCAD, MS Word, MS Excel, Adobe Photoshop, CorelDRAW и т.д.) Работа на технике KIP, Konika, Ricon, Xerox, Canon, TDS