1. Согласование договоров и счетов в системе Business Process Manager. 2. Взаимодействие с юридическим, бухгалтерским, налоговым департаментами и группой расчетов по вопросам документооборота. 2. Коммуникация с зарубежными вендорами по договорам и счетам. Направление документов, подтверждающих оплату счета контрагенту. 3. Урегулирование вопросов с иностранными вендорами в части разного законодательства по документообороту (начисление российского НДС, предоставление закрывающих документов по договору: акты о выполненных работах, отчеты и т.п.). 3. Ведение и актуализация базы договоров и счетов партнеров Компании. 4. Контроль своевременной оплаты счетов. 5. Сбор пакета закрывающих документов, формирование отчетности, написание служебных записок. 6. Сбор отчетных документов для закрытия оплат прошлых лет. 7. Организация внутренних мероприятий Департамента. 8. Тревел-поддержка: коммуникация с зарубежными отелями по вопросам размещения командированных сотрудников, написание гарантийных писем, контроль своевременного получения и оплаты счетов за проживание. 9. Помощь в подписании документов в системах ЭДО: Директум и DocuSign.

1. Согласование доходных и расходных договоров. 2. Заведение тикетов в Яндекс-трекере на оплату счетов. 3. Подготовка презентаций для еженедельных совещаний Подразделения. 4. Организация еженедельных совещаний Подразделения. 5. Отправка и получение корреспонденции. 6. Организация архива.

• Организация и обеспечение документооборота сектора Vision в отношении поставщиков маркетинговых услуг, клиентов, клиник • Обеспечение соблюдения всех процедур документооборота • Обеспечение возможности быстрого доступа к необходимой информации и документации сотрудникам сектора Vision • Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему Request Navigator для согласования • Внесение договоров, приложений и дополнительных соглашений в систему ICD • Своевременное заведение РО • Своевременная передача полного комплекта корректных документов на оплату в бухгалтерию • Коммуникация с клиентами/менеджерами/поставщиками по вопросу формирования и подписания закрывающих документов • Формирование полного пакета закрывающих документов для проведения оплаты • Коммуникация с клиентами/менеджерами по переводу контрагента на электронный документооборот и настройка обмена документами • Анализ и минимизация ошибок в предоставленных документах • Своевременное прохождение тренингов • Своевременное предоставление данных сотрудникам финансового отдела для корректного отображение расходов • Актуализация данных в дэшбордах на ежедневной основе • Заполнение данных по клиентам для автоматического формирования закрывающих документов • Своевременная отправка Уведомлений о проведённых взаимозачётах клиентам • Консультирование сотрудников по вопросам оплат и предоставления документов • Обработка запросов по вопросу предоставления документов для аудита • Своевременное предоставление информации об обработанных документах • Взаимодействие с курьерской службой по вопросам отправки и получения документов

• Ведение претензий на качество продукции департаментов One Ethicon, Biosense Webster, Codman, Mentor, ASP. • Регистрация жалоб в глобальной ECM (Enterprise Complaint Management) системе и локальном трекере • Ежедневная выгрузка отчетов из ECM системы и обработка назначенных активностей • Ежедневное обновление локального трекера с учетом поступающей информации по жалобе • Ведение документооборота по жалобе: запрос письма-претензии и подписание акта приема-передачи • Заказ специальной упаковки для продукции, отправляемой на экспертизу • Подготовка транспортных накладных и таможенных инвойсов для отправки продукции на экспертизу производителю • Подготовка пакета документов для выплаты компенсаций по жалобам • Внесение реквизитов новых вендоров в систему для выплаты компенсаций по жалобам • Обработка кредит-ноты • Обновление процедуры «Руководство по ведению жалобы» TV-WI-06258. • Консультация и обучение сотрудников по процессу сообщения жалоб на продукцию

