Полное администрирование деятельности Дирекции по строительству.Распределение должностных обязанностей между сотрудниками отдела, разработка стандартов качества работы, анализ эффективности и контроль за исполнением задач. В подчинении 11 человек (ресепшн, тревел-поддержка, специалисты по документообороту и делопроизводству) Организация и контроль кадрового делопроизводства Дирекции по строительству. Разработка и контроль внедрения внутренних организационно-распорядительных документов Дирекции,регламентирующих деятельность Дирекции в области делопроизводства и документооборота. Подготовка и контроль своевременной отправки отчетной документации для контролирующих органов (Отчеты, справки, и т.д.). Обеспечение эффективного управления через развитие и поддержку функций систем делопроизводства в программе 1С Документооборот. Обеспечение функционирования в подразделениях, входящих в Дирекцию Единой системы делопроизводства. Обеспечение корректного оформления документов, представляемых на подпись руководству, своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в подразделениях Дирекции. Организация, руководство и реализация работ по документационному обеспечению в СЭД - большие объемы (регистрация входящих/исходящих документов, контроль сроков исполнения документов. Обеспечение корректного архивирования документов, а также систематизация и хранение документов текущего архива. Оптимизация и контроль документопотоков Дирекции. Регламентация единых принципов в работе со средствами массовой информации. Организация тревэл-поддержки сотрудников Дирекции в полном объеме.. Управление договорами административной поддержки (клининг, тревел, связь, почтово-транспортные услуги, закупка ТМЦ и тд) в части соблюдения условий и сроков оплаты, предоставления закрывающих документов; контроль качества оказываемых услуг, анализ и необходимая корректировка условий работы, мониторинг рынка товаров и услуг для офиса, поиск способов оптимизации расходов. Составление планов работы и отчетов по текущей деятельности.Организация тендеров по выбору поставщика административно-хозяйственных услуг (написание технического задания, разработка критериев оценки поставщиков, разработка форм коммерческого предложения. Консолидация информации по фактическим затратам и планируемым расходам Дирекции по строительству.

Организация и обеспечение эффективной работы службы Секретариата, службы АХО (9 человек - планирование‚ постановка задач‚ контроль исполнения); Повышение квалификации секретариата и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Компании; Организация делопроизводства и полноценного использования системы электронного документооборота (на базе 1С Документооборот) для регистрации и хранения входящей и исходящей документации, согласования внутренней документации. Подготовка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения). Ведение электронного документооборота договоров и формирование заявок на оплату в 1С Контроль за качеством подготовки и оформления входящих документов от структурных подразделений, соблюдение установленной процедуры согласования; Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения решений; Анализ и контроль соответствия разрабатываемых документов в компании ранее изданным; Управление текущим и архивным документооборотом; Организация, учет и контроль внутренних корпоративных мероприятий, в том числе совещаний, переговоров, встреч и т.п; Подготовка информационно-аналитических материалов, отслеживание информационных потоков, контроль исполнения поручений по срокам и содержанию; Организация командировок работников Компании (разработка оптимальных маршрутов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, заказ авиа и ж\д билетов); Полная административная поддержка Руководства Компании; Решение административно-хозяйственных вопросов(обеспечение бесперебойного рабочего процесса Компании, комплектование необходимыми канцелярскими и хоз.товарами, мебелью, взаимодействие с арендодателем).

Основные обязанности: Организация и обеспечение эффективной работы секретариата (2 человека - планирование‚ постановка задач‚ контроль исполнения); повышение квалификации секретариата и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Компании; Организация единой системы документационного обеспечения; Организация, учет и контроль внутренних корпоративных мероприятий, в том числе совещаний, переговоров, встреч и т.п; ведение протоколов совещаний и контроль исполнения решений; Подготовка и внедрение распорядительных и нормативных документов компании (приказы, распоряжения, регламенты, положения), методические рекомендации по оформлению документов; Полная административная, информационная, исполнительная, техническая поддержка руководства; обеспечение внутренних коммуникаций; Подготовка информационно-аналитических материалов, отслеживание информационных потоков, контроль исполнения поручений по срокам и содержанию; Формирование номенклатуры дел и архива Компании; Организация приема гостей, партнеров, клиентов.

