Российские железные дороги, ОАО, проект Kalimantanrail (Indonesia)
Москва, www.rzd.ru
Перевозки, логистика, склад, ВЭД... Показать еще
Руководитель службы международного взаимодействия, переводов и внутренних коммуникаций
- Создание внутреннего подразделения для обеспечения международного взаимодействия, административной и переводческой поддержки на этапе базового инжиниринга по проекту строительства грузовой железнодорожной линии в Республике Индонезия;
- Разработка нормативно-правовых документов, положений и регламентов работы блоков организации.
- Организация телефонных переговоров и деловых встреч с клиентами компании;
- Подготовка и проведение презентаций;
- Обеспечение взаимодействия между структурными подразделениям компании, контрагентами, инвесторами и прочими участниками проекта (переписка, делопроизводство, организация встреч, переговоров и участия в выставках)
- Организация участия компании в международных выставках, проведения переговоров с организаторами выставок, заключение договоров, аренда площадей для организации стенда компании на время проведения международных выставок;
- Подготовка материалов, печатной продукции, макетов, работа с дизайнерами, а также заказ и сопровождение изготовления стенда и для участия в выставочной деятельности компании (предварительные переговоры с потенциальными контрагентами, выбор контрагента, защита на конкурсной комиссии, заключение и администрирование договора на производство работ и услуг.
- Контроль исполнения поручений генерального директора, подготовка протоколов совещаний и еженедельных отчетов по исполнительской дисциплине, а также подготовка и проведение комплекса мер, направленных на закрепление и обучение данному бизнес-процессу сотрудников организации.
- Административная поддержка руководящего состава организации.
-Контроль выполнения регламентов по проведению совещаний (бронирование, протоколирование, обеспечение переговорных для проведения совещаний и встреч иностранных делегаций.
- Проработка функционала, описание бизнес-процессов, разработка мотивационных схем подведомственных сотрудников.
-Аудит документооборота предприятия, организация и проведение внутреннего обучения.
- Разработка и внедрение плана по улучшению внутренних коммуникаций организации.
- Разработка нормативно-правовой документации, направленная на оптимизацию работы участка.
- Организация работы по обеспечению командирования сотрудников и паспортно-визовой поддержки.
- Проработка внедрения системы электронного документооборота.
- Организация переводческой поддержки в офисах компании в Индонезии, Сингапуре и России.
- Распределение работы между штатными переводчикам, контроль качества и управление работой отдела;
- Определение приоритетных задач в рамках деятельности подконтрольного подразделения.
- Участие в поиске и найме персонала (оценка квалификации);
- Участие в отборе поставщиков переводческих услуг (включая подготовительный этап, техническая и финансовая оценка технико-коммерческих предложений, подготовка соответствующей документации для обоснования выбранного контрагента на тендерном комитете);
- Разработка и согласование контракта на оказание переводческих услуг;
- Работа с поставщиком переводческих услуг (размещение заказа на перевод, сопровождение контракта, обеспечение эффективной работы и контроль качества предоставляемых услуг, оказываемых контрагентом);
- Администрирование контракта с контрагентами (составление бюджета, планирование затрат и приемка оказанных услуг);
- Устный перевод (последовательный и синхронный), на совещаниях и переговорах с участием высшего руководства и сопровождение в командировках);
- Письменный перевод документации по проекту различной тематики (юридическая, финансовая техническая терминология, строительство железнодорожных линий, электрификация железнодорожных линий и развитие инфраструктурных проектов);
- Составление и текущее обновление терминологического глоссария применительно к железнодорожной отрасли.
- Подготовка соответствующих регламентов и инструкций для обеспечения деятельности компании на данном направлении.
- Совместная работа с отделом документального обеспечения и архива, для разработки единых стандартов делопроизводства на проекте.