*Прием входящих телефонных звонков, распределение информации. *Работа с входящей/исходящей корреспонденцией. *Делопроизводство-регистрация, оформление, прохождение, хранение, извлечение документации. *Работа с готовыми шаблонами документов, проверка корректности заполнения документов *Подготовка и сбор документов для подачи в госорганы (налоговые, банки и т.д.) *Составление описи для передачи документов *Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др.материальных ценностей. *Работа с нотариальными конторами *Отправка корреспонденции почтой России, отправка курьерскими службами; контроль правильности выставления документов. *Сканирование, копирование, брошюровка, сшивка, фотографирование (ознакомление) документов. *Подготовка переговорной комнаты к совещаниям. Оповещение участников о времени проведения. Настройка связей для он лайн совещаний. *Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и клиентами по вопросам текущей деятельности компании. *Выполнение служебных поручений своих руководителей (три руководителя). *Организация приема гостей и посетителей, сервисное сопровождение переговорных процессов *Поиск, обработка, анализ информации по различным темам, связанным с компанией *Обеспечение рабочего места руководителя и сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями *Заказ визиток *Подготовка и организация работы офиса *Взаимодействие с сервисными службами и заказ расходных материалов *Взаимодействие с арендодателями, с бюро пропусков *Контроль работы водителя и курьера *Ежемесячные отчеты по затратам водителя, курьера и общих затрат офисных нужд *Контроль работы клининговой и технической службы, контроль проведения ремонтных работ о оказания иных услуг *организация перестановки мебели, новых рабочих мест и офисных помещений *Контроль содержания офиса в надлежащем состоянии

Регистрация вх./исх. документации; Прием корреспонденции Формирование и хранение документации. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, концелярии, чай, кофе, мебель и т.д. Выполнение поручений руководителя Организация телефонных переговоров руководителей Выполнение личных поручений руководителей Подготовка и организация встреч, совещаний Контроль исполнения распоряжений руководителей по срокам, содержанию Поиск и предоставление информации Планирование рабочего дня руководителя. Встреча посетителей (чай, кофе). Отправка факсов, сканирование документов, копирование Составление и подготовка исходящих писем. Предоставление документов руководителю на подпись.

все обязанности и функции делопроизводителя, секретаря, помощника руководителя

Регистрация вх./исх. документации; Прием корреспонденции из региональных подразделений компании; Формирование и хранение документации. Отправка документов по почте, курьерской службой, курьером, по электронной почте. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, концелярии, чай, кофе, мебель и т.д. Поддержание порядка в офисе Ведение и отслеживание бюджета офиса Координация водителя, курьера Взаимодействие с эксплуатационными службами бизнес-центра Отслеживание счетов по аренде и уборке офиса. Взаимодействие с бюро пропусков Выполнение поручений руководителей (2 руководителя) Организация телефонных переговоров руководителей Выполнение личных поручений руководителей Подготовка и организация встреч, совещаний Контроль исполнения распоряжений руководителей по срокам, содержанию Поиск и предоставление информации Планирование рабочего дня руководителя. Встреча посетилей (чай, кофе). Отправка факсов, сканирование документов, копирование Составление и подготовка исходящих писем.

Работа с ПК (Word, Lotus Notes, Excel, Internet, E-mail). Регистрация входящей документации, распределение ее по отделам; подготовка, проверка и регистрация исходящей документации (по почте, курьерской службой, курьером, по электронной почте). Работа с почтой, массовая рассылка писем и журналов. Входящие, исходящие звонки. Работа с копировальной техникой, подготовка и отправка факсов. Замещение начальника отдела делопроизводства во время ее отпуска. Отчеты для бухгалтерии по денежным затратам. Ведение базы данных (в Excel). Замещение секретаря в приемной руководителя (2 руководителя), входящие, исходящие звонки, соединение звонков с руководителями, подготовка документов на заседания, встреча посетителей, чай/кофе.