- Полное административно-хозяйственное обеспечение офиса площадью 14 000 м² всем необходимым для бесперебойной работы: канцелярией, водой, медикаментами, хозтоварами, бумагой и прочими расходными материалами. Количество сотрудников на объекте – 2 000 чел. - Определение потребности в закупках. Ведение отчетности в Excel по приходу/расходу и наличию остатков продукции на складах. -Поиск поставщиков – как напрямую в открытых источниках, так и совместно с отделом снабжения. Составление ТЗ по потребностям, запрос коммерческих предложений, вычитка и внесение правок в договоры по части АХО. - Взаимодействие с управляющей компанией БЦ по вопросам обслуживания инженерных систем и общих зон: решения форс-мажорных ситуаций (сбои в электроснабжении, водоснабжении, кондиционировании, протечки внешнего остекления здания), оформление доступов в зону погрузки/разгрузки и гостевой паркинг, подача заявок на внос/вынос материальных ценностей. - Взаимодействие с подрядными организациями на объекте по вопросам ремонта, клининга, обслуживания и озеленения офиса: постановка задач, контроль сроков, приём выполненных работ. - Участие во внутренних встречах с представителями подрядчиков: решение спорных ситуаций, внесение корректировок в планы, запрос смет на внеплановые работы. - Постановка задач штатным Техникам (3 человека в подчинении), контроль сроков и качества выполнения ежедневных задач. - Работа с внутренним заказчиком: приём и распределение заявок от сотрудников по части АХО, рассмотрение нестандартных вопросов, контроль исполнения (от 15 до 30 заявок ежедневно). - Помощь в организации конференций, детских дней, таунхоллов и других внутренних мероприятий: привлечение подрядчиков и техников, постановка задач по таймингу, заказ кейтеринга, контроль выполнения работ (до 7 мероприятий ежемесячно). - Организация офисных переездов внутри компании и между локациями в Москве: заказ транспорта, взаимодействие со складом, контроль наличия мебели и оборудования, закупка и размещение новой мебели, привлечение смежных подразделений – IT, электриков и др. - Ведение отчётности в Excel (учёт движения ТМЦ, контроль складских остатков). - Работа с системами Контур.Диадок — приём, проверка и согласование документов.

Длительное пребывание в странах Азии (Тайланд, Лаос, Вьетнам, Малайзия) с целью личностного развития и расширения кругозора. За этот период я: - Получила опыт межкультурного общения, выстраивания коммуникаций с людьми разных стран и культур. - Развила стрессоустойчивость и гибкость, способность быстро адаптироваться к новым условиям. -Расширила межкультурный опыт и улучшила навыки английского языка в повседневном общении. - Сформировала навыки самостоятельного планирования: организация личного времени, бюджета, построения маршрутов, а также навык поиска решения в нестандартных ситуациях.

- выявление потребностей (посредством ведения статистики и учета в Excel) и формирование заказов на продукты питания, питьевой воды, медикаментов первой необходимости, товаров хозяйственного назначения и сопутствующих расходных материалов для обеспечения кофе-поинтов,переговорных комнат и общих зон отдыха; - прогнозирование и формирование складского запаса всей необходимой продукции с учетом возможного непредвиденного спроса для бесперебойного функционирования и обеспечения сотрудников всем необходимым; - работа в сотрудничестве с Логистами компании по оформлению заказа, ремонту и замене оборудования, в случае поломки, в зонах отдыха и кофе-поинтах; - формирование заявок на установку, обновление и ремонт оргтехники, контроль исполнения заявок; - постановка задач (как устно, так и письменно через специальную форму) и контроль за выполнением работы сотрудниками клининговой компаний на площади более 40тыс.м2; - привлечение подрядных компаний и формирование заявок на проведение ремонта, обновление мебели и предметов интерьера в зонах отдыха, устранение мелких неисправностей, отслеживание сроков и качества выполнения поставленных задач; - прием товарно-материальных ценностей и оказанных услуг согласно оформленным заявкам; - организация и помощь командам в подготовке переезда как внутри одного БЦ, так и на новые площадки, поддержка и сопровождение сотрудников в период адаптации к новому месту; - взаимодействие с сотрудниками как в личной коммуникации, так и через специальную форму по постановке/приему к выполнению задач и личных просьб, помощь в решение возникших организационных вопросов или перенаправление вопроса сотрудника в ответственный отдел для решения; - взаимодействие с сотрудниками по внутренним коммуникациям разных БЮ для информирования о событиях и мероприятиях внутри офиса; - помощь сотрудникам в организации и проведении мероприятий внутри офисного пространства; -строгое соблюдение комплаенса и внутреннего регламента по коммуникациям и этике общения в компании.

- организация работы офиса: заказ канцелярских товаров, продуктов питания, питьевой воды, картриджей и сопутствующих расходных материалов; - непосредственное участие в выборе подрядных компаний как для выполнение единоразовых работ, так и для долгосрочного сотрудничества (ТО офисного пространства, клининговые работы, обслуживание оборудования, контроль за озеленением в офисе); - согласование с новыми и продление с действующими партнерами договоров и дополнительных соглашений к ним, подготовка комплекта документов к подписанию; - взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией БЦ по организационным вопросам, а также вопросам оформления пропусков, организации доступа гостей и предоставления парковочных мест, вопросам технического обслуживания офиса и предоставлению единоразовых дополнительных услуг; - согласование внутренних документов в программе 1С ДО; - организация, составления маршрутов, контроль выполнения задач курьерами компании (4 курьера в штате); - взаимодействие и заказ сторонних курьеров, отправка корреспонденции курьерскими службами и почтой России; - организация переезда, контроль за выполнением ремонтных и отделочных работ; - проведение инвентаризации основного имущества компании в сотрудничестве с бухгалтерским отделом; - заведение заказов на поступление товара и заявок на оплату счетов (по части АХО) в 1С УТ; - travel-поддержка сотрудников компании; - ведение части делопроизводства согласно внутреннему регламенту компании; - прием и распределение телефонных звонков; - работа с входящей/исходящей корреспонденцией, электронной почтой, оргтехникой.

- ведение отчетности по салону, составление плана продаж, контроль его выполнения; - ведение делопроизводства согласно внутреннему регламенту организации; - обеспечение жизнедеятельности салона - заказ канцтоваров, продуктов питания, картриджей и расходных материалов; - оформление заявок на проведение ремонта и обновление салона; - обучение вновь пришедшего персонала, организация наставничества внутри салона; - работа с курьерами организации: постановка задач и плана на день, контроль их выполнения; - работа с электронным кассовым аппаратом; - оформление кассовой отчетности - ведение журнала и подготовка документов к передаче в бухгалтерию; - личная встреча и консультированием клиентов; - проектированием и составлением дизайн-проектов мебели в специализированной программе; - просчет стоимости изделия в программе 1С Предприятие.

- встреча гостей; - прием и распределение телефонных звонков; - ведение делопроизводства согласно внутреннему регламенту организации; - работа с входящей/исходящей корреспонденцией, электронной почтой, оргтехникой (регистрация, формирование папок и реестров); - заказ канцтоваров; - общение с Арендаторами по текущим вопросам: оформление гостевых пропусков и пропусков для доступа на парковку; прием заявок на выполнение работ; - рассылка информационных писем Арендаторам и Партнерам организации; - осуществление контроля работы Клининговой службы и службы Безопасности; - работа с подрядными организациями: оформление заявок на выполнение работ, согласование доступа на территорию Арендатора; - Контроль исполнения поручений руководителя; - работа с курьерами и курьерскими службами.