Обеспечение бесперебойной работы Отдела по всем функциональным направлениям деятельности Отдела. Осуществление постановки задач и текущий контроль их выполнения Осуществление руководства и распределение обязанностей между сотрудниками Отдела, в том числе осуществление перераспределения обязанностей между сотрудниками, вызванное служебной необходимостью (временная нетрудоспособность, отпуск или временное отсутствие отдельных сотрудников Отдела). Организация работы по приему, учету документов от структурных подразделений и/или других источников комплектования ,планируемых для передачи в Отдел на хранение, их сохранности, упорядочения, а также использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы. Проведение систематического анализа деятельности Отдела и на его основе подготовка необходимых предложений по оптимизации процесса Контроль за исполнением установленных уровней сервиса по направлениям деятельности Отдела Контроль исполнения поручений, находящихся в компетенции Отдела. Организация/участие в подготовке, рассмотрении, согласовании и представлению на подпись вышестоящему руководству проектов распорядительных и нормативных документов в соответствии с требованиями ФЗ/Регламентов/Инструкций в рамках компетенции Отдела. Заверение копий документов для дальнейшего направления в структурные подразделения, правоохранительные и контрольные органы в рамках компетенции Отдела и предоставления документов по запросам структурных подразделений. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в рамках компетенции Отдела Обеспечение сохранность документов, переданных на хранение в Отдел, исключая несанкционированный доступ к ним Инициация, обеспечение проведения мероприятий по мотивации и управлением развития сотрудников Отдела Контроль за соответствием помещений архивохранилищ требованиям сохранности документов. Организация участия сотрудников Отдела в процедуре составления и согласования номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры. Оказание методического руководства и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в архив

Прием и учет действующих досье, документов с истекшими сроками хранения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения: * обеспечение приема транспортных упаковок, единиц с комплектами документов, подлежащих передаче в архив согласно ВНД; * обеспечение сортировки пакетов документов, своевременного учета и размещения на хранение согласно ВНД; * обеспечение упаковки, маркировки комплектов документов согласно ВНД; * обеспечение приема, обработки, своевременного учета, размещения на временное хранение документов с истекшими сроками хранения; * обеспечения контроля за своевременным составлением актов на уничтожение; * обеспечение приема-передачи документов на уничтожение с использованием стационарных пунктов сбора макулатуры; * организация создания и поддержания в актуальном состоянии НСА по документам архива; * обеспечение контрольных процедур в рамках работы сектора; * обеспечение подготовки отчетных данных в рамках работы сектора; * анализ работы сектора; * осуществление контроля за исполнением установленных уровней сервиса; * обеспечение выполнения плановых показателей сектора. Обеспечение сканирования документов в рамках поступающих запросов в соответствии с установленными требования SLA: * обеспечение контрольных процедур в рамках работы сектора; * обеспечение подготовки отчетных данных в рамках работы сектора; * анализ работы сектора; * осуществление контроля за исполнением установленных уровней сервиса; * обеспечение выполнения плановых показателей сектора.

* Подготовка отчетности по основным направлениям деятельности СЦ "Архив"; * подготовка Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; * участие в подготовке свода номенклатур дел структурных подразделения - источников комплектования СЦ "Архив"; * подготовка предложений по улучшению уровня качества сервисов и удовлетворенности внутренних клиентов; * сбор и систематизация показателей деятельности СЦ "Архив"; * проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в СЦ "Архив" для проведения процедуры уничтожения документов, утративших практическое значение * сопровождение организационно-кадровых мероприятий по подразделению; * организация работ по развитию компетенций сотрудников, проведению различного рода обучающих курсов

* Обеспечение бесперебойной работы отдела по всем функциональным направлениям деятельности; * инициация и обеспечение проведение мероприятий по вовлеченности сотрудников в совершенствовании работы Банка, непосредственной деятельности отдела, наставничество, саморазвитие; * инициация и обеспечение проведение мероприятий по мотивации и управлением развития сотрудников; * обеспечение соблюдение утвержденных соглашений об уровне сервиса в разрезе предоставляемых услуг: хранение документов, предоставление информации по запросам, ведение дел клиентов и др.; * обеспечение сохранности документов, исключающая несанкционированный доступ к ним; * обеспечение выполнения установленных плановых показателей и своевременное предоставление отчетности по направлениям деятельности подразделения.

* Осуществление постановок задач и текущий контроль их выполнения; * представление интересов управления при взаимодействии с подразделениями; * исполнение обязанностей начальника отдела в его отсутствие; * организация приема документов долговременного хранения структурных подразделений Банка * организация проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях - источниках комплектования; * организация формирования отчетных документов по итогам проведения контрольных процедур; * проведение систематического анализа деятельности секторов и на его основе подготовка необходимых предложений по оптимизации процессов; * осуществление контроля за исполнением установленных уровней сервиса по направлению деятельности; * обеспечение выполнения установленных плановых показателей и своевременное предоставление отчетности по направлениям деятельности подразделения.