1. Общая административная поддержка директора департамента, команды маркетинга и команды продаж. • Оформление командировок, создание авансовых отчетов • Выполнение переводов • Планирование и координация расписания руководителя • Организация телеконференций (WebEx, Skype), бронирование переговорных • Создание и актуализация листов рассылок • Введение в должность для новых сотрудников • Заказ оборудования, канцелярских принадлежностей, продуктов питания для кофе-брейков • Заказ такси • Отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами • Взаимодействие c IT командой по возникающим инцидентам 2. Организация выездных мероприятий департамента • Выбор места проведения (отелей, конфернц-залов) • Бронирование гостиниц, авиа и ж/д билетов • Организация питания сотрудников • Выбор и помощь в организации тимбилдингов • Сопровождение мероприятия во время его проведения 3. Работа с договорами поставки продукции Компании и дистрибьюторами РФ и СНГ. • Составление договора, и его последующая авторизация в системе Request Navigator, заведение условий контракта и реквизитов клиента в SAP • Ведение базы и актуализация данных дистрибьюторов • Поддержание коммуникации с дистрибьюторами компании в сотрудничестве с коммерческими менеджерами, специалистами по продажам и другими функциональными отделами, вовлеченными в бизнес-процесс (Коммерческий, юридический, финансовый отделы, валютный контроль, клиентский сервис) 4. Работа с договорами аренды оборудования • Согласование цены контракта с финансовым отделом, авторизация договора в системе Request Navigator • заведение условий контракта и реквизитов клиента в SAP • коммуникация с арендатором и региональными сотрудниками по соблюдению сроков документооборота и поставки оборудования 5. Техническая организация маркетинговых мероприятий спонсорства (конференции и конгрессы с участием Компании) • Составление договора и его последующая авторизация • Коммуникация с организаторами мероприятия, • Заведение заявки на мероприятие в системе HCC-life • Оценка справедливой рыночной стоимости мероприятия (Fair market value), проверка благонадежности организаторов (HCC-check) • Сбор закрывающих документов и фотоотчетов для последующей оплаты счета за участие в мероприятии • Подготовка отчета о проведенном мероприятии для отдела этических норм ведения бизнеса. 6. Организация визитов иностранных коллег • Взаимодействие с агентствами делового туризма по деталям поездки • Подготовка письма-приглашения в консульства для получения визы РФ • Организация размещение и питания гостей • Решение вопросов, связанных с логистикой визита 7. Поддержка общего документооборота Департамента • Создание РО в системе eMarket place • Внесение новых вендоров и методов платежа по условиям договора в SAP • Сдача счетов и закрывающих документов в e-archive, отслеживание статуса оплат

• Ведение регистра запросов медицинской информации, электронного и бумажного архива. Работа с запросом МИ – проверка статуса, отправка на перевод, загрузка содержания ответов в систему Wisdom, поддержание библиотеки медицинских журналов, предоставление статистики обращений по запросу менеджеров отдела • Ввод информации по нежелательным явлениям в глобальную базу систему безопасности Argus, ведение электронного и бумажного архива отчетов по безопасности, проверка регистра запросов медицинской информации на предмет нежелательных явлений, обработка данных исследований рынка (market research). • Общая административная поддержка отдела Медицинской информации и фармаконадзора: организация встреч, бронирование переговорных. • Взаимодействие с переводческими агентствами, курьерскими службами, бизнес-тревел агентствами • Проведение оценки благонадежности контрагентов по программе Third Party Oversight

• Техническая поддержка клинических исследований: ведение различных трекеров и таблиц, работа с Master file исследования. • Подготовка пакета документов для центров КИ (протоколы, согласия на обработку ПД, опросники, дневники пациентов и пр.). • Работа с формами поставки, возврата и уничтожения препарата. • Подготовка файлов исследования к архивации. • Поддержка менеджеров КИ: сбор файла центра КИ, подготовка документов для подачи в Локальный Этический комитет. • Работа с внутренними системами и базами данных Компании: Xpress, Inform, Mylearning, e-Track, RAMOS. • Взаимодействие с курьерскими службами, отправка и прием грузов и документов.

• Дизайн и верстка графических файлов и презентационных материалов для образовательных фильмов. • Дизайн полиграфической продукции – создание макетов листовок, визитных карточек, логотипов, обложек для DVD дисков.

• Выполнение запросов на предоставление статистических данных от органов государственного управления. • Анализ статистики экспортно-импортных операций. • Участие в подготовке ежеквартальных и ежегодных сборников таможенной статистки