- Организация рабочего места руководителя - Контроль исполнения поручений руководителя - Организация процесса обмена конфиденциальной информацией - Организация и ведение документооборота - Прием посетителей и гостей - Организация встреч с клиентами и партнерами - Ведение календаря, графика встреч руководителя, организация его рабочего времени - Протоколирование встреч, фиксация договоренностей по итогу встреч - Организация встреч с клиентами и партнерами в дистанционном формате - Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами - Предоставление отчетности руководству - Организация командировок или поездок, бронирование отелей и билетов, оформление виз и страховых полисов - Регистрация входящих звонков и документов, их распределение - Оформление курьерских отправок, взаимодействие с почтой и курьерскими службами, организация корреспонденции -

Планирование рабочего дня руководителя; протоколирование совещаний; организация коммандировок; Прием посетителей; Ведение документооборота Directum; Исполнение личных поручений руководителя; Контроль исполнения поручений

- Планирование рабочего дня руководителя - Организация и ведение календаря деловых встреч, переговоров - Распределение входящих звонков - Ведение и контроль документооборота (Lotus, КСЭД, SAP, Directum) - Координация взаимодействия Структурных подразделений - Подготовка презентаций и коммерческих предложений -Письменные и устные переводы

- Распределение входящих звонков - Организация и ведение календаря деловых встреч, переговоров, командировок - Планирование рабочего дня руководителя - Предварительное рассмотрение всех документов, поступающих на подпись к руководителю - Ведение деловой переписки с партнерами - TRAVEL-поддержка руководителя (трансфер, заказ билетов). - Протоколирование совещаний. Соблюдение сроков исполнения задач. - Структурирование, пополнение и обновление базы данных личных контактов, гостей и бизнес-партнеров руководителя - Организация выездных мероприятий (юбилей Общества, спортивные мероприятия) - Подготовка проектов писем, служебных записок, прочих документов и материалов по поручению руководителя - Осуществление связи со структурными подразделениями компании, предприятиями и государственными органами для решения вопросов, обозначенных руководителем - Координация работы вверенного персонала (водители) -Участие в разработке и внедрению электронного документооборота Directum.

Должностные обязанности: -Прием и распределение звонков -Прием поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию -Передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов - Ведение делопроизводства -Выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений -Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя учреждения. -Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя -Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. -Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивание их качественное редактирование. -Организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, -Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. -По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. -Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). - Осуществление контроля за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль. -Вести контрольно-регистрационную картотеку. - Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями. -Организовать прием посетителей (чай, кофе). - Копировать и сканировать документы. - Бронирование ж/д и авиабилетов. - Бронирование номеров гостиниц. - Заказ столов в ресторанах для проведения банкета. - Заказ VIP-залов в аэропортах. -Организация водителя для встречи гостей. -Работа с курьерами. -Заказ воды для офиса.

- Планирование рабочего дня руководителя - Организация и ведение календаря деловых встреч, переговоров - Распределение входящих звонков - Ведение и контроль документооборота - Координация взаимодействия подразделений - Подготовка презентаций и коммерческих предложений -Письменные и устные переводы