* Осуществление контроля процесса приема документов долговременного хранения подразделений - источников комплектования СЦ "Архив" * осуществление мониторинга и анализ исполнения запросов; * организация проведение сверки наличия, маркировки и картонирования в архивные короба упорядоченных документов, поступивших от подразделений согласно сопроводительной документации; * подготовка отчетных форм по основным направлениям деятельности сектора; * осуществление контроля исполнения запросов подразделений Банка на предоставление информации и копий/заверенных, копий/подлинников документов/дел/досье своевременного возврата дел и оригиналов документов, переданных для исполнения запросов; * созданием электронно-графических образов документов, досье клиентов и постоянного срока хранения для последующего постоянного использования фонда; * осуществление контроля за своевременной организацией и оформлением выемки оригиналов документов по запросам контролирующих органов; * осуществление контроль за созданием и поддержанием в актуальном состоянии информационных справочников по документам архива; * осуществление контроля за соответствием помещений архивохранилищ требованиям сохранности документов Банка (контроль температурно-влажностного режима, технического состояния помещения, контроль доступа и пр.); * участие в систематизации и оптимальном размещение дел в архивохранилищах; * осуществление проверки фактического объема документов с учетными данными; при наличии несоответствия вносит в них изменения; * организация составления и согласования номенклатур дел структурных подразделений Банка; * составление и согласование Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

* Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях Банка; * осуществление проверки и согласование описей дел структурных подразделений, завершенных делопроизводством; * подготовка архивных описи дел постоянного хранения и по личному составу для согласования с госархивом; * осуществление мероприятий по централизации и обработке исторических фондов документов; * осуществляет подготовку справочного аппарата к ним; * осуществление контроля за возвратом подлинных документов/архивных дел, выданных во временное пользование; * создание электронно-графических образов документов постоянного срока хранения для последующего постоянного использования фонда; * осуществление организации и оформления выемки оригиналов документов по запросам контролирующих органов; * исполнение запросов подразделений Банка на предоставление информации и копий/заверенных копий/подлинников документов/дел/досье повышенной степени сложности, в том числе по документам необработанных исторических фондов; * осуществление контроля за соответствием помещений архивохранилищ требованиям сохранности документов Банка (контроль температурно-влажностного режима, технического состояния помещения, контроль доступа и пр.); * участие в систематизации и оптимальном размещение дел в архивохранилищах; * осуществление проверки фактического объема документов с учетными данными; при наличии несоответствия вносит в них изменения; * составление и согласование номенклатур дел структурных подразделений Банка; * составление и согласование Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

* осуществление подготовки дел, завершенных делопроизводством, к передаче на архивное хранение в архивохранилище: составление описей, оформление обложек дел, картонирование в архивные короба; * осуществление сверки наличия переданных от структурных подразделений - источников комплектования документов согласно сопроводительной документации; * осуществление контроль полноты доставки документов; * осуществление создания и поддержания в актуальном состоянии информационных справочников по документам архива * участие в оформлении выемки оригиналов документов по запросам контролирующих органов; * осуществление оформление доставки оригиналов архивных документов и дел по запросам подразделений Банка; * исполнение запросов подразделений Банка на предоставление информации и копий/заверенных копий/подлинников документов/дел/досье, предполагающие проведение розыскных мероприятий; * оформление в автоматизированных системах запросы, поступившие посредством MS Outlook; * пополнение справочного аппарата к документам в части топографических указателей; * осуществление своевременной передачи документов с истекшими сроками хранения на уничтожение согласно Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; * составление и согласование номенклатур дел структурных подразделений Банка; * составление и согласование Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

* Осуществление первичного разбора и сортировки документов структурных подразделений согласно сопроводительной документации/сдаточных описей; * осуществление маркировки и картонирования в архивные короба упорядоченных документов; * осуществление составление сдаточных описей в автоматизированных АС; * исполнение стандартных запросов подразделений Банка на предоставление информации и копий/заверенных копий/подлинников документов/дел/досье при наличии в запросе полного набора поисковых реквизитов; * составление Актов о выделении к уничтожению по документам с истекшими сроками хранения.

* Осуществление первичного разбора и сортировки документов Федеральной службы страхового надзора; * осуществление маркировки; * осуществление составление описей на дела; * исполнение стандартных запросов на предоставление информации и копий/заверенных копий/подлинников документов/дел/досье; * осуществление регистрации поступающих обращений физических лиц, их маршрутизация ответственным сотрудникам, контроль предоставления ответа.

* Ведение делопроизводства компании; * планирование графика рабочего дня руководства; * регистрация входящей/исходящей корреспонденции.