1.Обеспечение работы заместителя генерального директора: планирование времени, организация приема посетителей, организация совещаний у заместителя генерального директора, контроль исполнения распоряжений и поручений. 2. Документооборот офиса: входящая и исходящая корреспонденция, копировальные работы, сканирование и т.п., прием и распределение звонков. 3. Обеспечение жизнедеятельности офиса • заказ канцтоваров, расходных материалов и т.п.; • взаимодействие со службами арендодателя по хозяйственным вопросам; • заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;. 4. Оформление кадровых документов: • подбор документов при приеме на работу, прием на работу (сбор документов и помощь в заполнении); • оформление командировок и отпусков. Ведение базы данных в части командировок и отпусков. Учет сотрудников; • сбор у сотрудников, упорядочение документов для авансового отчета и передача их главному бухгалтеру; • оформление ДМС; • подготовка документов на допуск.

Планирование рабочего дня руководителя, подготовка и организация встреч и совещаний. Контроль исполнения распоряжений, поручений руководителя. Организация документооборота.Организация командировок руководителя.Различные поручения руководителя. Организация и координация встреч руководителя; Организация рабочего места руководителя; Ведение делового календаря руководителя, Прием гостей, Прием и распределение корреспонденции; Ведение деловой переписки с партнерами.Контроль исполнения приказов и распоряжений, работа с мини АТС.Заказ авиа-, ж.д. билетов, бронирование гостиниц, организация VIP-обслуживания руководителя; Прием/отправка личной корреспонденции для/от руководителя.

Взаимоотношения с арендателями, с заказчиками, представителями других фирм. Работа с документами, оформление (Актов, протоколов, накладных), заключения договоров, выполнение поручения высшего звена, работа с АТС.

Организация работы приемной, оперативное выполнение поручений руководителя; Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря рабочего дня; Организация проведения встреч, переговоров и совещаний у руководителя, оповещение участников о времени, месте и повестке совещаний; Организация телефонных переговоров руководителя с партнёрами, приема телефонных звонков и телефонограмм, доведение содержания полученной информации до руководителя, организация приема и отправки документов по факсу и электронной почте; Ведение делопроизводства и номенклатуры дел в приемной; Печатание служебных материалов, приказов, писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем, выполнение копировально-множительных работ, ведение информационного банка данных; Подготовка документов для архивного хранения, а также не подлежащих дальнейшему хранению к уничтожению, составление соответствующих актов. Заказ авиа-, ж.д. билетов, бронирование гостиниц, организация VIP-обслуживания руководителя; Прием/отправка личной корреспонденции для/от руководителя.

Прием входящих телефонных звонков; ведение электронной системы поступивших звонков; Работа в мини-АТС, ведение единой базы контактов (MSOutlook); Заказ авиа-, ж.д. билетов, бронирование гостиниц, организация VIP-обслуживания руководителя; Прием/отправка личной корреспонденции для/от руководителя; Работа с водителями, менеджерами и младшим техническим персоналом: Ведение базы поздравлений руководителем, ежемесячное формирование базы на предстоящий месяц, подготовка и отправление писем и телеграмм; Оформление командировок руководителя, предоставление документов по установленной форме в бухгалтерию; Заказ воды, оргтехники, мебели, хоз. нужд, канцелярских товаров для руководителя и сотрудников секретариата, контролирование наличия необходимых комплектующих оргтехники; Кофе, чай для гостей руководителя; Выполнение других поручений руководителя.

Компьютерные навыки: Word, Excel, Internet, Outlook, Е-mail, AutoCad.ксерокс, факс, сканер, плоттер.Патенты,работа с патентами, работа с изобретателями, прием и распределение звонков (мини АТС), входящей и исходящей корреспонденции, бронирование, резервирование авиа/ж.д билетов и гостиниц, обеспечение жизни деятельности офиса (канцтовары, хоз. нужды).