Планирование встреч и ведение календаря; Управление документами; Проведение информационного поиска; Подготовка материалов для встреч, совещаний; Ведение протокола, контроль его исполнения; Travel поддержка в пределах РФ и за переделами Хорватия, Сербия, Турция; Координация водителей; Встреча гостей; Взаимодействие с Заказчиком; Систематизация документации по проектам; Предоставление отчетности руководству по запросу

Обязанности: - Выполнение технических функций помощника по обеспечению работы должностных лиц на проекте (руководствующий состав 25 человек); - Обеспечение деловых встреч, прием посетителей на проекте (первые лица - собственники, генеральный директор); - Организация и контроль наличия расходных материалов, заказ канцелярских принадлежностей на проект; - Подготовка и организация деловых поездок, командировок, отпусков (как в РФ, так и за пределами РФ); - Работа с корпоративной почтой и распределение электронных писем; - Составление и оформление писем, запросов, распорядительных документов; - Прием, учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов; - Формирование дел, подготовка дел к сдаче на хранение; - Работа с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов; - Работа с офисной техникой; - Выполнение личных поручений руководителей, в рамках рабочего процесса - задачи (взаимодействие с сотрудниками отделов на проекте (миграция, отдел кадров, АХО, и т.п.); - Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; - Подготовка к совещаниям, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний (по необходимости или по запросу руководителя).

Обязанности: - Регистрация входящей/исходящей документации (большие объемы). - Работа в системе ЭДО; - Предоставление информации по документам организации; - Нормоконтроль (редактирование) подготавливаемых структурными подразделениями и отделами организационно-распорядительных и локальных нормативных документов, исходящих писем; - Получение и отправка корреспонденции посредством электронной почты, Почты России, курьерской почтой); - Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документооборота; - Ведение информационно-справочной работы.

- Подготовка встреч, совещаний, сбор необходимых материалов к совещаниям, оповещение участников о времени и месте проведения; - Организация поездок и командировок руководителя travel-поддержка (покупка билетов, получение визы, бронирование гостиницы); - Решение организационных, административных вопросов; - Ведение документооборота, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя, и распределение входящей корреспонденции между сотрудниками компании; - Прием и отправка корреспонденции курьером и Почтой РФ; - Взаимодействие с подрядчиками, заказчиками, начальниками участка по рабочим вопросам; - Подготовка документации для работы на объекте (печать, сшивание, передача); - Архивирование проектной и рабочей документации, ведение реестров; - Подготовка Графиков производства работ на строительном объекте, по предоставленным объемам и срокам от начальников участка, а также подготовка таблиц (содержащих информационный характер) по другим строительным объектам; - Выполнение личных поручений руководителя;

- Поиск необходимых материалов в сети интернет для снабжения стройки (в неполном объеме), - Запрос коммерческих предложений и предоставлении информации, - Мониторинг цен на необходимые материалы, - Запрос счетов на оплату, - Запрос закрывающих документов для бухгалтерии, - Взаимодействие с прорабами и начальником участка на объекте, - Организация машины для доставки или перевозки материалов с объекта на объект (грузоперевозки), - Организация бесперебойной работы на объекте по административным вопросам, - Частичный контроль доставки материалов на объект, - Поиск сотрудников на объект (монтажники, фасадчики, сварщики, плиточники и.д.), - Наработка базы контактов для взаимодействия, с организациями, которые поставляют нам материалы (частично), - Поиск оборудования для работы на объекте, - Организация работы на стройке грузовиков и спецтехники, - Подготовка писем, и иных документов для работы, - Взаимодействие с контрагентами по поставкам и заключением договоров; - Ведение делопроизводства организации, заказ билетов для сотрудников, организация командировок.