Офис-менеджер

- взаимодействие с партнёрами, финансами, дистрибуцией, юристами касательно поставок фармацевтической продукции на российский рынок; - работа с таможней по вопросам поставок и разрешения споров; - участие в переговорах с иностранными коллегами, написание протоколов встреч, ведение переписки на английском языке; - опыт работы в области логистики фармацевтической продукции, сертификации и планирования; - составление внутренней отчетности, подготовка презентаций, контроль расходов, KPI отчеты; - составление и подписание новых контрактов с партнёрами; - опыт работы в процессе внедрения SAP , осуществление технической поддержки в качестве суперпользователя SAP внутри отдела и других подразделений, написание инструкций, обновление данных системы.

Отслеживание поставок и координирование действий с экспедиторами и отправителем; Координирование действий в случае отказа от поставки, при необходимости, устранение ошибок в отгрузочных документах; Выставление претензий экспедитору, включая подготовку необходимых документов; Контроль отгрузочных документов и коммуникация с отправителем; Размещение заказов на заводе отправителя; Работа с договорами с независимыми подрядчиками на транспортные и складские услуги; Координация таможенных вопросов, подготовка необходимых документов, взаимодействие с таможенным брокером; Работа в системе SUN, SAP, CRM и др. Контроль и проверка счетов поставщиков услуг; Взаимодействие с клиентской службой и службой продаж, обеспечение своевременного реагирования на любые претензии, относящиеся к деятельности службы поставок.

- ведение документооборота в отделе, прием и распределение входящей корреспонденции - ведение переписки на английском языке, переводы с / на английский письменных документов. - координация деловых поездок: заказ билетов, бронирование гостиниц,визовая поддержка, оформление отчетов. - участие в переговорах с иностранными представителями, ведение протоколов. - организация доставки сборных грузов в соответствии с требованиями заказчиков компании; - взаимодействие с руководителями и менеджерами коммерческих отделов - взаимодействие с контрагентами (перевозчиками и агентами) по заключению договоров, работы по претензиям, получение счетов и отслеживания документооборота; - предоставление данных в планово-экономический отдел о производственных затратах (предоставление оригинальных документов, счетов и договоров от контрагентов в бухгалтерию, проведение финансовых сверок с контрагентами и планово-экономическим отделом); - поиск путей оптимизации фактических затрат (работа по разработке оптимальной схемы доставки, снижение сроков доставки, мониторинг рынка услуг с целью постоянного совершенствования и поддержания цены и качества услуг) - работа в системе Axapta; - привлечение новых партнёров для доставки товаров; - взаимодействие с юристом по вопросам согласования договоров и доп.соглашений, взаимодействие по страховым случаям и претензионной работе; - взаимодействие с отделом маркетинга по вопросам качества предоставления услуг.

• Организация международных автоперевозок на европейских направлениях (поиск оптимальных поставщиков транспорта, работа с транспортными компаниями: подбор транспорта, отслеживание движения груза, контроль за подачей авто-транспорта под погрузку, за прибытием автотранспорта под выгрузку). • Работа по организации доставок сборных грузов. • Знание рынка автомобильных перевозок, типа подвижного состава. • Знание специфики перевозок автомобильным транспортом, правил перевозки грузов, условий поставки. • Работа с контрагентами по всем возникающим претензиям на всех этапах движе-ния грузов. • Заключение и согласование договоров с перевозчиками. • Расчет стоимости перевозки, сервисное сопровождение клиентов по вопросам доставок. • Работа с первичной товарно-транспортной документацией, отправка документов по почте, визирование счетов перевозчиков на оплату, ведение отчета по перевозкам, контроль наличия необходимого пакета документов. • Урегулирование спорных вопросов, формирование и поддержание базы перевоз-чиков. • работа в 1С.