Полный цикл управления офисом: контроль клининговых услуг, услуг по озеленению офиса, техподдержки сотрудников, организация работы коворкинга, пропускной режим, закупки для офиса, бюджетирование и контроль расходов. Организация административной поддержки сотрудников, включая оформление командировок, покупку билетов и бронирование отелей. Ключевые проекты: · Проект переезда офиса: за прошедший период дважды организовала и реализовала переезд команды из 70-80 человек в новый офис в сжатые сроки под ключ. · Оптимизация процессов: совместно с командой с нуля внедрили таск-трекер, разработала бизнес-процессы для административных и HR-задач, что позволило выстроить процессы организации командировок, выхода новых сотрудников и увольнения сотрудников. · Внутренние коммуникации: создала и вела неформальный Telegram-канал для сотрудников, участвовала в запуске корпоративного портала и помогала с организацией корпоративных мероприятий. · Контроль расходов: ежемесячно формировала и контролировала бюджет АХО, добившись экономии на закупках и услугах подрядчиков в размере 15%.

Организация работы отдела административной поддержки офиса и обеспечение функционирования офиса (организация закупки расходных материалов/канцтоваров/продуктов питания/лекарств/инвентаря/предметов интерьера/растений/мебели и прочих тмц; организация работы кофе-поинтов, выкладки продуктов согласно регламенту, получение ТМЦ, организация и контроль работы вендинговых автоматов, аппаратов питьевой воды, кофемашин; подготовка переговорных комнат к рабочему дню и их контроль в течение дня; контроль работы офисной техники; организация работы принт-поинтов, спортивного зала, массажного кабинета и прочих внутренних сервисов). Оперативное реагирование на заявки сотрудников, организация и контроль выполнения. Взаимодействие с сотрудниками, руководителями и смежными командами при работе над кроссфункциональными задачами. Активное взаимодействие с HR-партнерами, внутрикомом и бизнес-ассистентами топ-менеджмента. Создание комфортного офисного пространства: организация рабочих мест, анализ интересов команд, подготовка рассадок, аналитика, управление коворкинговыми местами, помощь в организации и проведении текущего ремонта, переезды команд, улучшение офисных пространств. Организация работы клининговой компании, включая сервис кофе-леди и грузчиков, обеспечение выполнения услуг, контроль качества, взаимодействие с менеджером и ведение договора. Обеспечение озеленения офиса, закупка, контроль качества сервиса. Взаимодействие с представителями Арендодателя, решение возникающих вопросов. Взаимодействие с контрагентами, заключение, контроль и исполнение договоров, заведение счетов, согласование оптимальных условий. Подготовка и проведение тендеров по выбору подрядчиков на основании принятого в компании регламента закупок, самостоятельное проведение закупочных процедур малой закупки для нужд офиса. Обеспечение пропускного режима в офисе, контроль изготовления пропусков для сотрудников и подрядчиков, организация встречи гостей, обеспечение сотрудникам доступа на подземный паркинг и оформление гостевых пропусков на наземную парковку. Организация курьерских доставок и контроль работы курьера, организация отправок документов, техники, подарков, мерча через курьерские службы, организация приема корреспонденции и посылок. Планирование и оптимизация административных расходов. Достижения: - Бесшовная организация работы офиса Дзен с момента передачи бизнес-юнита от Яндекса в ВК, формирование и запуск сервисов, организация работы служб, построение бизнес-процессов и создание комфортной среды для сотрудников без потери качества оказываемых услуг. - Формирование и управление командой: руководила командой из 4 специалистов и координировала работу 15+ сотрудников сервисных служб. - Бюджетирование и закупки: ежегодно формировала, оптимизировала и контролировала бюджет на содержание офиса в рамках установленных лимитов. Проводила тендеры и переговоры с поставщиками, обеспечивая экономию и снижение стоимости услуг и поставок. - Повышение комфорта и качества сервиса: инициировала и реализовала проекты по улучшению офисных пространств, высокая оценка качества сервисов регулярно подтверждалась опросами удовлетворенности сотрудников. - Административная поддержка и участие в капитальном ремонте офисного пространства, включая переезды команд, организацию хранения мебели, личных вещей и запуск операционной деятельности офисных этажей после окончания ремонта позволили полностью обновить офисное пространство с минимальными неудобствами для сотрудников.

- Административная поддержка топ- менеджмента (2 генеральных директоров и председателя Совета директоров). - Обеспечение жизнедеятельности офиса, пропускной режим, взаимодействие с представителями Арендодателя. - Взаимодействие с контрагентами, согласование условий, документооборот. - Организация курьерской доставки. - Покупка подарков, участие в организации внутренних мероприятий. - Организация услуг связи для сотрудников. - Административная поддержка сотрудников московского офиса Достижения: В кратчайшие сроки организовала безопасную работу офиса в пандемию (СИЗ, тестирование, пропускной режим), что позволило избежать вспышек заболевания.

Организация и проведение протокольных мероприятий прибывающих на завод представителей органов власти, отечественных и зарубежных предприятий; осуществление участия предприятия в выставках, семинарах, конференциях; разработка и согласование документов по деятельности отдела; подготовка поздравлений и подбор, покупка подарков от имени управляющего директора и предприятия; подбор и закупка, контроль хранения и выдачи сувенирной продукции.

Документооборот, в том числе электронный в СЭД Directim; регистрация входящей и исходящей документации; ведение бумажного и электронного архива; проверка и редактирование предоставляемых на подпись руководителю документов; подготовка проектов писем и организационно-распорядительной документации, служебных записок; приём и распределение звонков; организация рабочего дня руководителя; доведение поручений до исполнителей и контроль исполнения поручений; подготовка и участие в совещаниях; ведение деловой переписки; участие в переговорах; решение текущих вопросов в отсутствие руководителя; разработка нормативной документации по работе управления; подготовка и организация корпоративных мероприятий; выполнение различных поручений.

Подготовка документов для включения в справочно-правовую базу, ведение реестров документов, определение необходимости включения документов, организация работы группы редакторов, мониторинг базы документов конкурентов.