1. Документооборот - Помощь с подготовкой и подписанием документов для руководителей - Консультации по процессам согласования и организации документооборота 2. HR-процессы - Контроль выполнения договорённостей с HR BP (переводы, изменения, кадровые вопросы) 3. Встречи и материалы - Организация встреч департамента, подготовка повесток и материалов 4. База знаний и документация - Администрирование общей базы департамента - Помощь с организацией структуры в Confluence, оформление документации 5. Закупки - Сопровождение и организация закупочных процедур 6. Инструменты - Помощь с внедрением и переходом на новые инструменты - Администрирование и настройка инструментов департамента

Обязанности - составлять протоколы встреч, контролирует выполнения и SLA задач по протоколу; - координировать деятельность Блока информационных технологий, осуществлять контроль за своевременным и качественным выполнением поставленных на встречах задач; - осуществлять сбор и обработку информации, составляет отчёты, презентации для руководства; - отвечать за коммуникацию и полное ведение контрагентов: ГПХ, Юр.лица; - принимать участие в работе с первичной документацией, составлении, согласовании, продлении договоров, дополнительных соглашений с контрагентами; - осуществлять контроль и оплату выполненных работ; - обеспечивать организацию встреч и конференц-звонков; - формировать заявки на оплату, работа в 1С; - участвовать в ведении бюджета Блока, составлении, согласовании и контроле остатков. - контролировать выполнение задач Координатора, повышать квалификацию этого сотрудника. Требования - знания в сфере менеджмента; - обладание развитыми Коммуникативными навыками; - умение работать с большим объемом данных; - умение правильно анализировать информацию и грамотно ей распоряжаться; - владение Excel на продвинутом уровне; - знание нормативных документов, непосредственно связанных с выполнением возложенных на работника функций; - знание локальных нормативных актов, порядка и правил оформления корпоративных документов; - навыки деловой переписки и ведения переговоров.

* Планирование и координация рабочего дня руководителя, организация встреч и телефонных переговоров *Организация и ведение протоколов Совета Директоров, комитетов, внутренних совещаний *Взаимодействие с руководителями отделов, доведение до сотрудников поручений руководителя, контроль их исполнения. Фиксация статуса исполнения, подготовка консолидированной отчетности * Подготовка документов, отчетов, презентаций по запрос *Организация мероприятий *Коммуникация с заказчиками и партнёрами

– Управление расписанием: организация встреч, важных событий и деловых поездок, создание расписания работы и личных планов; – Коммуникация: обработка телефонных звонков, управление электронной почтой, проведение переговоров с партнерами и клиентами; – Организация поездок: бронирование билетов, отелей, ресторанов; подготовка необходимых документов для деловых поездок; – Административная поддержка: ведение документации, подготовка докладов и презентаций, организация рабочего пространства; – Управление личными делами: помощь в решении бытовых вопросов, заказ товаров и услуг; – Конфиденциальность и доверие: обеспечение конфиденциальности информации и выполнение задач с высокой степенью ответственности; – Управление командой ассистентов: Назначение задач, контроль исполнения, обучение и развитие сотрудников, обеспечение эффективной работы команды; – Анализ и отчетность: Сбор и анализ данных о работе команды, подготовка отчетов о выполненных задачах, выявление проблем и предложение решений; – АХО: планирование и ведение ремонта офиса, закупка мебели, выбор подрядчиков; контроль команды офис-менеджеров) – Заказ подарков для заказчика (от идеи до реализации); – Организация мероприятий, включая подготовку документов, составление смет, бронирование мест и координацию работы персонала.

*Прием и распределение звонков *Организация документооборота компании *Жизнеобеспечение офиса *Работа с 1С, ЭДО, порталами дистрибьюторов *Ситуативное замещение логиста *Отчётность *Участие в переговорах с зарубежными заказчиками, деловая переписка на английском языке *Перевод корреспонденции, презентаций *Выполнение личных поручений руководителя *Организация совещаний, корпоративов *Полная travel - поддержка руководителя *Обучение новый сотрудников