Основные обязанности: Реструктуризация и оптимизация деятельности секретариата; Документационное, организационное и информационное обеспечение деятельности Компании; Разработка и регламентация единых принципов внутрифирменного документооборота; Организация работы с документами, составляющими государственную тайну; Контроль ведения процесса делопроизводства Компании; Взаимодействие с контролирующими организациями (СРО АПР, Минфин РФ, СРО МАП, СРО РОО): подготовка отчетов, аналитических справок и др.; Организация командировок работников Компании (разработка оптимальных маршрутов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, заказ авиа и ж\д билетов); Решение административно-хозяйственных вопросов(обеспечение бесперебойного рабочего процесса Компании, комплектование необходимыми канцелярскими и хоз.товарами, мебелью, взаимодействие с арендодателем).Мониторинг и анализ рынка закупаемой продукции/услуг, поиск потенциальных поставщиков по административно-хозяйственному направлению. Заключение договоров с подрядчиками. Контроль условий по результатам закупочных процедур, сроков заключения договоров и оплаты услуг. Взаимодействие с подрядными организациями, проведение претензионной работы в случае необходимости.

(Крупнейший российский поставщик продукции ведущих европейских производителей запасных частей и комплектующих; около 40 сотрудников) Основные обязанности: - Ведение делопроизводства в Организации; - Ведение договорной и клиентской базы Организации; - Обеспечение жизнедеятельности офиса; - Организация работы Руководителя (деловая переписка, организация встреч, телефонные переговоры); - Первичная бухгалтерия.

(Издательская деятельность (выпуск ежемесячного журнала, производство телепрограмм; около 60 сотрудников) Основные обязанности: - Руководство секретариатом и канцелярией (6 человек); - Организация делопроизводства Компании с «нуля»; - Кадровое делопроизводство Компании в полном объеме; - Контроль исполнения распоряжений, координация работы подразделений по выполнению распоряжений и задач, поставленных руководителем; - Разработка и ведение бюджета расходов на административные нужды.Обеспечение жизнедеятельности компании (в части закупок ТМЦ и расходных материалов - мебели, канцтоваров, бытовой химии, продуктов питания и пр.) контроль их рационального расходования. Контроль за надлежащим состоянием офиса, управление договором клининга, организация и контроль за осуществлением почтовых и грузовых отправок. Взаимодействие с Управляющей компанией здания. Проведение инвентаризаций офисного имущества, мебели и общехозяйственных ТМЦ; контроль за перемещением и выбытием имущества в зоне своей ответственности.

(Издательская деятельность (газеты «Совершенно секретно» и «Версия», ежемесячный журнал «Лица», телекомпания «Совершенно Секретно»; около 100 сотрудников) Основные обязанности: - Полная административная и информационно-аналитическая поддержка Руководителя; - Организация встреч и переговоров, протоколирование и контроль выполнения поручений, выполнение отдельных поручений руководства, деловая переписка, подготовка проектов документов и презентаций, информационная и аналитическая поддержка руководства (подготовка справок, инф. материалов, поиск и анализ информации).Контроль исполнения бюджета. - Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и переговоров; - Выполнение поручений Руководителя; - Организация и контроль ведения документооборота Редакции; - Подготовка командировок руководителя (в т.ч. зарубежных).

Структура при Правительстве Москвы (бюджетное финансирование). Подбор и оформление земельных участков для строительства информационно-справочных киосков (согласно Постановлению Правительства Москвы). Основные обязанности: - Полный спектр обязанностей личного помощника Руководителя; - Ведение Делопроизводства Организации; - Выполнение поручений Руководителя, контроль исполнения поручений Руководителя; - Подготовка распорядительных документов, писем и приказов - Обеспечение жизнедеятельности офиса в полном объеме.

Многопрофильное объединение, в состав которого входили: туристическая компания, торговый дом, ресторан и т.д. Руководитель занимался общественной деятельностью, являясь Президентом Московской Ассоциации Предпринимателей (контакты с РТПП, Правительством Москвы и др.). Основные обязанности: - Полный спектр обязанностей личного помощника Руководителя; - Ведение Делопроизводства Организации; - Выполнение поручений Руководителя, контроль исполнения поручений Руководителя; - Подготовка распорядительных документов, писем и приказов - Обеспечение жизнедеятельности офиса.