- сбор и регистрация первичных документов, - поддержка процесса утверждения документов (контракты, дополнительные соглашения, заявки на оплату и т.д.), - ведение реестра контрактов, реестра входящих запросов, - своевременные запросы недостающей информации для предоставления в бухгалтерию, - поддержка процесса подписания документов: сбор входящих документов и проверка соблюдения внутренних правил оформления, - помощь в подготовке совещаний, проводимых финансовым директором: сбор и отправка документов, необходимых для проведения совещания, внесение записей в календарь, бронирование конференц-залов, запросы на канцелярские принадлежности, встреча посетителей и сопровождение их в конференц-залы, своевременное предоставление пропусков в здание, - связь со всеми департаментами по обмену информацией и документами, по вопросам подготовки и согласования документов, - оформление командировок для финансового департамента: бронирование билетов, трансферов, проживания, - взаимодействие с бухгалтерией по вопросам предоставления подтверждающей документации, необходимой для своевременных платежей; - деловая переписка с администраторами головного офиса по вопросам согласования контрактов, - взаимодействие с отделом персонала, предоставление отчетности о посещаемости, сбор и представление табелей учета рабочего времени; - замена ассистентов отдела кадров, юридического отдела, отдела закупок, контрактов во время их отсутствия.

Общие административные обязанности: - организация и координация командировок, деловых поездок руководства и персонала: бронирование проживания, билетов, трансферов, ведение графика, сбор и предоставление документов о расходах, авансовых отчетов в бухгалтерию, - координация рабочих встреч руководства (согласование времени/места, тиражирование и распространение материалов, бронирование переговорных и т.п), - нотариальное заверение документов по запросу (доверенности, учредительные документы и т.п.) - почта России - регистрация, распределение входящей корреспонденции по департаментам, отправка почтовой корреспонденции, - офис-менеджмент: заказ канцелярии, взаимодействие с арендодателем по хозяйственным вопросам, согласование оформления пропусков, сопровождение гостей, - взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оплаты счетов по хозяйственным расходам офиса, - выполнение функций ассистентов руководителей в периоды их отсутствия: подготовка/прием документов для подписания руководством (приказы, договоры, бухгалтерские документы и т.п.), проверка и сортировка документов перед подписанием, контроль наличия необходимых виз, согласований и т.п. Координация контрактной деятельности: - работа в 1С: обеспечение процесса внутреннего согласования документов, регистрация договоров, запрос документов от контрагентов, внесение данных по проектам договоров в систему согласования в соответствии с внутренними процедурами, контроль сроков согласования, внесение изменений в проекты договоров, дополнительных соглашений, переписка с контрагентами, координация урегулирования разногласий, - подготовка запросов документов, запросов на изменения условий договоров, данных для составления претензий, организация систем хранения и архивирования документов в бумажном и электронном виде, - предоставление пакетов документов и информации в бухгалтерию, юридический департамент, Координация работы с персоналом: - координация трудоустройства персонала, помощь в оформлении трудовых отношений, ознакомление с внутренними Положениями, адаптация новых сотрудников, - работа в 1С ЗУП: регистрация трудовых договоров, изменений к ним, отпусков, командировок персонала и т.п., подписание, систематизация и передача на хранение.

- ведение документооборота, подготовка и редактирование проектов документов (доверенности, письма, проекты договоров, внутренние формы, учредительные документы и прочее), систематизация, хранение, - координация и поддержка процесса согласования и заключения договоров, запрос информации о контрагентах, внесение данных во внутренние системы согласования, координация процесса подписания, - ведение графика встреч и поездок, координация встреч руководителя, сотрудников, - организация деловых поездок руководителя и персонала и подготовка отчетности о расходах для финансово-бухгалтерских и контрольных департаментов, - поиск, анализ, систематизация и предоставление информации по запросам руководства, Консультант+, Гарант, - работа с нотариусом по вопросам заверения документов, изготовлению копий и т.п., - взаимодействие с государственными органами по вопросам создания, ликвидации, изменения внутренних структур Корпорации, - выполнение поручений финансово-бухгалтерского департамента, отдела кадров (табели рабочего времени, формы для бухгалтерской отчетности и т.п.), - подготовка информации и документов для внутренних процедур согласования сделок, заключения договоров, - организация учебных мероприятий.

- организация деловых поездок персонала и подготовка финансовой отчетности о расходах для передачи в пользование финансово-бухгалтерских и контрольных департаментов, - администрирование деятельности группы ТБ и ООС (охрна труда) –- взаимодействие с бухгалтерским и HR-департаментами в части осуществления расчетов по расходам подразделения, планирования занятости персонала, - контроль своевременной оплаты счетов поставщиков услуг, координация текущих изменений, - сбор, систематизация и предоставление бухгалтерско-финансовой документации для проверок и утверждения финансово-контрольными департаментами Заказчика, - координация заключения договоров с поставщиками услуг в соответствии с утвержденными условиями бюджета, - деловая переписка с поставщиками услуг по вопросам выполнения условий договоров, предоставления отчетных документов, - координация соблюдения сотрудниками утвержденных внутренних процедур Компании, участие в урегулировании внутренних трудовых споров, - организация необходимых учебных и аттестационных мероприятий, переводы в течение рабочего дня – обеспечение коммуникации в интернациональной группе,

- участие в планировании проверок финансово-хозяйственной деятельности дочерних и зависимых Обществ, - участие в планировании и координации деятельности управления - организация командировок; ведение, корректировка графика занятости, - взаимодействие с бухгалтерско-финансовыми департаментами в части согласования расчетов по расходам управления, - контроль своевременной оплаты счетов, составление и согласование служебных записок, документооборот и т.п. - организация внутренних и внешних встреч, организация утвержденных учебных мероприятий, подготовка информации для отчетов о деятельности управления и т.п. - ведение документооборота, деловая переписка по вопросам работы управления.