* Проведение тендеров, переговоров, сбор и анализ предложений по внутренним закупкам компании (услуги Admin/HR, все виды страхования, Travel; маркетинга; логистики; IT; а также инструменты, оборудование, строительство, автомобили, экология, утилизация, комплексное и инженерное обслуживание зданий, и пр.). * Анализ и подготовка информации по текущим и планируемым закупкам компании (ежегодный план закупок) * Оптимизация закупочных процессов, адаптация системы к локальным требованиям, построение стратегии закупок * Поддержание и обновление корпоративной политики по закупкам, контроль за эффективной работой системы закупок, разработка матрицы одобрений * Руководство командой специалистов по закупкам, контроль эффективности, постановка целей и задач * Контроль и одобрение всех счетов по внутренним закупкам * Создание и ведение базы одобренных поставщиков. Проверка надежности поставщиков. * Глубокая работа с договорами (заключение, согласование, контроль исполнения, создание базы договоров компании), в том числе контроль и согласование договоров смежных департаментов Основные достижения: - внедрена новая система закупок «с нуля», адаптированная из Глобальной версии под Mantrac в России; - достигнута ежегодная экономия 10% от одобренного бюджета по внутренним закупкам; - сформированы четкие процессы взаимодействия по закупкам со смежными отделами.

* Бесперебойное обеспечение офиса г. Москва хоз. товарами, канцелярией, кафетерием, водой и прочими принадлежностями. * Своевременная и качественная трэвел поддержка сотрудников филиала и прибывающих гостей в филиал, регистрация сотрудников экспатов. * Оказание помощи сотрудникам экспатам по вопросам аренды, заключение и пролонгация договоров с арендодателями и поставщиками по филиалу. * Своевременное и корректное составление реестров на оплату, табеля учета рабочего времени сотрудников филиала г. Москва. * Ежедневный контроль за чистотой в офисе, организация мелкого ремонта. * Поддержка генерального директора по всем бизнес вопросам, а также вопросам его семьи. Исполнение бизнес-поручений, перевод документов. Основные достижения: - снижение тарифов на размещение командированных сотрудников, снижение арендной платы за офис, а так же переезд в лучший офис на более выгодных условиях; - внедрение трэвэл календаря для менеджмента компании; - оптимизация процессов, связанных с отправкой и хранением документации, а так же дистрибуции маркетинговой продукции по всем филиалам.

* Разработка и организация тендерных процедур, размещение документации на сайте компании * Заключение договоров по обслуживанию и обеспечению подразделений в соответствии с внутренними политиками (внутренние закупки) * Организация заседаний тендерного комитета, ведение протоколов в качестве секретаря ТК * Ведение аналитики по затратам, реализация мер по сокращению затрат, подготовка отчетов * Обеспечение административной поддержи иностранным сотрудникам, связанной с визами, договорами аренды Основные достижения: - снижены затраты по топ 50 поставщикам на 10%, что эквивалентно более 1 млн $, благодаря командной работе, внедрению новых процедур и проведению тендеров.

* Оптимизация затрат на транспортное и гостиничное обслуживание; выбор гостиниц, заключение договоров, получение скидок на проживание * Обеспечение исполнения обязательств и организация финансовых взаиморасчетов с компаниями по аутсорсингу (трэвэл агенты, ресепшн) * Ежемесячный финансовый отчет с проверкой счетов и распределением расходов между департаментами (билеты, гостиницы, трансферы, обеспечение офиса) * Создание и внедрение политик, систем, процедур и баз данных по обеспечению деловых поездок * Обеспечение административной поддержи сотрудникам (экспатам) при заключении договоров аренды квартир (поиск, заключение, расторжение) * Участие в организации мероприятий (тренингов, семинаров, корпоративов, и т.п). * Проведение собеседований и подбор кадров в административный департамент компании, поддержка и контроль работы ресепшн, Traveldesk и Hoteldesk. * Работа с поставщиками и агентствами, в том числе значительный объем работы с договорами Основные достижения: - снижены затраты по действующим договорам; - найдены более эффективные решения по организации поездок; - разработана и внедрена собственная система согласования командировок; - оптимизирована работа по документообороту с трэвэл агентством, интеграция с 1С.

* Организация и координация мероприятий, совещаний и встреч * Ведение протоколов совещаний на 2 языках * Планирование рабочего времени руководителя * Перевод документации / презентаций * Организация деловых и личных поездок * Исполнение поручений, деловая переписка, календарь