- Подготовка, согласование, заключение и ведение договоров и иных соглашений ; - Согласование и распределение бюджета в соответствии с процедурами компании; - Согласование расчета смет поставщиков услуг ; - Подготовка расчётов по оплатам за проделанные услуги; - Работа с первичной бухгалтерской документацией , контроль оплаты счетов ; - Работа во внутренних системах компании (KOPs, Veeva, Arriba, Supplier App, CGS , SAP ); - Ведение переговоров с поставщиками услуг ( таможенные брокеры и др.) Достижения: - Все контракты и оплаты в срок согласно метрикам компании; - Быстрое реагирование на разноплановые поручения, неоднократное решение проблемных ситуаций в экстренном порядке.

- Поддержание порядка и жизнедеятельности офиса, контроль качества работы клининговой служб; - Взаимодействие с ремонтной службой; - Взаимодействие с Арендодателем; - Финансовое планирование в административно-хозяйственной деятельности; - Контроль работы административных сотрудников – секретарей на ресепшн, ассистентов отделов, работы курьерской службы, водителя офиса , а также контроль работы корпоративного автопарка; - Участие в подборе административного персонала - Управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канцелярских товаров; - Согласование/создание СОПов , политик компании ( политика по закупкам, политика по управлению автопарком , тревел политика); - Согласование и одобрение договоров в соответствии с политикой компании; - Организация и проведение тендеров, коммуникация с поставщиками услуг. Достижения: - Выстраивание системы внутреннего документооборота; - Быстрое реагирование на разноплановые поручения, неоднократное решение проблемных ситуаций в экстренном порядке. - Сокращение административно-хозяйственных расходов от 30 до 50% за счет выбора новых поставщиков и/или переговоров с поставщиками.

- Административная поддержка финансово-административного отдела - Организация встреч, бизнес поездок - Участие в мероприятиях и проектах отдела - Тревел поддержка руководителя и сотрудников отдела, обработка авансовых отчётов - Поддержка документооборота (создание РО, заключение договоров/ДС, оплата счетов)

- Приём и распределение звонков - Встреча клиентов в офисе - Организация встреч/переговоров - Входящая/исходящая корреспонденция - Протоколирование совещаний - Работа с оргтехникой - Работа с водителями, курьерскими службами - Организация жизнедеятельности офиса (заказ воды,канцтоваров,мебели и пр.) - Информационно-административная поддержка руководителя( генеральный и финансовый директор) - Перевод писем,текстов,документации с русского на английский язык и обратно

- Приём и распределение звонков; - Заказ пропусков для гостей; - Бронирование переговорных комнат; - Консультирование клиентов.