Ведение делопроизводства компании в 1С Делопроизводство, регистрация входящей, исходящей корреспонденции, а также контроль ее исполнения; административная поддержка и планирование рабочего дня генерального директора, исполнительного директора и главного инженера компании; расстановка приоритетов, расчет времени. Оформление и отправка писем, обработка корреспонденции, вызов курьерских служб, отправка по Почте России. Обеспечение делопроизводства в части исходящих и входящих писем на бумажных носителях. Составление деловых писем, запросов, поиск информации и составление других документов по поручению руководителей; оперативное решение поставленных задач; прием, распределение входящих звонков; встреча и прием посетителей, оформление пропусков, навигация по офису. Работа с офисной корреспонденцией (копирование, сканирование, брошюрование). Travel поддержка руководителя и сотрудников компании (заказ авиа/жд билетов, регистрация, бронирование гостиниц). Сопровождение руководства и гостей компании во время деловых встреч и переговоров (подача напитков, чай/кофе, фрукты/угощения). Поддержка жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярии, уход за растениями, своевременный заказ продуктов и материалов). Организация переездов, вызов клининга, грузчиков, контроль на каждом этапе. Организации корпоративов, внутри офиса и вне, планирование бюджета, согласование с руководством. Взаимодействие со всеми службами здания по текущим вопросам (аренда, хозяйственный отдел и т.д.).

Ведение документооборота компании в 1С ДОУ, регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, их хранение, отправка исполнителям, контроль за исполнением. Прием документов: договоров, заявлений на подпись и согласование руководителей. Запуск и контроль процесса согласования договоров, их учет и хранение документации. Получение почтовой корреспонденции в отделение Почты России 2-3 раза в неделю. Подготовка реестров на отправку по Почте России и на отправку курьером по Москве. Работа с корпоративной почтой, экспресс отправлениями. Передача корреспонденции в структурные подразделения компании. Распределение телефонных звонков. Подготовка заседаний и совещаний руководства, бронирование переговорной комнаты. Информационно-справочное обслуживание по заданию руководства. Встреча и прием посетителей, приготовление чая и кофе, организация заказа пропусков. Печать и сканирование документации на корпоративной офисной технике. Поиск компаний исполнителей по решению вопросов с ремонтом, улучшением офиса (установка жалюзи, изготовление и монтаж табличек). Поддержание порядка в офисе. Организация работы уборщицы, водителя-курьера. Заказ воды, чая/кофе, канцелярии.

Делопроизводитель, личный помощник, офис-менеджер, секретарь в Школе Коммуникаций (Факультет креативных индустрий). Организация всего делопроизводства в Школе, взаимодействие со всеми отделами НИУ ВШЭ (ПФУ, УБУ, Дирекцией по правовым вопросам, по Управлению делами, Единая Приемная и т.д.), организация всех совещаний (составление графиков, напоминание о событиях разного рода), проведение первичных переговоров и ведение переписки от имени руководителя (в том числе и на английском языке), контроль за исполнением поручений. Ведение протоколов Академического совета. Приём входящих звонков Школы, а также приём переадресованных звонков руководителя. Обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу, быстрый поиск нужной информации. Ведение записи на прием и организация встреч с руководителем. Также кадровое оформление и полное административное сопровождение ППС (профессорско-преподавательского состава) и остальных сотрудников Школы - приём на работу, увольнение, отпуск и т.д. Инвентаризация всей мебели и техники, списание старой компьютерной техники по актам списания, организация вывоза техники. Работа в 1С СЭД, ФАС, ИС-ПРО, АСАВ. Ведение всего электронного документооборота департамента. Оформление договоров ГПХ с физическими лицами, договоров с юридическими лицами, с ИП, с самозанятыми в соответствии со всеми стандартами ВШЭ, сроками согласования и подписания. Оформление различных приказов по основной деятельности, счетов на оплату (счета без договора, счетов по договору) в соответствии с внутренними правилами ВШЭ и дирекции по корпоративным закупкам и торгам. Оформление заявок на командировку и авансовых отчетов сотрудников. Работа с оргтехникой и в целом обеспечение всей хозяйственной деятельности Школы (встреча гостей, заказ пропусков, организация кофе-брейков, обеспечение всем необходимым – канцелярия, хоз. и бытовые товары). Также работа в блоке ДПО (дополнительное профессиональное образование), работа в программе УС ДПО, оформление договоров со слушателями (физ. и юр. лица), зачисление/отчисление слушателей, подготовка приказов, выдача и хранение сертификатов о курсах повышении квалификации. Специалист по учебно-методической работе 2 категории на факультете коммуникаций, медиа и дизайна, Школа Дизайна. Выполнение всей методической работы по организации учебного процесса: составление, корректировка учебного плана, программ, графика учебного процесса, расписания, приказов, договоров, работа и внесение всех данных в программы (АСАВ, LMS), оформление и осуществление компьютерной обработки учебной документации (зачетные, экзаменационные, сводные ведомости и другие документы, связанные с академической успеваемостью обучающихся), формирование списков обучающихся по группам, прием заявлений, объяснительных записок, медицинских справок у студентов, составление и ведение личных дел. Также получение, оформление, хранение бланков строгой отчетности, обеспечение жизнедеятельности учебного офиса, работа с оргтехникой.

Работа в приёмной генерального директора компании, получение, распределение, регистрация входящей документации, приём всех телефонных звонков компании, документооборот и работа в программе 1С, помощь в кадровом делопроизводстве, составление исходящих писем, запросов, подготовка ответов авторам в соответствии инструкции ГОСТа, подготовка приказов, распоряжений, доверенностей, отправка и получение корреспонденции (почта России, e-mail), ведение журналов (Excel таблиц), для учёта документов, выполнение поручений, заданий, личных просьб руководителя, контроль за исполнением документов по резолюции генерального директора, встреча гостей, организация совещаний и телефонных переговоров. Поддержание чистоты и порядка в офисе, своевременный вызов клининга.

ведение документооборота, работа с оргтехникой, работа с почтой (outlook, gmail), прием и распределение входящих телефонных звонков, составление договоров и коммерческих предложений, организация деловых встреч, распределение поручений водителям-экспедиторам, планирование рабочего дня руководителя, ведение деловой переписки (в том числе и на английском), поиск необходимой информации, ведение табеля рабочего времени, выполнение личных поручений руководителя, прием гостей, обеспечение жизнедеятельности офиса.

ведение пар по английскому языку у технических специальностей, разработка программ учебных дисциплин, тем практических и семинарных занятий, создание мультимедийных программ обучения английскому языку, заполнение журналов, составление планов, использование классических и игровых методик при обучении, проведение зачётов, экзаменов, контрольных работ, а также дополнительных занятий по иностранному языку.