70/30 соотношение личных и бизнес задач Поиск и систематизация информации по поручениям Составление таблиц и отчётов по просмотренному материалу Ведение/управление календарем, задачником Организация встреч, переговоров, конференц-звонков (в т.ч. с иностранными партнёрами) Подготовка презентаций Контроль выполнения поручений от руководителя сотрудникам Travel-поддержка по России и зарубежом Поиск и коммуникация с подрядчиками по домашним делам Подбор персонала (няни, водители, семейная пара, ассистент) Логистика перемещения всех членов семьи и персонала Оплата коммунальных и прочих счетов Поиск и покупка сложных товаров (нет в наличии в Москве, России), логистика Первичный документооборот, ведение движения денежных средств Проекты по личным делам (покупка недвижимости, покупки и организация мероприятий зарубежом, сопровождение в вузы Америки, Великобритании, ведение домашнего хозяйства) Обработка телефонных звонков (+англ.), организация конференц-коллов, Zoom, Skype - ВКС Встреча, сопровождение гостей – чай/кофе (+англ.) Контроль за порядком и чистотой в офисе, кухне, секретарями, водителями, офис-менеджером Ведение первичной бухгалтерии – 1С документооборот (командировки, платежи, рко, авансовые) создание нормативной и регламентирующей документации Организация документооборота. Бюджетирование хоздеятельности (составление‚ ведение‚ анализ, контроль исполнения), контроль финансовых потоков Работа с оргтехникой – сканирование, копирование, брошюровка, металлобинд, печать документов Организация работы штатных курьеров (при необходимости внешних) Заказ такси Снабжение, поиск поставщиков и контрагентов для закупки продуктов, химии, техники, мебели Составление и контроль бюджета Организация и контроль заказа всего необходимого, грамотная организация хранения на складе Оперативное устранение любых неполадок в эксплуатации офиса, своевременная организация ремонтных работ, контроль оплат Контроль, сопровождение, организация проведения капитального ремонта в офисе 1C документооборот Подбор подарков для коллег и клиентов, оформление поздравительных открыток, заказ еды (кейтеринг, рестораны) Составление подборок новых мест и актуальных мероприятий в мире, Москве Управление графиком встреч офиса, ведение календаря (Outlook) Работа с Microsoft Office – Outlook, Word, Exel, Power Point Google/Yandex docs (discs), Представление информации в виде презентаций Взаимодействие с арендодателем – замена ламп, починка сантехники, окон/дверей и т.п. Организация доставок (и большого количества) экспресс почтой – CityExpress, DHL Отправка Почтой России, Летающий конверт Организация внутренних мероприятий Взаимодействие с химчисткой, клининговыми службами Подбор сотрудников АХО - секретари, водители, курьеры, уборщицы работа в СRM, casebook, spark - аналитический сбор информации

Административная и информационная поддержка офиса Travel Сопровождение Телефонные переговоры

Временные проекты по замене постоянных секретарей во время их отсутствия по причине болезни или отпуска. От 2-3 дней до 3-х месяцев.

Обслуживание клиентов, создание комфортных условий. Контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования. Осуществление контроля исполнения работниками указаний руководства. Внутренняя и внешняя документация. Бронирование. Входящие, исходящие звонки.

Дипломная практика Оформление, учет и хранение трудовых книжек сотрудников; Оформление трудовых договоров, приложений и дополнительных соглашений к ним; Оформление приказов по кадрам и основной деятельности Компании; Оформление справок с места работы для сотрудников Компании; Ведение кадрового администрирования с использованием системы C1

Работа со внутренней и внешней корреспонденцией: прием, регистрация, подшивка в дела, составление описи, сдача в архив. Форматирование документов, вычитка на русском и английском языках, письменный перевод. Деловая переписка и работа на телефоне с русскоязычными и иностранными клиентами, координация информации сотрудникам офиса; составление шаблонов деловых и поздравительных писем, отчетов. Работа с оргтехникой. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Сопровождение на внешних мероприятиях, личные поручения.

Производственная практика Работа с корреспонденцией, телефонными звонками. Ведение документооборота. Личные поручения.

Производственная практика Работа с архивом, в канцелярии (делопроизводство). Содействие в организации встречи Рабочей группы по взаимодействию Русской Православной Церкви и Министерства иностранных дел России (если интересно, ссылка на обзор события - https://mospat.ru/ru/2013/04/19/news83812/