* Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, продуктов для офиса; * Административная поддержка команды; * Обработка и организация входящей и исходящей корреспонденции; * Обработка и распределение звонков; * Организация встреч, совещаний, прием посетителей; * Организация и ведение документооборота; * Travel-поддержка Руководителя и команды: планирование поездок (командировок), визовая поддержка, приобретение билетов, бронирование гостиниц и ресторанов, организация трансфера/такси и т.п.; * Планирование и координация графика встреч Руководителя, организация совещаний; * Организация конференц-звонков, мини-АТС; * Учет и контроль своевременного исполнения поручений Руководителя; * Ведение деловой переписки; * Ведение базы контактов Руководителя; * Координация поступающего потока информации: поиск, обработка и анализ информации; * Организация поздравлений (праздники, дни рождения, специальные мероприятия); * Участие в проекте государственных закупок: подбор предложений для участия в конкурсах; подготовка документов на участие в конкурсах; коммуникация с Заказчиком и Поставщиками; организация доставки товаров по выигранным конкурсам; подготовка сопроводительной документации; * Выполнение личных поручений Руководителя (ведение закупок по хозяйству, закупок продуктов, осуществление платежей ежемесячных и единоразовых, расчеты с личным персоналом Руководителя, административная и информационная поддержка членов семьи Руководителя (выполнение их личных поручений); * Ведение отчетности по личным средствам Руководителя, подготовка отчетов (по запросу); * Перевод/подготовка писем английский <- русский.

* Административная и информационная поддержка команды: поиск необходимой информации, бронирование ресторанов, заказ канцелярии, оперативное решение вопросов команды; * Travel-поддержка и визовая поддержка Президентов и Вице-Президентов, Управляющих Директоров: организация поездок, бронирование билетов и гостиниц, такси и трансфера; * Составление и ведение отчетности по представительским расходам нескольких членов команды (Президенты, Управляющие Директора) в специализированной программе; * Деловая переписка, организация встреч (внутренних и вне офиса), организация конференц-звонков; * Взаимодействие с офисами компании, расположенными в иных локациях (Европа, Америка, Азия); * Подготовка и переплет презентаций; * Протоколирование совещаний, доведение протокола до всех участников совещания; * Обработка и организация входящей и исходящей корреспонденции; * Прием и распределение входящих звонков.

* Прием и размещение гостей (индивидуальных, с групповыми бронированиями, без предварительного бронирования): встреча, объяснение деталей бронирования, работа с паспортными данными, заселение, экскурс по услугам отеля; * Регистрация гостей, внесение данных в систему и последующая коммуникация с миграционной службой, оформление временной регистрации; * Консьерж-услуги: поиск и предоставление запрошенной гостями информации, бронирование билетов, ресторанов, экскурсий и т.д.; * Организация такси по запросу гостей; * Владение автоматизированной системой управления отелем Opera PMS (Opera Enterprise Solution), в частности, системой автоматизации службы приема и размещения гостей, системой централизованного бронирования (Opera Reservation System) и централизованной информационной системой по клиентам (Customer Information System); * Работа с картами гостей (в системе Opera PMS): архивирование актуальной информации о гостях, контроль финансовой активности существующих контрактов и т.д. Отслеживание деталей пребывания, гостевых предпочтений, истории клубного членства и др. дополнительной информации, позволяющей сделать сервис более персонифицированным; * Расчеты с гостями: работа с гостевыми начислениями, аннуляциями, авансовыми платежами, отслеживание совершенных и планирующихся платежей, задолженностей по оплате; * Работа с гостевыми сообщениями, ведение журнала внутри-служебных заметок и комментариев; * Контроль за наличием свободных номеров, уборкой помещений, их техническим оснащением и ремонтом (подготовка отчетов по данным показателям); * Взаимодействие с отделом продаж, с хозяйственной, ресторанной и службой безопасности отеля; * Участие в ежедневных утренних совещаниях-планерках, доведение общей информации по загрузке, происшествиях в отеле до менеджера отеля, прогнозирование работы службы приема и размещения на ближайшие дни; * Работа с жалобами гостей, взаимодействие с гостями, решение возникающих проблем; * Ежемесячное суточное дежурство в выходной день в качестве ответственного (Дежурного) менеджера.