Управление персоналом - технический персонал, клининг, кофе-леди, секретариат (функциональное руководство отделом АХО, учет рабочего времени, согласование отпусков, организация приема и увольнения (аутстаффиннового персонала), мотивация персонала с целью повышения качественных показателей. Проведение закупочных процедур - определение качественных и количественных потребностей работников в товарах и услугах. Формирование статистических данных по закупкам - составление бюджетов, учет среднего расходования товаров/услуг. Работа с поставщиками товаров/услуг с целью улучшения качества и снижения затрат. Управление процессами подрядных организаций - ремонт, локальные задачи по офису, координация работ подрядных и субподрядных организаций. Организация проведения тендеров - составление КП по нуждам компании, составление детальных ТЗ с описанием потребностей и сумм, дальнейший запуск и координация подрядчика на объекте. Организация переездов сотрудников - учет рабочих мест, помощь с текущими проблемами и вопросами по переезду, привлечение подрядчиков для организации переезда. Ведение проектной деятельности - озеленение офисов, внедрение новшеств для оптимизации офисных пространств, знакомство и организация встреч с контрагентами для дальнейшего развития партнерских отношений. Запуск послеремонтных объектов - выход персонала и сотрудников компании, организация закупок для полноценного запуска объекта и решение текущих оперативных задач по запуску. Организация корпоративных мероприятий и их координация. Участие в выездных конференциях, сессиях, выставках по тематике и профилю работы отдела, сбор контактов и самопрезентация в интересах компании. Работа с счетами на оплату и договорная деятельность - заведение счетов на оплату, отчетность по закрывающим документам в финансовый отдел, работа с дебиторской задолженностей и избежание случаев нарушения сроков оплаты контрагентам. Работа с договорами подряда - заключение договора, связь с юридическим отделом для внесения правок, заведение договора в программу.

Имею опыт в управлении линейным персоналом (секретари, водители, кофе-леди, клининг) кадровой поддержке, финансах - ежемесячное детализирование зарплат персонала, составление графика работы, подача табелей учета рабочего времени), заведение и детализация счетов на оплату в нескольких финансовых программах. Осуществляю контроль административного обслуживания объектов, контроль работы подрядных сервисов и взаимодействие с подрядчиками по текущим задачам. Организую закупочные процедуры, занимаюсь заведением заказов поставщикам, готовлю ежемесячные детализации к счетам. Контролирую финансовый документооборот, контролирую оплаты счетов поставщикам. Также есть опыт в оn-boarding/off-boarding процедурах персонала на объекте (начиная от подбора персонала, заканчивая кадровым сопровождением и взаимодействием по текущим вопросам, а также дальнейшей адаптацией) Организация и координация корпоративных мероприятий на объекте, координация персонала на мероприятиях. Взаимодействие с заказчиком по операционным вопросам. Оперативное устранение недочетов по офису, постоянная связь с ответственными подрядными службами. Участие в конфколлах с заказчиком по операционным вопросам. Взаимодействие с аутсорсными компаниями и супервайзерами персонала. Car fleet responsibilities - координация работы водителей, заведение счетов по автопарку, продление страховых полисов, направление на ТО, ремонт, взаимодействие с подрядчиками по обслуживанию автомобилей. Заключение договоров, их пролонгация и заведение в программе 1с документооборот. Работа в ЭДО - Диадок. Поиск новых контрагентов по запросу для дальнейшего сотрудничества. Оптимизация офисного пространства - ежедневный контроль за чистотой офиса, оргтехникой, наличием расходных материалов. Оформление допусков на объект - на новых сотрудников, этапы согласования с СБ. Сопровождение подрядных служб по объекту в процессе устранения недочетов.

Административная деятельность - обязанности секретаря с частичным захватом обязанностей администратора - заведение счетов и детализаций к ним, взаимодействие с подрядчиками по текущим вопросам, закупочные процедуры, изготовление постоянных пропусков, связь с лэндлордом по текущим вопросам.

Приём и распределение телефонных звонков, заказ пропусков, бронирование переговорных комнат, приём и координация посетителей, помощь в проведении встреч.